Czy pracownikowi należy się zwrot za rachunki na home office? Zapytaliśmy prawników

Jeśli w czasie ogólnokrajowego lockdownu łapaliście się za głowę patrząc na rachunki za prąd, niej jesteście jedyni. Nie jest bowiem tajemnicą, że gdy za oknem grasuje Covid-19 dużo więcej czasu spędzamy w domach. Dodatkowo wielu pracodawców dla większego bezpieczeństwa przerzuciło się na pełna pracę zdalną, lub model hybrydowy.

Oznacza to, że pełne niegdyś jak ule biura stoją prawie puste, a komputery i laptopy w naszych domach zaczęliśmy traktować jako sprzęt służbowy. A skoro wykonujemy pracę stanowiącą zysk dla firmy, to czemu wyłącznie z własnej kieszeni mamy opłacać koszta takie jak zakup sprzętu czy rachunki za prąd i internet?

Czytaj także: Polaku, łap się za kieszeń. Wiadomo, o ile podrożeje prąd w tym roku

Co ustawa covidowa mówi o home office?

Obecnie pracę zdalną nieco reguluje ustawa z dnia 19 czerwca 2020 roku, czyli tzw. Tarcza 4.0 czy też ustawa covidowa. Według jej zapisów pracodawca może skierować pracownika do pracy zdalnej dopiero po spełnieniu szeregu warunków. Dany rodzaj pracy musi się dać wykonać zdalnie – czyli nie mogą tak pracować m.in. osoby przy taśmie produkcyjnej. Dodatkowo pracownik musi posiadać odpowiednie możliwości techniczne i warunki lokalowe w swoim domu.

– Pracownik może poinformować pracodawcę, że nie posiada odpowiednich warunków do home office. Ten powinien zapewnić wtedy inne miejsce do pracy. Pracodawca powinien tez wyposażyć pracownika w odpowiedni sprzęt, włączając w to np. komputer lub oprogramowanie – wymienia nam adwokat Tomasz Lewandowski z kancelarii SMM Legal.

– Zużycie prywatnego sprzętu, a także ewentualny wzrost rachunków za energię pozostają jednak poza przedmiotem tarczowej regulacji. Wydaje się więc, ze pracownik ponosi również część kosztów, które w trybie standardowej pracy ponosiłby pracodawca – ocenia Lewandowski.

Dla kogo ekwiwalent za home office

Co prawda pracodawca może wypłacać pracownikowi odpowiedni ekwiwalent, ale są to już ustalenia między stronami, a nie wymagania prawne. To jedynie dobra praktyka, a pracownik nie ma roszczenia o jego wypłatę. Dodatkowo dotyczy on tylko umów o pracę.

– Ważne jest przyjęcie przepisów regulujących prace zdalną także w tym zakresie. O potrzebie precyzyjnej regulacji instytucji pracy zdalnej w Kodeksie pracy mówi się już od początku wprowadzenia ograniczeń związanych z pandemią. Obecnie Ministerstwo Pracy sygnalizuje, że regulacja ta ma się pojawić jeszcze w I kwartale 2021 r. – zapowiada nasz rozmówca.

Na umowie zlecenie pracodawca zwraca wydatki

Ciekawie ma się zaś sprawa z umowami zlecenia.

Zastrzega jednak, że problemem może być wykazanie, że wydatki zleceniobiorcy były niezbędne, czyli poniesione w celu należytego wykonania zlecenia, a bez tych kosztów jego realizacja byłaby niemożliwa.

Praca zdalna a telepraca – potrzebne zmiany w prawie pracy

– W zakresie pracy zdalnej na razie jest dużo więcej pytań, niż odpowiedzi. Tzw. ustawa covidowa wprowadziła możliwość pracy zdalnej, ale to były rozwiązania wprowadzane na gorąco, a nie zmiany systemowe w prawie pracy – potwierdza nam dr Kaja Prystupa-Rządca, ekspertka w obszarze rynku pracy z Akademii Leona Koźmińskiego.

W ustawie próbowano rozwiązywać pojęcie pracy zdalnej podnosząc jej analogię do telepracy, już obecnej w kodeksie. Takie podejście zostawia jednak pracowników na lodzie w aspekcie kosztów home office.

Oznacza to, że wszelkie dopłaty dla pracującego zdalnie podwładnego są tylko dobrą wolą ze strony pracodawcy. Nie oznacza to, że nikt tego nie robi.

Czy pracodawca opłaci prąd i internet na home office?

– Z mojego doświadczenia wiem, że coraz więcej właścicieli firm jest skłonnych wspomóc finansowo pracowników, by ci mogli dostosować mieszkanie do wymogów pracy. Dokupić wygodniejsze krzesło, biurko czy zapewnić sprzęt komputerowy – zaznacza Prystupa-Rządca.

– Nie spotkałam się jeszcze z przykładem, gdzie pracodawca dokłada się do rachunku za prąd. Z resztą trudno byłoby wyliczyć, jaka część zużycia wynikała wyłącznie z pracy zawodowej, a jaka z życia domowego danego pracownika – zastanawia się doktor z Akademii Leona Koźmińskiego.

– Uważam, że warto zapewnić prawnie przynajmniej elementy dot. pokrywania kosztów związanych z internetem oraz zapewnienia pracownikom odpowiedniego sprzętu do wykonywania pracy z domu. To podstawowe rzeczy, które wpływają na komfort i efektywność pracy. Badania wskazują też, że słabe warunki mocno odbijają się na naszej satysfakcji z pracy – podsumowuje.