Czy można zaprosić urzędnika na kolację? Oto, co musisz wiedzieć o compliance, która chroni firmy przed korupcją

Konrad Ciesiołkiewicz i Sławomir Chmielewski, eksperci Krajowej Izby Gospodarki Cyfrowej
Konrad Ciesiołkiewicz i Sławomir Chmielewski, eksperci Krajowej Izby Gospodarki Cyfrowej Fot. Materiały prasowe
Pracownicy korporacji traktują compliance jako wygodne narzędzie, gdy trzeba kogoś zwolnić. Eksperci jednak temu przeczą. Wprowadzana powoli i z mozołem moda z Zachodu raczej się opłaca. Compliance oznacza zgodność, czyli przestrzeganie prawa i wewnętrznych regulaminów, etyki. Firmy chroni przed utratą wizerunku, a pracowników przed utratą pracy. Pomaga znaleźć odpowiedź m.in. na pytanie: "czy można zaprosić na obiad urzędnika?" Konrad Ciesiołkiewicz i Sławomir Chmielewski, eksperci Krajowej Izby Gospodarki Cyfrowej wyjaśniają, jak cienka jest granica pomiędzy zwykłą wdzięcznością biznesową a korupcją.

Krajowa Izba Gospodarki Cyfrowej przygotowała raport na temat compliance. Inn:Poland rozmawia z jego autorami, radcą prawnym Sławomirem Chmielewskim i Konradem Ciesiołkiewiczem.

Mówiąc po polsku, czym jest compliance? Czym różni się compliance od zwykłego stosowania prawa pracy i wewnętrznych regulaminów, statutów firmy?

Sławomir Chmielewski:
Mówiąc dosłownie compliance to zgodność. W biznesie oznacza prowadzenie działalności w odpowiedzialny sposób, który zapewnia respektowanie przez firmę przepisów prawa, wymogów regulacji, rekomendacji i standardów rynkowych oraz branżowych, a także przestrzegania zasad etyki zawodowej. Compliance nie ogranicza się do obowiązku stosowania w przedsiębiorstwie prawa pracy i wewnętrznych dokumentów firmowych, to szersze pojęcie i obejmuje obowiązek stosowania prawa krajowego, a w niektórych przypadkach również prawa wspólnotowego, czy nawet przestrzegania prawa państw trzecich.

Wspomnę choćby przepisy antykorupcyjne takie jak US Foreign Corrupt Practices Act czy U.K. Bribery Act. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach przedsiębiorca musi też mieć na względzie, jakiego kontrahenta czy kooperanta sobie wybrał. To jest szczególnie ważne w świetle Programów Sankcji Gospodarczych, w tym przepisów o zakazie wspierania terroryzmu. Compliance to również system mający zapewnić przestrzeganie m.in. norm prawa pracy, na który składają się działania prewencyjne w postaci szkoleń, zwiększania świadomości pracowników, aż po działania ograniczające szkodę w chwili pojawienia się kryzysu.

Znajomi z korporacji twierdzą, że compliance to taki wygodny sposób, gdy trzeba kogoś zwolnić. Wspomnienie o niej kończy wszystkie żarty. Panów zdaniem, to raczej kij czy marchewka dla pracowników? Ile osób rocznie traci pracę ze względu na compliance?


Konrad Ciesiołkiewicz: Takich liczb nie da się podać i bardzo dobrze. Bo compliance nie powinno być traktowane jak narzędzie do ścigania potencjalnych przestępców, a uwaga menedżerów nie może być skupiona w pierwszej kolejności na nieprawidłowościach. Uważam, że compliance można traktować pozytywnie, jako profesjonalne wsparcie dla pracowników w ich codziennym funkcjonowaniu.

W takim razie, jaki jest konkretny cel wprowadzenia do firmy nowej regulacji?


