Smart business, czyli prowadź firmę z głową. Bez tej wiedzy nie może się obyć żaden przedsiębiorca

Na początku swojej drogi w biznesie każda złotówka jest na wagę złota.
Na początku swojej drogi w biznesie każda złotówka jest na wagę złota. Pexels.com
Ulubione słowo światłych i nowoczesnych ludzi? Bez dwóch zdań: „Smart”. We własnym gniazdku otaczamy się śledzącymi ruch lampami i parzącymi kawę na zawołanie ekspresami (smart home). Żyjąc w globalnej wiosce sprawnie poruszamy się w gąszczu ofert, aby jak najtaniej zafundować sobie wakacje marzeń (smart travel) i nie spłukać się podczas zakupów (smart shopping). A całe zastępy smartfonów i smart watchów służą nam za mapę po tym świecie.

Idea smart living, czyli mądrego, sprytnego i wygodnego życia, w którym osiąganie jak największych rezultatów przy jak najmniejszym wysiłku urasta wręcz do rangi sztuki, staje się filarem naszego zdrowia, rozrywki czy więzi z innymi ludźmi. Nie zaszkodzi jednak, a wręcz wypada, by i w biznesie kierować się na co dzień etosem „smart life”.


Nie czarujmy – na początku działalności „smart business” to często nie wybór, a konieczność. Mało kto dysponuje od ręki przysłowiowym workiem pieniędzy bez dna, zresztą historia zna niejeden przypadek, gdy nawet największe fortuny nie uratowały firmy od plajty, bo zwyczajnie nie dane jej było trafić na mądrego i zaradnego gospodarza.

Na ogół przeciętny Kowalski, który zaczyna przecierać szlaki w świecie biznesmenów, nie ma ani wielu zer na koncie ani mecenasa w postaci bogatego wujka. Wręcz przeciwnie, na starcie przeważnie więcej dokłada do interesu niż z niego wyciąga, myśli zaprząta mu zaciągnięty w banku kredyt, a także ZUS, który nie ma zmiłuj – czy delikwent zarabia czy nie – wyciąga co miesiąc ręce po składki. Wyjścia więc nie ma, trzeba zakasać rękawy i mądrze wydawać każdą złotówkę.

Gdzie zapuścić korzenie?
Pierwszy dylemat – jak firma, to musi mieć gdzieś siedzibę. Ale gdzie? Zastanówmy się, czy musi być to od razu biuro z prawdziwego zdarzenia. Jeśli kontrahenci będą częściej widzieć efekty naszej pracy, a nie nasze oblicze, śmiało rozkręcajmy interes we własnych czterech ścianach. Prosta arytmetyka „czynsz równa się mniej niż czynsz + wynajem” jest tu wystarczająco przekonująca. Google zaczynało w garażu – tak dla jasności.

W sytuacji, gdy potrzebujemy miejsca, z klientami musimy zamieniać słowo w cztery oczy, a nie w smak nam przyjmowanie kolejki obcych ludzi pod rodzinnym dachem, wtedy trzeba rozejrzeć się za siedzibą w okolicy. Ale nie w centrum miasta, bo z konta wyparuje nam średnio o 20-30% więcej środków przeznaczonych na wynajem. Dobre warunki do rozwoju raczkująca firma ma zwłaszcza na gruncie coworkingu.
W coworkingu ideą jest dzielenie przestrzeni biurowej z innymi firmami. A praca w otoczeniu innych czeladników biznesu pozwala rozwijać kontakty i działa nad wyraz motywująco. Abonament z reguły nie jest wielki. W dużych miastach wynosi od 150 do 500 zł, a zatem pozwala zaoszczędzić nawet do 2 tys. miesięcznie. Dodatkowo odpadają rachunki za media czy wyposażenie biurowe. Tutaj można zapoznać się z listą dostępnych biur coworkingowych w Polsce.

Otwarte podwoje
Start-upy winny zagnieździć się w centrum coworkingowym pod szyldem jednego z inkubatorów przedsiębiorczości technologicznej. W pakiecie z lokalem kreatywni przedsiębiorcy otrzymują tam usługi szkoleniowe, wsparcie trenerów oraz sieć kontaktów z inwestorami. A inkubować swój biznes w Polsce możemy już naprawdę pod okiem najlepszych, czego dowodem takie centra innowacyjności i przedsiębiorczości jak Google Campus czy Open Smolna.

