O tym co takie plany muszą zawierać oraz które z procedur przydały się w opanowaniu kryzysu uchodźczego rozmawiali uczestnicy debaty VIII Europejskiego Kongresu Samorządów „Samorząd terytorialny wobec kryzysu uchodźczego. Potrzeba długofalowych rozwiązań”, w którym wzięli udział Henryk Karwan, Starosta Tomaszowa Lubelskiego, Grzegorz Pietruczuk – Burmistrz Dzielnicy Bielany Urzędu M. St. Warszawy, Monika Falej – Posłanka na Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Evelina Gudzinskaitė – Dyrektor Departamentu Migracji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Republiki Litewskiej, Bartłomiej Potocki – Dyrektor Instytutu Praw Migrantów. Poprowadził debatę Artem Zozulia, Przewodniczący Fundacji Ukraina.

Pierwszym zabrał głos starosta Tomaszowa Lubelskiego – miasta przygranicznego, które jedno z pierwszych przyjmowało uchodźców z Ukrainy. Jego zdaniem, państwo szybko liberalizowało przepisy graniczne, umożliwiając szybkie przedostanie się do Polski, a samorządy, organizacje pozarządowe i mieszkańcy w odruchu serca udzielali pomocy, umożliwiając władzy centralnej wprowadzenie odpowiednich zmian w ustawodawstwie i skoordynowaną pomoc.

Grzegorz Pietrzuczuk również podkreślił aktywne zaangażowanie władz lokalnych w przyjmowanie i integrację uchodźców oraz wsparcie firm, które udzielali niezbędną pomoc od pierwszych dni wojny. Posłanka na Sejm Monika Falej, z kolei, wymieniła problemy, które powstały w wyniku kryzysu uchodźczego – chaos informacyjny, który uniemożliwiał przybywającym dostęp do precyzyjnej informacji m.in. prawnej, brak finansowania dla samorządów w pierwszym okresie oraz niedopracowania logistyczne. Jej zdaniem, to wszystko pozwoliło na wypracowanie pewnych procedur reagowania w przypadku kolejnych sytuacji kryzysowych.

Przedstawicielka Litwy Evelina Gudzinskaitė zwróciła uwagę, że jednak każdy kryzys jest inny. W związku z tym dla odpowiedniej reakcji należy wypracować odpowiedni schemat działań. W przypadku kryzysu uchodźczego Litwie pomogła cyfryzacja i stworzenie baz danych, do których mają dostęp zarówno przedstawiciele samorządów jak i rządu, co pomaga w udzieleniu odpowiedniej pomocy w zależności od potrzeb danego regionu. Jej zdaniem, dobre zarządzanie kryzysowe polega na aktywności regionów, które dążą do współpracy i wzajemnej pomocy.

Z kolei dyrektor Instytutu Praw Migrantów Bartłomiej Potocki wyróżnił kilka obszarów, związanych z kryzysem uchodźczym. Jego zdaniem, społeczeństwo polskie szybko zmobilizowało się w pomocy Ukraińcom dzięki swojemu pozytywnemu nastawieniu. W związku z tym, jego zdaniem, należy poprawiać wizerunek uchodźców innych narodowości, żeby wywołać chęć pomocy różnym osobom. Ponadto, jego zdaniem należy wybudować schematy połączeń logistycznych, pomagających w przetransportowaniu z odpowiednich miejsc większej liczby osób. I kolejnym elementem jest brak skoordynowanej polityki migracyjnej i klarownych przepisów dotyczących różnych aspektów życia, takich jak np. legalizacja pobytu.

Wśród długofalowych rozwiązań, które są lub powinny być stosowane, paneliści wymienili konieczność wprowadzenia kursów językowych, umożliwiających szybką integrację, powołanie odpowiedniej rady integracyjnej, uruchomienie systemów pomocy osobom, którzy nie radzą samodzielnie oraz włączenie migrantów w procesy na rzecz poprawienia warunków ich zamieszkania i pobytu.