S.C. Celem jest zapobieganie sytuacjom, kiedy nieprzestrzeganie prawa w działalności firmy mogłoby przynieść straty finansowe lub wizerunkowe. Źródłem strat finansowych mogą być decyzje administracyjne np. regulatora rynku, wyroki odszkodowawcze. W konsekwencji przychodzi spadek obrotów w wyniku utraty reputacji czy załamanie się kursu akcji, poprzedzone negatywnymi doniesieniami medialnymi. Utrata wizerunku może mieć swoje źródło w postępowaniu karnym prowadzonym wobec menadżera lub pracownika przedsiębiorstwa. Jak widać zagrożeń jest wiele.

Jakie są korzyści z wprowadzenia compliance i jak szybko możemy się ich spodziewać?

K.C.: Przede wszystkim lepsze zarządzanie ryzykiem i unikanie kłopotliwych sytuacji. Po drugie, pozwala budować kulturę organizacyjną opartą na: odpowiedzialności, przejrzystości, bezpośredniości i uczciwości, przekładając je na praktykę zawodowego funkcjonowania. Po trzecie, to wsparcie dla pracowników i menedżerów, które może zmniejszyć poziom negatywnego stresu, co w wymiarze całej firmy ma ogromne znaczenie.

Kiedy podejmuję ważną decyzję, to wiem, że zawsze mogę zwrócić się o wparcie, wyjaśnić wątpliwości, zgłosić potencjalne konflikty interesów, czy poprosić o zweryfikowanie dostawcy. Dzięki temu napięcie związane z podejmowaniem trudnych decyzji spada, bo wiem, że nie zostaję z tym sam. To dotyczy tak samo nowych dostawców, jak i decyzji personalnych podejmowanych w firmie. Jest to szalenie ważne, bo funkcjonujemy dziś w wielu rolach, a oceny zależą często od wielu kontekstów.

Przykładowo, jeśli pracowałem 2 lata temu dla firmy, która od niedawna zaczęła świadczyć usługi dla mojego obecnego pracodawcy, to powinienem podpisywać taką umowę? Jeżeli współpracuję z instytucjami publicznymi, to czy mogę zaprosić mojego partnera na wystawną kolację? Czy kiedy przełożony kolejny raz wyżywa się w sposób wulgarny na swoim pracowniku, to jest mobbing, czy nie?

Wielu pracowników może się w nich gubić. To zupełnie zrozumiałe. Dlatego dobrze funkcjonujące compliance powinno być przede wszystkim pozytywnym doradcą wspierającym pracowników. Kluczem jest posiadanie wiedzy i informacji. Kiedy organizacja ma wiedzę, to ryzyko dla firmy i ludzi spada radykalnie.

Czy firma może zarobić na wprowadzeniu compliance? Ile kosztuje wdrożenie i dlaczego tak drogo?

S.C.: Nie można wyliczyć wprost kwoty, jaką firma zaoszczędzi czy zarobi. Pytanie warto postawić inaczej: czy firmie to się opłaca? Odpowiedź może być tylko twierdząca. Sprawnie działający system compliance będzie minimalizował ryzyka straty finansowej czy wizerunkowej. Oczywiście są koszty związane np. z nowymi stanowiskami pracy, szkoleniami, narzędziami informatycznymi. Jednak mogą się one okazać niewielkim promilem straty, jaka wystąpi w przypadku kryzysu. Dla przykładu, afera korupcyjna kosztowała Siemensa ok. 1,6 miliarda euro. A były to tylko koszty wypłaty zasądzonych kar, implementacji systemu zapobiegania korupcji i niezbędnej obsługi prawnej!

K.C.:Moim zdaniem ważne jest, aby compliance nie było traktowane jak „listek figowy”, ale stało się dla firmy tym, czym dobry garnitur dla menadżera, wygodny w noszeniu, odporny i niezawodny. Nie powinno utrudniać działalności firmy, lecz pozwalać szybko reagować na zagrożenia. W takiej sytuacji koszty nie są najbardziej istotne.

Jakie są narzędzia compliance? Trzy najważniejsze rady panów, które z nich są najbardziej skuteczne?

