Reklama.
„Zbliża się DEADLINE.trzeba działać!” [pis. oryg.] – już w tytule wiadomości zachęca twórca, a w każdym razie – nadawca, komunikatu prasowego. Co za szczęście, że pod nagłówkiem znajdziemy kojące: „Spokojnie Panie Redaktorze, nie chodzi o jakiś arcyważny tekst czy spóźnioną, jeszcze przedświąteczną pracę. Wszystko jest pod kontrolą”. „Po prostu chcemy przekazać pilną informację prasową dotyczącą maratonu programistycznego X” – kontynuuje autor.
Nie rezygnuje jednak z próby wyciśnięcia z czytelnika choć kropli adrenaliny. „Ale uwaga: komunikat, który prześlemy, powoduje omdlenie. Żeby się odpowiednio przygotować, wystarczy skorzystać z algorytmu z załącznika” – ostrzega lojalnie. I dorzuca zachętę. – „Po otrzymaniu potwierdzenia, że jest Pan gotowy odebrać od nas materiał, prześlemy go do Pana w pierwszej kolejności” – pisze.
Cóż, musiałoby chyba trafić na żółtodzioba, żeby taki komunikat wywołał dreszcze. Częściej więc partnerzy dziennikarzy po drugiej stronie światłowodu starają się uderzyć w ton osobisty, zwracając się do adresatów po imieniu lub w nieoficjalny sposób. „Od czasu Państwa publikacji na nasz temat, wiele w firmie się zmieniło (...)” – informuje specjalistka od PR w jednej z firm. – „Ciągle wieżę [pis. oryg.], że czytelnicy bardziej wolą dowiadywać się o sukcesach polskich technologii na świecie niż o kolejnej akcji promocyjnej w osiedlowym markecie” – dodaje. Bliższa ciału koszula, niestety.
Może zatem skuteczniej od zachwalania zmian w firmie lub sukcesów jest po prostu złożyć ofertę handlową. „Szanowni Państwo, chciałbym przedstawić moją ofertę produktów, które wykonuję, a które mogą być bardzo oryginalnym upominkiem dla Waszych przyjaciół, interesantów lub kontrahentów w firmie” – nie owija w bawełnę jeden z nadawców. Po krótkiej propozycji produktów z branży żywności ekologicznej, nadawca podkreśla, że jest „otwarty na propozycje, ugody cenowe i wszelki kontakt”. Esencjonalnie, tylko nie sposób dojść, skąd pomysł, żeby wysyłać taki komunikat do dziennikarza, który – przynajmniej na ogół – swoich rozmówców nie traktuje jako interesantów lub kontrahentów.
W ramach pierwszego kontaktu ważne jest najwyraźniej wyczucie adwersarza. Dlatego najwyraźniej warto wrzucić anonimowego maila z adresu typu Zenon7000@gmail.com, żeby sprawdzić reakcję. Treść? Esencjonalna. „Dzień dobry. Sprawdzam, czy adres jest aktualny. Pozdrawiam, Zenon”. Dobrze, że Zenon nie pyta, co robimy wieczorem.
Co ciekawe, podobna lakoniczność charakteryzuje też niektórych PR-owców, którzy swoje wiadomości podpisują. „Dzień dobry, firma X prezentuje singiel Y” – napisała przedstawicielka jednej z wytwórni muzycznych. Pod spodem był link do YouTube. „Zachęcam do publikacji na Waszej stronie” – kończyła się wiadomość przyozdobiona uśmieszkiem. Warto tu również dodać, że ani wytwórnia, ani wykonawca nie należeli do powszechnie znanych, tym większą nieufność wzbudził taki komunikat.
Aktem desperacji są też wiadomości od osób prywatnych. „Mam na sprzedanie dom z czerwonej cegły do remontu, z początku lat 70., budynki gospodarcze, piwnica-ziemianka, siedlisko na wsi – kolonii, na hektarowej działce, na 3/4 działki lasek młody, Puszcza Biała (…) Przecudne miejsce. Teren Natura 2000” – napisała do nas alina15. „Mam pytanie: czy może zna Pan kogoś, kto szuka właśnie takiego miejsca?” – dopytywała. Cóż, chętnie przenieślibyśmy tam redakcję, ale raczej nie w tym sezonie grzewczym.
Eksperci od komunikacji mnożą listy potencjalnych błędów w e-mailach informacyjnych i handlowych. Pomstują m.in. na przeładowane tekstem tytuły e-maili, pozornie intrygujące – a w rzeczywistości graniczące czasem z żenadą – „clickbaity”, używanie w adresie bezosobowych członów typu „noreply@”, w treści jest zbyt wiele zachęt do wykonania określonych czynności („sprawdź”, „zajrzyj”, „ściągnij” itd.), a także – zbyt wiele linków. No i rzecz jasna, e-mail może zawierać błędy: począwszy od błędów w danych adresata (Adam nazwany Adrianem, Michał Maciejem, czy Aneta – Anitą), a na błędach ortograficznych i językowych skończywszy.