Reklama.
Reklama.
Reklama.
Czy Excel powinien odejść do lamusa? Te narzędzia mogą go zastąpić, jeśli się z nich przeszkolimy
Jesteś analitykiem danych? A może pracujesz jako kontroler finansów? W swojej pracy obrabiasz mnóstwo danych i przygotowujesz na ich bazie raporty? Jeśli tak, to z pewnością program Excel masz w małym palcu. Ale nie musisz być na niego całkowicie zdany/a. Bo masz dziś dostęp do bardziej zaawansowanych technologii automatyzujących zadania. Dowiedz się jakich.
Reklama.
Excel bez wątpienia jest najpopularniejszym narzędziem analitycznym w firmach i instytucjach. W dobie dzisiejszych technologii zarządzania danymi, automatyzacji i wizualizacji danych praca w Excelu wydaje się jednak drogą “na piechotę”. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na zmiany i unowocześnienie pracy zespołów analitycznych. Czy Microsoft Excel to wciąż najlepsze narzędzie? Czy jednak powinien odejść do lamusa? O wypowiedź na ten temat poprosiliśmy ekspertów.
– Excel jako produkt jest na rynku od lat 80. XX wieku. Pokolenia pracowników oraz decydentów używało go i używa do dziś jako głównego narzędzia do analizy i raportowania danych. Swoją popularność zawdzięcza przemyślanej strategii Microsoftu, która uczyniła z niego produkt szeroko dostępny z relatywnie krótkim czasem potrzebnym do opanowania umiejętności obsługi na poziomie profesjonalnym – wyjaśnia Paulina Sanak-Listwan, ekspertka ds. wizualizacji danych, analityk biznesowy, Product Owner w firmie BEC.
Excel zdecydowanie jest podstawowym narzędziem dla każdego pracującego z danymi, przede wszystkim dlatego, że jest to program bardzo wszechstronny i stosunkowo łatwy do nauki. Szacuje się, że na świecie jest 750 milionów użytkowników Excela! Może posłużyć do stworzenia prostej tabelki, zastąpić kalkulator, ale też można w nim przeprowadzić skomplikowane prognozy finansowe.
Microsoft wciąż inwestuje w to narzędzie, wprowadzając, chociażby Lambda Functions, które umożliwiają tworzenie własnych formuł. Ciekawa jest również możliwość podłączenia się z poziomu Excela do modeli przygotowanych w Power BI (są to aplikacje i usługi, które umożliwiają łatwe łączenie się ze źródłami danych, wizualizowanie i odnajdywanie istotnych informacji oraz udostępnianie ich wszystkim lub wybranym osobom) i przeglądanie ich w formie tabeli przestawnej. Oczywiście mogą się też zdarzyć wypaczenia, tzw. Excelowe piekło, kiedy po firmie krąży mnóstwo plików, z których każdy zawiera inne dane, został przygotowany przez inną osobę i nikt ostatecznie nie wie, który zawiera poprawne i najbardziej aktualne dane.
– Trzeba wiedzieć, w którym momencie przesiąść się z Excela na wydajniejsze narzędzie, takie jak Tableau, Qlik, Looker czy Power BI. Oczywiście Excel nadal może służyć do tworzenia raportów ad-hoc oraz wykonywania szybkich obliczeń – podpowiada Tomasz Szreder, konsultant Power BI w grupie Volvo.
Czego w takim razie brakuje Excelowi?
Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na stosowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań? To, czego nie daje nam Excel to pożądanych nowoczesnych funkcjonalności, takich jak interaktywność, możliwości udostępniania szerokiemu gronu odbiorców 24/7 oraz technologii automatyzacji procesów wytwórczych.
Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na stosowanie bardziej zaawansowanych rozwiązań? To, czego nie daje nam Excel to pożądanych nowoczesnych funkcjonalności, takich jak interaktywność, możliwości udostępniania szerokiemu gronu odbiorców 24/7 oraz technologii automatyzacji procesów wytwórczych.
Excel jako podstawowe narzędzie analityczne może spełnić potrzeby niewielkiego przedsiębiorstwa, ale przy dużych organizacjach sytuacja się komplikuje, ponieważ nie można powiedzieć, że Excel jest skalowalny.
– Duże organizacje potrzebują rozwiązań, które zapewnią stabilny dostęp do danych i ustandaryzują ich interpretacje. Kluczowa jest też szybkość dostarczania informacji. Tutaj wiodącymi produktami są Power BI (Microsoft), Tableau czy Qlik. W świecie z zabójczą prędkością żaden menadżer czy menadżerka nie chce czekać na informację. Ona ma być tu i teraz w jego lub jej smartfonie. Temu wymaganiu Excel nie sprosta – zaznacza Paulina Sanak-Listwan.