K.C.: Narzędzi jest bardzo dużo. To m.in.: porady, prezentowanie dobrych praktyk, mentoring, anonimowe kanały komunikacji, komisja etyki, audyty, wyciąganie wniosków z błędów, procedury i polityki, szkolenia, dochodzenia i wyciąganie konsekwencji. Z mojej perspektywy wszystkie mogą być skuteczne.

Jeśli chcemy zmieniać mentalność i tworzyć nową kulturę pracy, o której ciągle mówię, to zdecydowany nacisk powinniśmy kłaść na doradztwo, mentoring, promowanie dobrych praktyk, wyciąganie wniosków. Oczywiście bez naiwnego tolerowania łamania reguł i prawa. Niemniej te akcenty powinny być widoczne. Za błąd uważam utożsamianie compliance wyłącznie z dochodzeniami, procedurami i karaniem.

Z panów analizy wynika, że to kolejna trudna rzecz, którą świat zawdzięcza upadkowi Lehman Brothers. Dlaczego compliance w ogóle przeszło z medycyny do biznesu?

S.C.: W medycynie compliance odpowiadało konsekwentnemu przestrzeganiu przez pacjenta zaleceń lekarskich. W ekonomii to pojęcie zaczęto stosować w latach 90. XX wieku w USA, na fali kolejnych przestępstw gospodarczych. Jednak dopiero od światowego kryzysu finansowego z początku XXI wieku, zapoczątkowanego symbolicznym upadkiem banku Lehman Brothers, termin zaczął zyskiwać na znaczeniu w instytucjach finansowych. Stąd zaczęła się ekspansja compliance na inne branże.

Czy to jest rozwiązanie jedynie dla dużych firm z branży finansowych? Może jeszcze przeważać opinia, że to zabawka dla bogatych zachodnich korporacji, a polskie MSP muszą sobie radzić inaczej.

K.C.: Mówimy tak naprawdę o integralnym elemencie zarządzania zespołem i organizacją. Bycie fair wobec pracowników, klientów firmy i wszystkich jej partnerów - to przecież istota compliance, ale też odpowiedzialnego zarządzania. Każdy, kto prowadzi biznes chce zmniejszać ryzyko potencjalnych kłopotów. Samo w sobie compliance nie jest drogie. Jeśli firmę stać, może rozbudowywać w nieskończoność narzędzia, na przykład szkolenia. Jednak na niezbędnym poziome stać na to większość firm.

Siemens wdrożył compliance, a mimo to wpadł w aferę łapówkarską. Jak stosować tę procedurę, żeby z jednej strony ona działała, przynosiła korzyści firmie, a z drugiej - nie zniechęcała pracowników do dołączania do firmy?

K.C.: Nie chcę mówić o konkretnej firmie, bo czarne owce mogą znaleźć się wszędzie. Procedury to tylko jeden z elementów i z pewnością nie najważniejszy. Najważniejsze są kulturowo zakorzenione normy społeczne i wartości. Jeśli firma zatrudniała będzie ludzi nie tylko ze względu na ich twarde umiejętności, ale również ze względu na to, kim są i jaki świat wartości reprezentują, to tym samym zmniejszała będzie ryzyko. Amerykański model tzw. Gracza A opiera się na tym, że system wartości jest ważniejszy od umiejętności, bo umiejętności można nabyć, a wartości związane są silnie z osobowością.

Podobno tym pomysłem zainteresowało się w Polsce nawet znane i lubiane CBA. Dlaczego instytucje państwowe podchwyciły to rozwiązanie, Komisja Nadzoru Finansowego czy nawet Giełda?

S.C.: To naturalne, że instytucje państwowe, poczynając od CBA poprzez Komisję Nadzoru Finansowego a skończywszy na GPW, wspierają wszelkie działania sektora prywatnego, które mają na celu zapewnienie przestrzegania prawa przez firmy. W ten nurt compliance wpisuje się doskonale. Dlatego nie dziwi mnie, iż CBA, KNF i GPW nawiązały długoterminową współpracę w zakresie organizacji szkoleń i warsztatów służących podnoszeniu kultury compliance w spółkach notowanych na warszawskiej giełdzie.

