Polski start-up przypilnuje każdego grosza twojej firmy. Przedsiębiorcy potrafią marnotrawić miliony złotych na głupoty

Optibuy to warszawska firma, która na cel wzięła sobie tropienie bezsensownych wydatków. Prezes i założyciel Optibuy, Mateusz Borowiecki przekonuje, że duże firmy potrafią marnować miliony złotych. Często w głupi sposób. I wylicza. – Jeden z naszych klientów miał w swojej firmie dwa łącza internetowe, tak by awaria jednego nie odcięła go od internetu. Po pewnym czasie postanowił odłączyć jedno z nich i zlikwidować infrastrukturę. Rachunki jednak zostały. Firma płaciła tysiące złotych rocznie za usługę, której nie była w stanie użyć – opowiada.

Innym banalnym błędem jest zakup drukarek. – Polskie firmy kupują tanie drukarki. Potem okazuje się, że koszty rocznej eksploatacji potrafią przekroczyć koszt zakupu nowego sprzętu 10-krotnie – dodaje.

Prym, zdaniem przedsiębiorcy, wiedzie jednak stosowanie tzw. „rozproszonych zakupów”. Duże koncerny nie koordynują pracy działów przez co zdarza się, że z jednym kontrahentem negocjuje jednocześnie kilka osób pracujących w tej samej firmie.

– Wyobraźmy sobie, że pracownicy działu sprzedaży robią imprezę integracyjną. Ceny negocjuje rzecz jasna dział sprzedaży. Równolegle w tym samym hotelu nocują pracownicy innego działu, a jeszcze kolejni korzystają w tym czasie z usługi szkoleniowej. Każda ze stawek negocjowana jest oddzielnie przez co wywalczenie jakichkolwiek zniżek nie wchodzi w grę. U większych klientów to norma – opowiada.

To m.in. wyszukiwaniem tego typu zbędnych wydatków zajmuje się jego firma. Na początku do przedsiębiorstwa wchodzi grupa audytorów. To ludzie, którzy wcześniej zajmowali stanowiska dyrektorów zakupów w międzynarodowych koncernach. Po 2-3 tygodniach są w stanie ocenić, w których miejscach badana firma wydaje zbyt wiele pieniędzy. Na swojej stronie Optibuy chwali się, że nawet na tak prozaicznych rzeczach jak zakup spinaczy, zszywaczy czy ryz papieru można zaoszczędzić nawet do 55 proc. Nieco mniejsze (procentowo) oszczędności można również poczynić negocjując (albo zmieniając) stawki za ochronę, czy uważniej przyglądając się wydatkom za catering.

Monitoring wydatków to jednak tylko jedna z usług, które zapewnia Optibuy. Poza nim firmy mogą zamówić u polskiego start-upu aplikację do zarządzania wydatkami (Ivalua Buyer i NextBuy) oraz skorzystać z global sourcing, czyli pozyskiwaniem dostawców na rynkach globalnych.

Na liście płac polskiego startu-upu są sami poważni klienci. Znajdziemy tam banki (Santander, BPH i PKO BP), firmy z przemysłu motoryzacyjnego (MAN), McDonald'sa i farmaceutyczny koncern Bayer. Borowiecki opowiada, że rocznie jego firma obsługuje około 50 projektów. Czyli mniej więcej tyle, ilu pracowników liczy jego firma. Koszt jednego wdrożenia jest jednak ciężki do oszacowania. W przypadku optymalizacji zakupowej jest to po prostu określony procent od kwoty, którą udało się firmie zaoszczędzić. – W przypadku systemów IT ceny idą za to w miliony – opowiada Borowiecki.

Na pomysł stworzenia firmy, która pomagałaby zaoszczędzić przedsiębiorstwom pieniądze Borowiecki wpadł w 2005 roku. – Przez wiele lat pracowałem jako menedżer zakupów w międzynarodowej korporacji. Na Zachodzie była to już popularna usługa, ale w Polsce nikt na ten wówczas temat nawet nie myślał – wspomina.