Reklama.
Reklama.
Reklama.
Nie musisz być recepcjonistą. Idealny patent na ciągłe telefony w biurze
''Co z tym zamówieniem?'' Po wyjaśnieniu wątpliwości chwila ciszy i zaraz kolejny dzwonek: ''Przepraszam, wysłałem Wam 10 minut temu maila, czemu jeszcze nie dostałem odpowiedzi?''. Następny dzwoniący delikwent w dyplomację się już nie bawi i wprost wypala: ''Weźmiecie się tam wreszcie do roboty, czy nie?''. Brzmi znajomo?
Reklama.
Kto prowadzi mikrobiznes, który już dorobił się nieco większej klienteli, zna z autopsji ten ból. Urywające się od rana do wieczora telefony, a za każdym razem po drugiej stronie słuchawki osoba, która ma oczywiście sprawę do załatwienia ''na wczoraj''. Nie dziwota więc, że na dźwięk ukochanego niegdyś dzwonka, niejednego właściciela firmy nachodzi silna ochota, żeby roztrzaskać komórkę o ziemię, wyrzucając przy tym z siebie potok niecenzuralnych słów.
Szef na recepcji?
Wyjścia nie ma – należy jakoś rozwiązać doprowadzający do szewskiej pasji problem z telefonem, który dzwoni i dzwoni. Jakie są opcje? Nie wszystko przecież trzeba robić samemu. W niedużej firmie znajdzie się kilku pracowników. To oni mogą stać się adresatami poszczególnych telefonicznych próśb (albo gróźb). No tak, tylko czy rola recytującego numery i odsyłającego pod inny adres recepcjonisty to zaiste spełnienie marzeń szefa firmy? Pytanie w sumie retoryczne.
Wyjścia nie ma – należy jakoś rozwiązać doprowadzający do szewskiej pasji problem z telefonem, który dzwoni i dzwoni. Jakie są opcje? Nie wszystko przecież trzeba robić samemu. W niedużej firmie znajdzie się kilku pracowników. To oni mogą stać się adresatami poszczególnych telefonicznych próśb (albo gróźb). No tak, tylko czy rola recytującego numery i odsyłającego pod inny adres recepcjonisty to zaiste spełnienie marzeń szefa firmy? Pytanie w sumie retoryczne.
Czyli pozostaje powiększyć ekipę o kogoś, kto będzie odbierał tzw. służbowe telefony i przekierowywał połączenia? Kusząca wizja. Jej piękno burzy jednak świadomość, że z firmowego konta, którego saldo w przypadku nieleciwego jeszcze biznesu przypomina na ogół sinusoidę, trzeba będzie pokryć kolejny wydatek. Dodatkowe koszty to argument dający dużo do myślenia. A mówiąc pół żartem, pół serio, nie godzi się chyba skazywać bliźniego na tak niewdzięczną pracę?
Zatem pozostaje pogodzić się z porażką? Niekoniecznie, bo od czego jest technologia, którą wymyślono właśnie po to, aby wybawiała z niejednej opresji. Dla przedstawicieli mikrobiznesu idealnym narzędziem, dzięki któremu ubędzie sporo stresu związanego z obsługą połączeń telefonicznych, może okazać się tzw. Centralka Firmy.
Wirtualny recepcjonista
Centralka Firmy to wspierająca prowadzenie biznesu usługa, którą użytkownicy sieci Plus mogą włączyć na swoim numerze. Niczym zawodowy recepcjonista powita ona wszystkich dzwoniących. Kiedy zajdzie potrzeba, przekieruje połączenia pod wskazane numery, a także odbierze wiadomości czy fax. W razie konieczności wyśle SMSa z informacją dla wszystkich dzwoniących. W jeszcze innej sytuacji wcieli się w menadżera, który zaprezentuje ofertę firmy.
