Otwieramy kawiarnię. Przeczytaj zanim zbankrutujesz

Kawiarnia Kicia Kocia zachęca do spędzania tu czasu
Kawiarnia Kicia Kocia zachęca do spędzania tu czasu Fot. Adam Stępień / Agencja Gazeta
Historie o powstaniu kawiarni zaczynają się bardzo podobnie. Dwie przyjaciółki w pewnym momencie swojego życia postanawiają, że pora odejść z korporacji. Marzą o spokojnym, przyjaznym biznesie. Inwestują swoje oszczędności w otworzenie kawiarni. Wymagania są znacznie mniejsze niż w przypadku restauracji, a na kawie zna się niemal każdy. Niektórych czeka twarde lądowanie…

Taka historia stoi za Anną Kondeją, która wymyśliła sobie Milion Bułek. Była zmęczona latami pracy w agencjach reklamowych. Otworzyła osiedlową kawiarnię i przetrwała najtrudniejsze pierwsze dwa lata. Na podstawie jej doświadczeń zobaczmy jak zacząć i nie zbankrutować.

Kawiarnię łatwo otworzyć

Pierwszy krok jest stosunkowo prosty. Stworzenie biznesplanu i analiza SWOT (silne i słabe strony, szanse i zagrożenia) to standardowe działania. Jest to abecadło prowadzenia biznesu, są więc gotowe poradniki i wyspecjalizowane firmy, które pomagają w przygotowaniu otwarcia. Według danych Euromonitor International rynek kawiarniany w 2015 roku urósł w Polsce o 4,8 procent i do podziału było prawie 500 milionów złotych. Taka perspektywa zachęca od inwestowania.


Koszty otwarcia kawiarni to minimum kilkadziesiąt tysięcy złotych, ale mogą sięgać nawet miliona złotych. Na tyle szacował je Adam Ringer – prezes Green Caffe Nero w naszym wywiadzie. Najtańszy profesjonalny ekspres do kawy kosztuje około 8000 złotych. Ale jeśli potrzebujemy maszyny, która zniesie naprawdę duże obciążenia i pozwoli na równoczesne przygotowanie dwóch napojów – musimy liczyć się z wydatkiem rzędu kilkunastu tysięcy.

– Za nasz ekspres zapłaciliśmy 5 800 euro. Młynek do kawy, kolejne 1 800 euro – mówi Ania. – Ale jeśli kogoś nie stać na taki wydatek, producenci kawy gotowi są wypożyczyć dobry sprzęt w zamian za podpisanie umowy na wyłączność dostaw.

Ekspres jest wizytówką i najbardziej oczywistym zakupem, ale pełne wyposażenie kawiarni, to kolejna duża inwestycja. Koszty zależą od powierzchni lokalu i oczywiście, można go urządzić przy użyciu stołów i krzeseł ze zwykłego sklepu, ale można również wybrać opcję droższej aranżacji. Szczególnie jeśli jest ona robiona według projektu architekta wnętrz. Na przykład bary, które są zamawiane do lokali Green Caffe Nero są robione na specjalne zamówienie przez polskich stolarzy i kosztują po kilka tysięcy złotych. Do tego trzeba doliczyć koszty zastawy, lady chłodnicze, kuchnię spełniającą wymogi HACCP, dostosowanie lokalu do wymagań przeciwpożarowych…

Anna Kondeja dodaje:
– Niestety, to są koszty, które trzeba ponosić ciągle. Kilka dni po otwarciu, klient się zachwiał i wyrwał nam blat. Krzesła musimy wymieniać regularnie, miesiąc temu malowaliśmy lokal.
Biurokracja
Co trzeba załatwić zanim otworzymy kawiarnię?

Lokal gastronomiczny musi spełniać wymogi BHP, Inspektora Nadzoru Budowlanego, Ochrony Przeciwpożarowej i Sanepidu. Sprzęty, które mają kontakt z jedzeniem muszą mieć atest Państwowego Zakładu Higieny. Jeśli chcemy sprzedawać alkohol, niezbędna jest koncesja.