Bardziej tradycyjny biznes (butik, sklepik spożywczy), bazujący na sprzedaży „tu i teraz”, powinien szukać punktu zaczepienia w oparciu o zasoby komunalne. Sporo miast za półdarmo wynajmuje przedsiębiorcom lokale. Preferencyjne stawki wynajmu mają właśnie ułatwić start tym, co chcą pracować na własny rachunek.

Wysiłek sprowadza się do złożenia wniosku o najem lokalu użytkowego w ramach ogłaszanych regularnie przetargów. Na ogół głównym adresatem jest miejscowy zarząd nieruchomości komunalnych. Takie programy dla przedsiębiorców prowadzone są m.in. w Warszawie, Krakowie, Gdańsku i Poznaniu.
Księgowość z głową na karku
Jesteśmy przedsiębiorcami, róbmy więc zakupy na firmę. Jesteśmy wówczas zwolnieni z VATu. W przypadku komputera – kto go dzisiaj nie potrzebuje – może być to oszczędność rzędu 500 zł. A taka kwota piechotą nie chodzi. Nie przesadzajmy jednak w drugą stronę – kupujmy na swoją firmę te dobra, które faktycznie są nam niezbędne do pracy w biurze.

Pewne pole do manewru mamy też w zakresie danin publicznych. Nie chodzi o exodus do rajów podatkowych (na to pozwolić mogą sobie nieliczni), ale o rozsądną optymalizację podatku dochodowego. Na jego wysokość wpływ mają bowiem koszty uzyskania przychodu. Im wyższe będą, tym niższy stanie się podatek.

W koszty można wrzucać sporo: laptopy, smartfony, meble biurowe, środki czystości, materiały reklamowe. Również opłaty za konkretne usługi takie jak: konta bankowe przesyłki, kursy czy szkolenia.

Biznes w oceanie WWW
Nie mamy strony internetowej – nie istniejemy W świecie bez komunikacyjnych barier, chcąc nie chcąc, musimy dołączyć do globalnej wioski WWW. A że nie każdy urodził się informatykiem i ma te wszystkie kody HTML czy PHP w małym palcu, trzeba zdać się na innych. Założenie serwisu nie musi jednak pociągać ze sobą dużych kosztów. W sieci mamy istne zatrzęsienie darmowych szablonów (Wix, Template Monster) i serwerów (np. Prv, Friko, Republika).

No dobra, ale co jeśli nie widzimy się w obsłudze takiej strony? Ratunkiem będą systemy zarządzania treścią na czele z bezkonkurencyjnym Wordpressem i zaprojektowaną dla biznesu Joomlą. Można więc wynająć informatyka, które postawi stronę na wspomnianych CMS-ach, ale jej aktualizacją zajmiemy się już na własną rękę właśnie dzięki przystępności takich systemów dla szarego Kowalskiego.
W zależności od profilu działalności pewnie będziemy potrzebowali też rozmaitych narzędzi do przygotowania atrakcyjnych dla klientów materiałów. Tu w grę wchodzą darmowe programy online. Dla amatora grafika – CANVA, Pickmonkey, PiktoChart. A do tworzenia treści – Evernote, Liberio. W znalezieniu darmowych zdjęć nieoceniona okaże się wyszukiwarka EveryStockPhoto.

Przy zapotrzebowaniu na bardziej profesjonalne stricte biznesowe oprogramowanie (raporty finansowe, prowadzenie księgowości, tworzenie budżetu, zarządzanie sprzedażą, obsługa klientów i dostawców) celujmy bardziej w model abonamentowy (częstsze płacenie mniejszych kwot) niż licencyjny (jednorazowy duży wydatek). Na subskrypcji bazuje coraz popularniejsze oprogramowanie SAAS, którego nie trzeba nawet zainstalować u siebie, bo działa w chmurze. Polskie przykłady? Ipartner24, iFirma czy NETCRM.