Automatyzacja procesów analizy danych – nowy trend
Jakie korzyści płyną z automatyzacji procesów obróbki i analizy danych? – Wyobraźmy sobie sytuację, w której analityk musi co tydzień ręcznie przeklejać dane z kilku arkuszy do jednego, następnie usuwać wybrane wiersze, tworzyć z tego tabelę przestawną, później kopiować ją do kolejnego arkusza, formatować go w odpowiedni sposób, a następnie wkleić efekt tej pracy do prezentacji i wysłać ją do zarządu firmy. Spędza więc regularnie całkiem dużo czasu na powtarzalnych (nudnych) zadaniach, w których na dodatek łatwo popełnić błąd, czy to pominąć jakiś wiersz, czy to źle skopiować formułę – wizualizuje Tomasz Szreder.
Jakie korzyści płyną z automatyzacji procesów obróbki i analizy danych? – Wyobraźmy sobie sytuację, w której analityk musi co tydzień ręcznie przeklejać dane z kilku arkuszy do jednego, następnie usuwać wybrane wiersze, tworzyć z tego tabelę przestawną, później kopiować ją do kolejnego arkusza, formatować go w odpowiedni sposób, a następnie wkleić efekt tej pracy do prezentacji i wysłać ją do zarządu firmy. Spędza więc regularnie całkiem dużo czasu na powtarzalnych (nudnych) zadaniach, w których na dodatek łatwo popełnić błąd, czy to pominąć jakiś wiersz, czy to źle skopiować formułę – wizualizuje Tomasz Szreder.
Tymczasem, korzystając z Power Query (specjalnego dodatku do Excela), Power BI lub innego podobnego narzędzia, można ten proces skrócić do kilku minut (lub dłużej, jeżeli danych jest wyjątkowo dużo, ale nawet wtedy wszystko dzieje się w tle). – Zaletą automatyzacji jest przede wszystkim oszczędność czasu, mniej błędów, a także większa satysfakcja pracowników, którzy się tą analizą zajmują – wylicza Tomasz Szreder. Z kolei Paulina Sanak-Listwan dodaje, że zaoszczędzony czas można przeznaczyć na dogłębniejszą i poszerzoną analitykę, co przekłada na wymierne efekty w jakości tworzonych wniosków oraz podejmowanie coraz lepszych i bardziej trafnych decyzji.
Kolejną niezaprzeczalną korzyścią jest optymalizacja kosztów pozyskania informacji. Jak podkreśla ekspertka ds. wizualizacji danych, ma tu na myśli minimalizację błędów ludzkich w procesie przygotowywania danych do dalszej analizy, co znacząco wpływa znowu na jej jakość i czas wytworzenia.
– Niewątpliwym plusem jest także tworzenie jednego, oficjalnego źródła danych i udostępnienie zbiorów masowemu odbiorcy w modelu self-service. Ta strategia wpływa bardzo pozytywnie na przepływ i interpretacje danych w organizacji, eliminując, chociażby takie sytuacje, gdzie te same wskaźniki były liczone z innych wzorów w dwóch różnych departamentach – wyjaśnia ekspertka.
Duże firmy już zmieniają strategię analityki
Sama analiza danych w dzisiejszym świecie już nie wystarcza. Teraz łączy się ona ze zbieraniem, przetwarzaniem i wizualizacją danych w oparciu o uczenie maszynowe. Dlatego coraz częściej zgłaszają się do nas firmy, które mocno stawiają na rozwój kompetencji potrzebnych do nowoczesnej analizy danych, w szczególności dużych danych, w różnych działach i u różnych specjalistów, np. finansistów, marketingowców. HRowców. Są to w dużej mierze instytucje finansowe, ale nie tylko.
Sama analiza danych w dzisiejszym świecie już nie wystarcza. Teraz łączy się ona ze zbieraniem, przetwarzaniem i wizualizacją danych w oparciu o uczenie maszynowe. Dlatego coraz częściej zgłaszają się do nas firmy, które mocno stawiają na rozwój kompetencji potrzebnych do nowoczesnej analizy danych, w szczególności dużych danych, w różnych działach i u różnych specjalistów, np. finansistów, marketingowców. HRowców. Są to w dużej mierze instytucje finansowe, ale nie tylko.
Podczas gdy duzi gracze masowo przebranżawiają swoich analityków w Data Scientistów, mniejsi porzucają Excela na rzecz, chociażby Power Bi. W obu przypadkach śmiało można stwierdzić, że automatyzacja to najbardziej aktualny trend w analizie danych. – mówi Katarzyna Stępień, Key Account Manager w firmie Sages.
Wymowny przykład, jak Excela już zastępują inne aplikacje do raportowania
– Jakiś czas temu rozpoczęliśmy prace nad narzędziem, które w oparciu o zasady serwisów muzycznych będzie umieć szybko i automatycznie wykryć błędy, a następnie je poprawić lub zasugerować potrzebne zmiany. Dodatkowo narzędzie potrafi finalny produkt automatycznie zlecić do wysyłki do serwisów końcowych zgodnie z umowami wszystkich klientów – opowiada Andrzej Dąbrowski, członek zarządu Independent Digital, lidera na polskim rynku muzycznym w dostarczaniu treści audio-wideo do serwisów takich jak Spotify, iTunes, YouTube, Amazon, Tidal, etc.