Wszyscy pracownicy muszą mieć książeczki Sanepidu z aktualnymi badaniami. Niezbędny jest również odbiór lokalu przez Państwową Inspekcję Pracy.

I kiedy wydaje nam się, że to już wszystko… pora zainwestować w marketing.

– Do naszych sąsiadów listy wysłaliśmy już pół roku przed otwarciem – mówi Arkadiusz Solarz, współwłaściciel klubokawiarni Jaś i Małgosia. Wie doskonale jak ważne jest przyciągnięcie klienteli. Wcześniej odniósł sukces z Kafką.

Strona www, fanpage na Facebooku, identyfikacja wizualna lokalu. Promocje na otwarcie, to wszystko kosztuje. Pierwsza faza działania kawiarni, to zazwyczaj dobry okres.
otwieramykawiarnie.pl
otwieramykawiarnie.pl

Wbrew pozorom zorganizowanie i otwarcie kawiarni to dosyć skomplikowane przedsięwzięcie. Wymaga wiedzy z zakresu zarządzania i marketingu, a w szczególności funkcjonowania obiektów gastronomicznych, przepisów i procedur sanitarnych w tym HACCP, znajomości lokalnego rynku dostawców sprzętu i produktów, pośrednio także umiejętności zarządzania produktami, tworzenia receptur oraz kalkulacji kosztów i cen naszych produktów. Przydatna będzie także podstawowa wiedza z zakresu prawa i podatków, trochę księgowości i sporo matematyki...

– Pierwszy miesiąc mieliśmy rewelacyjny, ludzie przyszli zaciekawieni, czekali na nasze otwarcie – mówi Anna Kondeja. Milion Bułek funkcjonuje już dwa lata, więc ma skalę odniesienia. – Potem było trudniej.

Adam Ringer z Green Caffe Nero opisuje mechanizm dobrego otwarcia niezależnych kawiarni w ten sposób:

– Na początku tłumnie przychodzą znajomi założycieli lokalu. Ale z każdym miesiącem pojawia się ich coraz mniej, mają swoje sprawy, nie chce im się jeździć przez pół miasta. A lokal żeby przetrwał musi mieć sprzedaż codziennie.

Koszty stałe prowadzenia kawiarni są dosyć duże. Portal firmowi.pl w swojej publikacji „Mała gastronomia. Poradnik dla przedsiębiorców” wskazuje na najważniejsze kategorie: czynsz, media, pracownicy, opłaty licencyjne, ubezpieczenie, ochrona, telefon/internet. Do tego dochodzą bieżące zakupy produktów spożywczych i sanitarnych.
Licencja na odtwarzanie muzyki
Wskazówka od praktyka

Kiedy otworzyłam moją kawiarnię, chcąc być w porządku, podpisałam umowę z ZAiKS-em. Ryczałt za odtwarzanie muzyki został wyliczony w oparciu o liczbę miejsc siedzących w lokalu. Po jakimś czasie zapukali do mnie kontrolerzy ze ZPAV i STOART-u i nałożyli kary. Nie miałam pojęcia, że są jeszcze jakieś organizacje zarządzające prawami autorskimi, z którymi trzeba podpisać umowę.

– Żeby przetrwać, trzeba mieć dużo pieniędzy – Anna Kondeja zmienia ton z wesołego na poważny. – To była najpoważniejsza nauka, jaką wyniosłam przez te dwa lata.
Adam Ringer twierdzi, że zanim jego kawiarnia zacznie działać na pełnych obrotach musi minąć od trzech do sześciu miesięcy. Ale nawet nowy lokal Green Caffe Nero startuje z wyrobioną i znaną marką. Kawiarnia niezależna potrzebuje więcej czasu.