Wartość spółki jest wypadkową wielu czynników a doświadczenia pokazują, iż lepiej postrzegane są te z wdrożonym systemem compliance, gdzie ryzyko strat finansowych ponoszonych wskutek działań niezgodnych z prawem jest minimalne a spółka działa etycznie. Ustawodawca, również dostrzegł zalety systemu compliance, wprowadzając w pewnym zakresie obowiązek jego posiadania w instytucjach finansowych.

„Duch compliance”, system, to trąci korpomową, pod którą niewiele się kryje. Jak wygląda stosowanie tego, na co dzień? Powiedzmy, że do firmy przychodzi nowa osoba, która nigdy o tym nie słyszała. I co dalej, jak compliance wpłynie na jej obowiązki, dzień pracy?

S.C.: W pierwszych dniach pracy nowy pracownik powinien zostać przeszkolony i zapoznany z funkcjonującym w firmie compliance z nakierowaniem na ryzyka, z jakimi może zetknąć się w trakcie wykonywania obowiązków. Ważne, by nie traktował tych wytycznych jako hamulca w działaniu, w osiągnieciu sukcesu w pracy, lecz jako formę pomocy, która zabezpiecza firmę i jego samego przez ryzykami.

Jak najszybciej złamać zasady compliance? Jakie są najczęstsze przypadki?

S.C:
Takie zagrożenia wynikają z pokusy osiągnięcia zysku, czy celu biznesowego, stosując przy tym niezgodne z prawem metody. Najczęściej chodzi o korupcję pracowników i menadżerów. Często pracownik może nawet nie mieć świadomości, iż jego działanie to już korupcja, gdyż jest cienka granica pomiędzy zwykłą wdzięcznością biznesową a korupcją.

Wręczanie drobnych upominków lub zaproszeń (posiłki, imprezy o charakterze marketingowym, rozrywka) stanowi przyjęty przez rynek element prowadzenia relacji pomiędzy firmami. Należy jednak pamiętać, że dawanie lub otrzymywanie podarunków w sposób uznany za niewłaściwy może skutkować oskarżeniem o korupcję i idącymi za tym konsekwencjami.

Czy muszę wtedy zwolnić pracownika?

Odpowiedzialność pracownika za naruszenie zasad compliance zależy od wielu czynników m.in. od wagi naruszenia, sposobu, okoliczności i jego skutków. Kary w tym zakresie wynikają z przepisów kodeksu pracy. Przewiduje on trzy rodzaje konsekwencji: upomnienie, naganę i karę pieniężną. Za korupcję - jeżeli zostanie stwierdzona prawomocnym wyrokiem - pracownik może też zostać zwolniony dyscyplinarnie.

Pracodawca oczywiście nie musi skorzystać z tego prawa lecz w takim przypadku musi liczyć się z utratą reputacji. Dlatego jestem zwolennikiem „zasady „zero tolerancji dla korupcji”. Z drugiej strony na pewno każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie zanim podejmie się decyzję.

Napisz do Redakcji: kontakt@innpoland.pl

Znajdź nas na Znajdź nas na instagramie
Trwa ładowanie komentarzy...

BLOGI

NAJNOWSZE WPISY

Piotr BuckiPiotr Bucki

Na jednym ze szkoleń uczestnicy robią ćwiczenie. Mają przygotować prostą anegdotę. Na dowolny temat. Może to być własna historia. Może być zasłyszana. Jedna z uczestniczek bardzo precyzyjnie i dobrze opowiada historię „o bezstresowym wychowaniu”. Być może ją znasz.

Igor IluninIgor Ilunin

Komunikacja machine-to-machine jest jednym z kluczowych składników przyszłości transportu globalnego.

Łukasz MurawskiŁukasz Murawski

Jeśli piszesz (lub zamierzasz pisać) książki, to raport z badań stanu czytelnictwa w Polsce za rok 2017 powinien Cię dodatkowo motywować.