Przedsiębiorcy w Polsce boją się e-faktur i innych, nowoczesnych ułatwień w biznesie. Dlaczego?

O e-fakturach słyszało większość Polaków, a wyniki badań pokazują, że wśród klientów indywidualnych korzysta z nich coraz więcej osób. Mimo pozytywnych doświadczeń z e-fakturami, przedsiębiorcy nadal jednak nie używają zbyt powszechnie tej formy rozliczenia - aż 1/4 firm nie korzysta z nich w ogóle, a w pełni ich funkcjonalność wykorzystuje tylko 1/3 przedsiębiorstw. To nie jedyne ułatwiające biznes technologie, których nie używają przedsiębiorcy w Polsce. Skąd ten opór?

Zwykły Polak e-fakturę lubi
Przeciętny Kowalski o e-fakturze nie tylko słyszał, ale bardzo chętnie z niej korzysta. W porównaniu do wyników badania z roku 2013, odsetek osób korzystających z elektronicznego rozliczenia wzrósł z 37 proc. do 64 proc. Wzrost wskaźników wykorzystania e-faktur koresponduje z ich pozytywnym odbiorem - klienci po przejściu na fakturowanie elektroniczne bardzo rzadko decydują się na powrót do faktury papierowej.

Nadal jednak aż 1/3 z nas uprzedzona jest do e-faktur, a problem ten dotyczy nawet przedsiębiorców - dla których przecież e-faktury to wybawienie od ton papierów i traconego na nie czasu. Analitycy z firmy Smartscope przeprowadzili badanie wśród 300 polskich biznesów, w których zatrudnia się przynajmniej 50 osób. Przepytane firmy znacznie częściej otrzymywały e-faktury od swoich kontrahentów niż je wystawiały.

- firmy, które zarówno wystawiają jak i odbierają e-faktury – 32 proc.
- firmy, które odbierają, ale nie wystawiają e-faktur – 41 proc.
- firmy, które wystawiają e-faktury, ale ich nie odbierają – 2 proc.
- firmy, które w żaden sposób nie mają do czynienia z e-fakturami – 25 proc.

Doradca podatkowy i ekspert Lewiatana Przemysław Pruszyński zauważa, że uprzedzenia te są oparte w dużej mierze na stereotypach i przyzwyczajeniach.

– Wielu Polaków obawia się przejścia na e-faktury ze względu na bezpieczeństwo i trwałość dokumentu. Wielu z nich ma poczucie, że papierowa faktura będzie dowodem transakcji, który można łatwo przechowywać i wrócić do niego np. w przypadku reklamacji. W rzeczywistości jednak papierowy dokument dosyć łatwo zniszczyć lub zgubić, a jego odtworzenie może kosztować nas sporo pracy – mówi.

Im mniejsi, tym łatwiej chwytają nowości
Wśród klientów biznesowych wyraźnie widać tendencję, że e-faktura jest łatwiej i szybciej akceptowana przez mniejsze ﬁrmy. Im większa ﬁrma, tym bardziej zdecydowana jest odmowa zmiany typu rachunku na e-fakturę. Specjalnie ten fakt nie dziwi, ponieważ przestawienie się na e-faktury bardzo często wiążę się z dostosowaniem całego obiegu dokumentów wewnątrz spółki.

– Tego typu zadania są skomplikowane, przez co czasochłonne oraz kosztowne – komentuje Paweł Gruszka, Dyrektor ds. Naliczeń i Windykacji UPC.

Gruszka dodaje, że w przypadku małych ﬁrm wskaźnik udziału e-faktur jest bliski temu, jaki odnotowują dla osób fizycznych – czyli ponad 70 proc. Natomiast dla dużych i średnich ﬁrm jest to niewiele powyżej 20 proc., a wszystkie takie kontrakty są indywidualnie negocjowane.

Badane ﬁrmy szacują, że wśród ich kontrahentów wystawcy e-faktur są w zdecydowanej mniejszości. W ich ocenie faktury elektroniczne przyjmuje większy odsetek kontrahentów, jednak najczęściej jest to mniej niż połowa.

Konfederacja Lewiatan / Raport - klienci biznesowi

Nie korzystają, bo niewiele z tego mają?
Większość ﬁrm dostrzega korzyści jakie niesie ze sobą stosowanie e-faktur, jednak najpopularniejsza jest opinia, że przynosi ich niewiele - tak uważa 39 proc. badanych.

W zdecydowanej większości ﬁrm suma kosztów obsługi fakturowania nie przekracza 5 tysięcy złotych – taką odpowiedź wybrało 74 proc. badanych przedsiębiorców. Aż 52 proc. firm wybierając system do obsługi e-faktur kierują się najczęściej względami bezpieczeństwa. 26 proc. badanych wskazało cenę jako najważniejszych wskaźnik.