Trudno przetrwać

Mówi się, że znacznie trudniejsze niż otwarcie kawiarni, jest jej utrzymanie przez pierwsze dwa lata. Od czego zatem zależy sukces kawiarni? Spytaliśmy naszych ekspertów wskazali kilka elementów, które są ich zdaniem kluczowe.

1. Lokalizacja
– Wiele miesięcy szukaliśmy miejsca dla Jasia i Małgosi – mówi Arkadiusz Solarz. Podobne problemy ma Adam Ringer, choć dostaje wiele ofert wynajmu powierzchni, to na takie naprawdę dobre trzeba czekać. W wywiadzie dla INN Poland powiedział:

– Klient jest wierny, ale potwornie leniwy. Daleko nie chodzi. Oceniamy, że stałych klientów zbieramy z obszaru 250 metrów wokół lokalu.

Wybranie odpowiedniej lokalizacji jest warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym do odniesienia sukcesu.

Paradoks Paradoxu

Od każdej zasady są odstępstwa. Paradox Cafe w Warszawie istnieje od 12 lat i zmienił swą lokalizację już kilka razy. Przeprowadzki nie są problemem dla wiernej klienteli. Wokół Paradoxu obraca się fantastyczne życie stolicy. Tu gra się w planszowe gry fantasy, można tu kupić różne gadżety związane z science fiction. Tu spotyka się również literacka śmietanka polskiej fantastyki. Paradox Cafe odwiedził podczas swego pobytu w Warszawie George R.R. Martin, autor kultowej serii „Gra o Tron”. Bywalcom nie przeszkadzają nawet takie recenzje:

Wchodzi się jak do jaskini, muzyka jak smok z serialu "Wiedźmin", śmierdzi sandałem z masłem i super obsługa wyglądająca jak studenci informatyki, którzy dawno powinni skończyć swoje studia ale chyba im coś nie wyszło… (Źródło: Facebook / Paradox Cafe)

2. Obsługa klienta ( i atmosfera)
– Można mówić, że najważniejsza jest atmosfera, ale atmosferę tworzą ludzie, którzy tu pracują. Staramy się nie znaleźć takie osoby, które stworzą taką atmosferę, będą wiedziały co lubią nasi klienci – właścicielka Miliona Bułek wskazuje na Paulinę. – Często się zdarza, że klienci zamówią kawę i rozmawiają z nami jeszcze przy barze.

Ja na przykład, ponieważ jestem mamą, łatwo nawiązuję kontakt z innymi matkami. Jeśli dobra obsługa spotka się z odpowiednim wystrojem, muzyką, która tworzy pożądany klimat, możemy mówić o spełnieniu warunków niezbędnych do odniesienia sukcesu.

3. Kawa (i oferta gastronomiczna)
Dobra kawa jest kolejną rzeczą, bez której nie da się odnieść sukcesu. Kilogram dobrej mieszanki kosztuje około 100 złotych, choć można kupić i taką za 20 złotych i zamawiać mrożone ciasta.
– Klienci przyzwyczaili się do picia dobrej kawy. Aby się wyróżnić, trzeba mieć coś ekstra – mówi właścicielka Miliona Bułek. – My na przykład mamy ciasta o obniżonej zawartości cukru, które mają o połowę mniej kalorii. Nad każdym naszym ciastem stoi cukiernik. To nie jest sernik z supermarketu.

Na jakość oferty gastronomicznej postawiło też Green Caffe Nero. Kanapki i ciasta są co rano przygotowywane świeże i dostarczane do kawiarni. Każdy barista ma również składniki, z których może przygotować dla klienta bułkę na miejscu w lokalu.
Dwa Osiem się nie kręci
Upadek kultowego miejsca

Dwa Osiem (rozmiar w calach koła roweru szosowego) łączyło kawiarnię ze sklepem i serwisem rowerowym. Ulokowane w budynku fabryki Wedla miało wszystkie dane by odnieść sukces. Tomasz Golonko w swoim artykule w natemat.pl zachwycał się atmosferą miejsca. Dwa Osiem miało być miejscem, wokół którego skupia się środowisko pasjonatów dwóch kółek. Posiadało docenioną choćby w KukBuku ofertę gastronomiczną, ale nie przetrwało kluczowych dwóch lat. Czego zabrakło?