Centralka Firmy to wspierająca prowadzenie biznesu usługa, którą użytkownicy sieci Plus mogą włączyć na swoim numerze. Niczym zawodowy recepcjonista powita ona wszystkich dzwoniących. Kiedy zajdzie potrzeba, przekieruje połączenia pod wskazane numery, a także odbierze wiadomości czy fax. W razie konieczności wyśle SMSa z informacją dla wszystkich dzwoniących. W jeszcze innej sytuacji wcieli się w menadżera, który zaprezentuje ofertę firmy.
Użytkownik Centralki może ustawić ją tak, by przekierowywała na jego/jej numer, gdy dzwoniący ma sprawę, która powinna dotrzeć bezpośrednio do uszu kierownictwa (przycisk 0). W innych przypadkach wirtualny recepcjonista może zależnie od wyboru dzwoniącej osoby (menu z wybieraniem tonowym) kierować ''petentów'' do najbardziej kompetentnych w określonych sprawach pracowników np. 1. zamówienia, 2. reklamacje, 3. oferta itd.
W jaki sposób przekazywane są komunikaty? W usługę wbudowano mechanizm text to speech. Wystarczy wpisać w system dowolny tekst, a komputer zamieni go na mowę i odczyta. Komu jednak zależy na tym, by ze słuchawki telefonu popłynął inny głos, może wgrać swoje pliki z wypowiedzianymi i nagranymi przez siebie kwestiami.
Jak najłatwiej przeprowadzić taką zmianę? – Wgrane własne pliki dźwiękowe pozwolą wyłączyć efekt automatu. Najprościej zrobić to w laptopie, nagrywając zapowiedzi własnym głosem i zapisując je w formacie mp3. Potem pozostaje tylko podpiąć w aplikacji Centralki pliki znajdujące się na dysku twardym laptopa – instruuje Tomasz Ogorzałek, Kierownik Zespołu Oferty SOHO w Plusie.
W przypadku, gdy w biurze faks pracuje bez wytchnienia, Centralka pomoże również w obiegu tego rodzaju wiadomości. Włączenie w menu odpowiedniej opcji umożliwi odbieranie faksów na własny mail. Odtąd będą one docierały tam w postaci plików PDF. Usługa zawiera też funkcję wysyłania SMS do osoby, która dzwoniąc pod numer właściciela usługi wciśnie odpowiedni klawisz w swoim telefonie. Nie zabrakło też przekierowania na klasyczną pocztę głosową.
Lepszy management
Obsługę Centralki prowadzi się z poziomu przeglądarki internetowej, gdzie włącza się wszelkie automatyczne funkcje. Nie trzeba być przy tym informatycznym MacGyverem, żeby poradzić sobie z tym zadaniem. Dostępna przez www aplikacja daje do wyboru 3 domyślne profile menu – od najprostszego do najbardziej rozbudowanego. Można je jednak rozwijać według własnego gustu.
Obsługę Centralki prowadzi się z poziomu przeglądarki internetowej, gdzie włącza się wszelkie automatyczne funkcje. Nie trzeba być przy tym informatycznym MacGyverem, żeby poradzić sobie z tym zadaniem. Dostępna przez www aplikacja daje do wyboru 3 domyślne profile menu – od najprostszego do najbardziej rozbudowanego. Można je jednak rozwijać według własnego gustu.
Nowicjuszom zalecany jest wybór w aplikacji www usługi podstawowa wersja Centralki, w której zaangażowanie użytkownika sprowadza się do ponazywania belek menu, napisania odczytywanego później tekstu menu powitania lub podpięcia własnych plików głosowych i w zależności od potrzeb, do wpisania numerów do przekierowania połączeń. O tym, jak Centralka może znaleźć zastosowanie nawet w najprostszym biznesie, można przekonać się na poniższym przykładzie,jaki przytacza Tomasz Ogorzałek.
Załóżmy, że użytkownikiem Centralki Firm jest mający własną firmę hydraulik. W menu wprowadza on komunikat o mniej więcej takiej treści:
Tu Henryk Borowy, hydraulika domowa. W sprawie umówienia wizyty wciśnij 1. Połączenie bezpośrednie ze mną, kiedy mam wolne ręce, wciśnij 2. Pozostawienie wiadomości, wciśnij 3. Zakres usług i ceny, wciśnij 0.