Stała łączność z ulgą dla budżetu
Mobilność to dziś potęga, która pozwala budować konkurencyjność. Poza internetem nieodłącznym narzędziem pracy każdego przedsiębiorcy jest telefon komórkowy. Usługi telekomunikacyjne to kolejny obszar, w którym może on/ona szukać oszczędności. Akurat tutaj różnorodność nie popłaca, bo taniej wyjdzie, jeśli postawimy na jednego operatora, który w ramach jednego pakietu usług zaoferuje nam większe zniżki i przyzna najróżniejsze bonusy.
Na polskim rynku na potrzeby klientów biznesowych odpowiada oferta SmartFirma dostępna w sieci Plus. W jej ramach można korzystać z maksymalnie sześciu usług, z których na pięć otrzymuje się rabaty. Czyli abonament w pełnej wysokości płacimy jedynie ze pierwszą z wykupionych usług – telefon komórkowy lub Internet mobilny LTE. Decydując się na kolejne produkty, koszty ponoszone z tego tytułu są znacznie niższe.

Jeśli na przykład potrzebujemy dodatkowo dwóch kolejnych numerów dla naszych wspólników bądź współpracowników, zyskamy nawet 50 proc. rabatu w porównaniu do normalnej ceny abonamentu. Dzięki temu zapłacimy znacznie mniej, niż gdyby każdy numer opłacany był w ramach oddzielnej umowy. Podobnie będzie w sytuacji, jeśli do głównego numeru będziemy chcieli dobrać kartę z Internetem mobilnym LTE. W tym przypadku za połowę ceny możemy zyskać dostęp do LTE Plus Advanced bez limitu danych, który po zastosowaniu routera WiFi zapewni dostęp do Internetu dla wszystkich urządzeń w naszej firmie.

A gdy zmienimy siedzibę firmy bądź będziemy chcieli popracować na wyjeździe, taki zestaw możemy zawsze zabrać ze sobą. Co ważne nie musimy decydować się na wszystko w jednym momencie. Kolejne usługi można dokupić, kiedy chcemy, wraz z rozwojem naszej firmy i idącymi za tym nowymi potrzebami.

Social media ninja
Reklama dźwignią handlu? W rzeczy samej, ale na szczęście czasy jej dominacji w gazecie czy telewizji, za co trzeba było zresztą słono płacić, przeminęły. Dzisiaj królują social media, które sprawiają, że informacje o produktach i promocjach docierają do mas lotem błyskawicy. Marketingiem w serwisach społecznościowych parają się oczywiście profesjonaliści, ale przy odrobinie samozaparcia właściciel małej firmy też może powalczyć o miano social media ninja.

Jak? Każda szanująca się firma powinna mieć fanpage (a nie profil), reagować bieżąco na wszystkie komentarze i pytania oraz jak najczęściej przemawiać do odbiorcy obrazami (multimedialne wiadomości są tym, co internauci lubią najbardziej). Niech to, co publikujemy, zawiera nie tylko czystą reklamę, ale wnosi też interesujące treści zaskakujące czymś czytelnika. Nieporozumienia wyjaśniajmy od razu na privie, a na hejt odpowiadajmy dawką podwójnej czułości, aby firmowy fanpage nie stał się wylęgarnią trolli.
W budowaniu marki w social media przydadzą się narzędzia do monitoringu związanych z nią treści w rodzaju Brand24 czy Social mention. Jako debiutujący przedsiębiorcy musimy też wiedzieć, co w trawie piszczy. Warto śledzić posty dotyczące instytucji publicznych (ZUS) a jeśli zaliczamy się do grona start-upowców nie zaszkodzi posłuchać rad doświadczonych kolegów z branży (Michał Sadowski czy Artur Kurasiński). Pamiętajmy, że social media to nie tylko Facebook. Niech nasz biznes na stałe zagości na Twitterze, Instragramie czy Snapchacie.

O tym, jak z głową rozkręcać nowy biznes, można by z pewnością popełnić niejedną książkę. Zasadniczo warto kierować się na każdym kroku zasadą „koniec języka za przewodnika”. Czyli pytajmy, szukajmy, porównujmy, bo każda zaoszczędzona złotówka w skali miesiąca może uzbierać się w pokaźną sumkę. A tej młody biznes potrzebuje jak ogień tlenu.

Artykuł powstał we współpracy z Plus

POLUB NAS NA FACEBOOKU

Trwa ładowanie komentarzy...