Czego boją się przedsiębiorcy?
Jak zauważa dr hab. Agata Gąsiorowska, psycholog ekonomiczny ze Szkoły Wyższej Psychologii Społecznej we Wrocławiu, firmy wydają się być jeszcze bardziej przyzwyczajone do faktur papierowych niż konsumenci, i także podnoszą bezpieczeństwo danych jako jeden z ważniejszych powodów pozostawania przy takiej formie.

Konfederacja Lewiatan / Raport - klienci biznesowi

– Ważnym czynnikiem, podobnie jak w przypadku konsumentów, wydaje się lęk i brak wiedzy, przy czym w przypadku firm jest to niewiedza odnośnie stanowiska organów skarbowych i najprawdopodobniej lęk wynikający z tej właśnie niewiedzy w kontekście ewentualnej kontroli – komentuje dr hab. Gąsiorowska.

Wiele ﬁrm (16 proc.) wskazuje na brak jednolitego stanowiska urzędów skarbowych w sprawie e-faktur. Przedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż 50 pracowników dostrzegają więcej barier dla wykorzystania elektronicznych rozliczeń. Koszty takiej operacji są ich zdaniem zbyt duże w stosunku do skali prowadzonego biznesu (21 proc.), nie jest to dla nich wygodne (19 proc.), dużo częściej deklarują także przyzwyczajenie do faktury papierowych (47 proc.).

Przemysław Pruszyński, Lewiatan

Wyniki badania pokazują jak bardzo zakorzenione w świadomości polskich przedsiębiorców są stereotypy i uprzedzenia wobec faktur elektronicznych. Jednak obawy te są w dużej mierze bezpodstawne.

Pruszyński przypomina, że jako jedną z większych barier dla rozwoju e-fakturowania wskazywano niejasne stanowisko urzędów skarbowych wobec dokumentów elektronicznych. Jednak stanowisko to w rzeczywistości jest jasne.

– W ostatnich latach nie słyszałem o żadnym przypadku podważenia wiarygodności dokumentu przez urzędnika wyłącznie ze względu na jego elektroniczną formę. Nawet gdyby taka sytuacja miała miejsce, to w słowniczku do ustawy o VAT wprost napisane jest, że faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej – tłumaczy Pruszyński.

Na zlecenie koalicji „Wybieram e-faktury”, w której skład wchodzą Konfederacja Lewiatan, Orange Polska, UPC Polska oraz Poczta Polska Usługi Cyfrowe Sp. z o.o., przeprowadzono badanie na temat popularności e-faktur w Polsce. Zapytano reprezentatywną grupę Polaków w wieku powyżej 25 lat, dla zbadania nastawienia klientów indywidualnych, oraz przedstawicieli 300 firm, które prowadzą działalność w Polsce.

Przedsiębiorcy niechętni nie tylko e-fakturom
Z brakiem zaufania do nowych rozwiązań, które mogłyby być ułatwieniem spotkał się także Marcin Kuśmierz, prezes firmy hostingowej home.pl. Sam jako użytkownik często dokonuje płatności za pomocą karty kredytowej w internecie poprzez system opłat rekurencyjnych. Polega on na tym, że klient kupując powtarzalną usługę, np. abonament na stronie internetowej, powierza firmie numer swojej karty, a ta regularnie pobiera z niej określoną kwotę. Jednak jako przedsiębiorca widzi, że ta możliwość właściwie w Polsce nie występuje.

– To jest problem mentalnościowy, występujący tylko u nas, bo na zachodzie to standard. Pod tym względem jesteśmy absolutnym ewenementem w Europie, bo u nas dominują przelewy pay-by-link, które na zachodzie właściwie nie występują – zauważa Kuśmierz.

Prezes home.pl dodaje, że tak samo nie przyjęła się u nas też opcja direct debit – czyli wyrażenia zgody dla firmy, np. operatora kablówki, na pobieranie comiesięcznej płatności wprost z rachunku bankowego. To przez brak zaufania w społeczeństwie, w którym przeważa pogląd, że jak umożliwi się firmie dostęp do niego, to ta wypłaci sobie więcej.

Marcin Kuśmierz, prezes Home.pl

My to obserwujemy, bo jesteśmy w stałym kontakcie z kolegami po fachu z Zachodu. Tam przedsiębiorcy są o wiele bardziej otwarci na nowe rozwiązania, technologie, aplikacje. U nas często biznes kupuje dopiero wtedy kiedy jest do tego przymuszony. To jedna z barier gospodarki cyfrowej.

Biznesmen przypomina o relacji, o której często się mówi – Polacy pomimo statusu jednego z najbardziej zapracowanych narodów w Europie mają jednocześnie niską wydajność. Jego zdaniem, to dlatego, że mamy zbyt mały efektywnych narzędzi wokół siebie, które moglibyśmy wykorzystywać, by poprawić warunki i efekty swojej pracy.