Dodatkowo pod przyciski z przekierowaniami p. Henryk może wpisać numery, na które rozmowy będą przekierowywane. Dla tego przykładu mogłoby wyglądać to tak, że pod 1 i 0 wpisany zostaje numer np. do żony pana Henryka (lub innej osoby), która pomaga mu w prowadzeniu firmy.
Wzrasta wizerunek firmy pana Henryka, gdy ktoś do niego zadzwoni; przy wyborze 1 lub 0 dzwoniący rozmawia zawsze z człowiekiem i dzięki temu nie umknie żaden potencjalny klient. Pan Henryk ma też mniej telefonów podczas gdy pracuje u klientów, a poczta głosowa zawsze jest dostępna, jeśli ktoś chce zostawić wiadomość.
Powyższy przykład w Centralce Podstawowej może być rozwinięty w zależności od potrzeb p. Henryka. W menu może on dodać listę dodatkowych przekierowań albo opcję ''Wyślij SMS'', aby do klienta zostały wysłane smsem, np.: adres strony www, adres strony na FB czy adres mailowy do p. Henryka. Może też dodać możliwość przesyłania mu faksów, które będzie otrzymywał na swój mail w formie PDF.
Tu Henryk Borowy, hydraulika domowa. W sprawie umówienia wizyty wciśnij 1. Połączenie bezpośrednie ze mną, kiedy mam wolne ręce, wciśnij 2. Pozostawienie wiadomości, wciśnij 3. Zakres usług i ceny, wciśnij 0.
Dodatkowo pod przyciski z przekierowaniami p. Henryk może wpisać numery, na które rozmowy będą przekierowywane. Dla tego przykładu mogłoby wyglądać to tak, że pod 1 i 0 wpisany zostaje numer np. do żony pana Henryka (lub innej osoby), która pomaga mu w prowadzeniu firmy.
Wzrasta wizerunek firmy pana Henryka, gdy ktoś do niego zadzwoni; przy wyborze 1 lub 0 dzwoniący rozmawia zawsze z człowiekiem i dzięki temu nie umknie żaden potencjalny klient. Pan Henryk ma też mniej telefonów podczas gdy pracuje u klientów, a poczta głosowa zawsze jest dostępna, jeśli ktoś chce zostawić wiadomość.
Powyższy przykład w Centralce Podstawowej może być rozwinięty w zależności od potrzeb p. Henryka. W menu może on dodać listę dodatkowych przekierowań albo opcję ''Wyślij SMS'', aby do klienta zostały wysłane smsem, np.: adres strony www, adres strony na FB czy adres mailowy do p. Henryka. Może też dodać możliwość przesyłania mu faksów, które będzie otrzymywał na swój mail w formie PDF.
Poza wygodą właściciela sparowanego z Centralką numeru, usługa daje nadzieję na wprowadzenia większego ładu w firmie oraz zniwelowania ryzyka utraty klientów. Dzwoniący, zamiast wysłuchiwać znienawidzonego sygnału zajętego numeru, zostanie przekierowany do osoby dostępnej obecnie pod telefonem. Wirtualny recepcjonista Plusa pomoże też w ustaleniu jasnego podziału obowiązków między pracownikami różnych działów firmy.
Dla właścicieli małych firm usługa może mieć także wartość pod względem wizerunkowym. Pozwoli bowiem sprofesjonalizować mikroprzedsiębiorstwo na wzór wielkich marek, które obsługę klienta prowadzą z użyciem wirtualnej skrzynki zarządzającej przychodzącymi pod dany numer połączeniami. I śmiało taki numer do ''centrali'' będzie można zamieścić na wizytówkach czy materiałach reklamowych.
Szczegółowe informacje o funkcji Centralka Firmy, w tym dotyczące niej filmy instruktażowe, znajdują się na oficjalnej stronie usługi.
Artykuł powstał we współpracy z siecią Plus
Reklama.