- Cierpliwości w czekaniu na zyski. Sam pomysł nie wystarczy. Zabrakło ciężkiej pracy po pierwszej fali entuzjazmu – mówi osoba związana z lokalem.

4. Cena produktu
Wśród komentarzy po wywiadzie z Adamem Ringerem, pojawił się jeden gorzki o tym, że we Włoszech cena espresso w kawiarni to jeden euro, a u nas dwa razy tyle, choć zarabiamy mniej.

– Z cenami nie można przegiąć – mówi Anna. Espresso u niej kosztuje 6 złotych, latte 10. – To średnie ceny w Warszawie. Klienci są skłonni tyle zapłacić. Oczywiście za kawę dobrej jakości – dodaje.
Marża na kawie jest podstawą zysku kawiarni. Zbyt niska kalkulacja sprawi, że trudno będzie utrzymać się powyżej progu opłacalności. Zbyt wysoka cena sprawi, że przegramy wojnę cenową.

Jak w każdym biznesie trzeba dywersyfikować źródła przychodu. Ania wpadła na pomysł połączenia kawiarni ze sklepem z pieczywem i promuje się jako odpowiednie miejsce na śniadanie. Ma również gotowe zestawy obiadowe. Dostarcza je zewnętrzna firma. Dwudaniowy zestaw obiadowy w Milionie Bułek to niewiele powyżej 20 złotych. Dla pracowników okolicznych biurowców to atrakcyjna oferta.

5. Logistyka świeżych produktów
Menedżer w Green Caffe Nero uczy się zamawiania odpowiedniej ilości jedzenia przez kilka tygodni. Do tego dochodzą zamówienia na weekend, który przy niektórych lokalizacjach znacznie się różnią ze względu na dużo mniejszy ruch (np. centra biurowe na Domaniewskiej w Warszawie).

- To, co wieczorem wyrzucamy wpada w koszty kawiarni – mówi Adam Ringer. – Nie można zostawić jedzenia na drugi dzień.

Ania Kondeja wie o tym doskonale:

- Jeśli się osobiście tego nie dopilnuje, to zdarza się, że trzeba wyrzucać produkty, dla małej kawiarni to ogromna strata. My postawiliśmy też na świeże ciasta od cukiernika, a to też koszt. Żeby mieć to pod kontrolą jestem tu od rana do wieczora. Inaczej się nie da. Choć wiem, że niektórzy, aby minimalizować ryzyko strat, wybierają mrożone produkty. Na długą metę to się nie sprawdza.

Bilans

Zanim się zdecydujemy na rzucenie pracy i otwarcie własnej kawiarni, warto wziąć pod uwagę kilka rad od tych, którzy w tej branży odnieśli sukces. Nasze intuicje nie zawsze muszą się sprawdzać. Kawiarnię łatwo jest otworzyć. Znacznie trudniej wyrobić i utrzymać klientelę. A to właśnie – jak zgodnie podkreśla cała trójka naszych ekspertów – to stali bywalcy, zaprzyjaźnieni z baristą są najważniejsi. Ania Kondeja poproszona o podsumowanie mówi:

– Jeśli bym miała dać radę komuś, kto myśli o otwarciu kawiarni, to musi być gotowy do ciągłej nauki. Nie ma tu szefa, który przyjdzie i powie: „To zrobiłaś źle, musisz zmienić to, to i to…”. Do wszystkiego trzeba dojść samemu.

Napisz do Redakcji: kontakt@innpoland.pl

POLUB NAS NA FACEBOOKU

Trwa ładowanie komentarzy...