– Jakiś czas temu rozpoczęliśmy prace nad narzędziem, które w oparciu o zasady serwisów muzycznych będzie umieć szybko i automatycznie wykryć błędy, a następnie je poprawić lub zasugerować potrzebne zmiany. Dodatkowo narzędzie potrafi finalny produkt automatycznie zlecić do wysyłki do serwisów końcowych zgodnie z umowami wszystkich klientów – opowiada Andrzej Dąbrowski, członek zarządu Independent Digital, lidera na polskim rynku muzycznym w dostarczaniu treści audio-wideo do serwisów takich jak Spotify, iTunes, YouTube, Amazon, Tidal, etc.
Przez systemy firmy Independent Digital przechodzi kilka tysięcy plików audio/wideo miesięcznie – w sumie to setki tysięcy metadanych tekstowych do sprawdzenia w tym okresie. Aby zrezygnować z mnożących się Exceli i ręcznego pobierania plików z FTP i chmur danych, firma postanowiła stworzyć dedykowane narzędzie IDS do którego klienci firmy dostarczają pliki audio z opisami. W trakcie wypełniania danych w tle automatycznie odbywa się walidacja metadanych oraz sprawdzanie plików audio pod kątem technicznych uszkodzeń.
Wszystko działa w oparciu o Pythona i bazy danych. Celem takich działań firmy jest przekwalifikowanie obecnych pracowników zajmujących się prostymi procesami, które mogą docelowo w całości przejąć aplikacje. Dzięki automatyzacji i przekwalifikowaniu pracowników organizacja uniknie błędów w prostych czasochłonnych zadaniach i zyska bardzo dobry zespół , który otrzyma ambitniejsze cele do realizacji w tym dalszą automatyzację bardziej skomplikowanych procesów.
W przeskoku z Excela na inne programy pomogą szkolenia
Z programem Excel jest tak, że nawet laik poradzi sobie z jego obsługą i wcześniej czy później nauczy się mniej lub bardziej rozbudowanych funkcji tego podstawowego narzędzia biurowego. Flagowy produkt Microsoft do analizy i raportowania danych jest na tyle popularnym oprogramowaniem, że w internecie każdy znajdzie setki tysięcy stron internetowych z przystępnymi poradami i wskazówkami, a także gotowe szablony arkuszy.
Z programem Excel jest tak, że nawet laik poradzi sobie z jego obsługą i wcześniej czy później nauczy się mniej lub bardziej rozbudowanych funkcji tego podstawowego narzędzia biurowego. Flagowy produkt Microsoft do analizy i raportowania danych jest na tyle popularnym oprogramowaniem, że w internecie każdy znajdzie setki tysięcy stron internetowych z przystępnymi poradami i wskazówkami, a także gotowe szablony arkuszy.
W przypadku bardziej specjalistycznych narzędzi analitycznych sprawa nieco się komplikuje. Wprawdzie każdy, kto ma już wprawę w ich obsłudze, nie wyobraża sobie pracy bez posiłkowania się technologiami automatyzacji, które przecież ułatwiają i przyspieszają tak wiele zadań, to przynajmniej na początku znajomości z tymi programami co poniektórzy mogą mieć wrażenia, że obcują z czarną magią.
By rozpocząć pracę z technologiami bardziej zaawansowanymi niż Excel, najlepiej zacząć od edukacji pod okiem doświadczonych ekspertów. Można skorzystać z tradycyjnej ścieżki edukacyjnej, kształcąc się na studiach podyplomowych np. na kierunkach Wizualna Analityka Danych czy Data Science na Politechnice Warszawskiej.
Alternatywą są technologiczne szkolenia dedykowane analitykom danych i programistom pracującym w działach sprzedaży, marketingu, finansów lub analiz. Takie warsztaty prowadzą m.in. szkoleniowcy wykładający pod szyldem Sages. Do atutów prowadzonych przez nich zajęć należą: kameralne grupy (nie więcej niż 8 osób), teoria wyjaśniana na przykładzie praktycznych zadań, możliwość rozwinięcia konkretnych umiejętności oraz nauka z trenerami, którzy na co dzień pracują w projektach.
Dla właścicieli firm, którzy zamierzają realizować projekty w technologiach, lecz dysponują kadrą złożoną z osób niemających z nimi doświadczenia, najlepszym rozwiązaniem są programy rozwojowe. Na ogół trwają one kilka miesięcy i składają się z modułów szkoleniowych oraz pracy projektowej realizowanej pomiędzy sesjami warsztatowymi. O tym, jak to wygląda w praktyce, można przekonać się na przykładzie Akademii IT dla firm, jaką prowadzą specjaliści z Sages.
Czy więc powinniśmy zapomnieć o Excelu?
– Nie, Excel absolutnie nie powinien odchodzić do lamusa, ale powinien znać swoje miejsce – podsumowuje z uśmiechem Tomasz Szreder.
Artykuł powstał we współpracy z SAGES.
Reklama.
Więcej:
Materiał partnera