Zaopatrzenie restauracji nie musi oznaczać telefonów o świcie, przeglądania PDF-ów z cennikami i czekania na kuriera po zamknięciu zmiany. Hurtownia spożywcza online pozwala złożyć pełne zamówienie w kilka minut, porównać aktualne ceny i terminy dostaw, a następnie śledzić przesyłkę. Jak wybrać najlepszego dostawcę?
MATERIAŁ REKLAMOWY
Dlaczego gastronomia przenosi zakupy do sieci?
Hurtownia spożywcza online skraca robienie zamówień z godzin do minut. Pomagają w tym gotowe listy produktów, wzory zamówień powtarzanych co tydzień oraz szybkie filtry po wadze opakowania, dacie przydatności czy alergenach. Widać też od razu, co jest na stanie, kiedy może dojechać dostawa i jakie są dostępne zamienniki, więc łatwiej uniknąć braków. Jasno pokazane ceny — także cena za 1 kg czy 1 litr, historia zmian cen i dostępne rabaty — ułatwiają rozmowy z dostawcą i trzymanie kosztów w ryzach. Efekt? Szybsze dostawy, mniej pomyłek i lepsze planowanie pracy kuchni.
Jak wybrać platformę: najważniejsze kryteria
Wybierając platformę zakupową, np. Makro, warto patrzeć na cały łańcuch zaopatrzenia, a nie tylko na cenę widoczną w koszyku.
Podstawą jest portfolio i dostępność: świeże, chłodnicze i mrożone w stałych dostawach, marki własne, sprawdzone zamienniki oraz stany magazynowe prezentowane w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Równie ważna jest polityka cenowa: progi wolumenowe i rabaty dla stałych klientów, a także pełna transparentność kosztów (np. opłaty logistyczne, pakowanie, dopłata paliwowa). Warto też sprawdzić warunki dostaw, m.in. minimalną wartość koszyka oraz obsługę wielu lokalizacji.
Z punktu widzenia jakości i bezpieczeństwa hurtownia spożywcza online powinna pracować zgodnie z zasadami bezpieczeństwa żywności, dbać o ciągłe chłodzenie produktów w całej drodze do lokalu i udostępniać pełne informacje o partiach towaru oraz łatwy dostęp do specyfikacji i certyfikatów. Ważna jest też obsługa po zakupie: jasne zasady zgłaszania braków i pomyłek, szybkie rozliczenia oraz sprawny kontakt (najlepiej całodobowy). Na koniec finanse i dokumenty: możliwość wystawiania i pobierania zbiorczych faktur, elastyczne terminy płatności, różne formy zapłaty (przelew, karta, odroczona płatność) oraz prosta współpraca z programem księgowym i magazynem.
Automatyzacja zamówień i kontrola stanów
W hurtowni spożywczej online automatyzacja zamówień i kontrola stanów zaczyna się od pracy na listach i harmonogramach: koszyki tworzone „per receptura” lub „per lokal” można zapisać jako wzorce, ustawić zamówienia cykliczne na konkretne dni i godziny, a nad nimi zbudować limity budżetowe.
Najwygodniej, gdy platforma zakupowa jest połączona z systemem sprzedaży i magazynem (wtedy stany, ceny i lista produktów aktualizują się same, a zużycie po sprzedaży od razu widać w zapotrzebowaniu). Przydają się też powiadomienia o niskich stanach, brakach i opóźnieniach dostaw oraz proste prognozy popytu powiązane z kalendarzem rezerwacji i wydarzeń. Dzięki temu można wcześniej przygotować się na większy ruch, zamówić zamienniki na czas i ograniczyć marnowanie produktów.
Kontrola kosztów i analityka
Dobra platforma zakupowa powinna jasno pokazywać, na co idą pieniądze: podział zakupów na kategorie i konkretne produkty, porównanie cen w czasie, alerty o przekroczonym budżecie oraz proste raporty kosztów dań dla każdego lokalu i każdej receptury. Pomocne są też podpowiedzi tańszych zamienników, podgląd rabatów zanim zatwierdzisz koszyk i pełna historia reklamacji oraz braków. Gdy system jest połączony ze sprzedażą, widać realny koszt porcji i marżę, a oznaczanie zamówień pod wydarzenia i sezony ułatwia planowanie wydatków. Efekt to mniej pracy ręcznej, lepsza kontrola marż i mniejsze straty w całej sieci.