Jednym z priorytetów w rozwoju państwa jest cyfryzacja administracji publicznej. Właśnie po to NASK opracował system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który już rewolucjonizuje polskie jednostki publiczne. Mowa o systemie EZD RP, dzięki któremu w dużej mierze żegnamy się z papierowymi wnioskami i potrzebą jeżdżenia od urzędu do urzędu. Wszystko jest w chmurze.
EZD RP to system do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Został stworzony i jest rozwijany przez państwowy instytut badawczy NASK we współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji, które zleciło jego opracowanie.
– EZD RP opracowaliśmy z myślą o jednostkach, które realizują zadania publiczne. Ma służyć każdemu – dużym ministerstwom i małym bibliotekom, czy szkołom – mówi Radosław Nielek, dyrektor NASK. – To porządek, wygoda i duże ułatwienie w procesowaniu spraw – zarówno dla obywatela, jak i dla pracownika, bo EZD RP ma przede wszystkim służyć ludziom.
System umożliwia pełną obsługę dokumentacji w postaci elektronicznej – od momentu wpływu danej sprawy do instytucji aż po jej archiwizację. Jest zintegrowany z innymi systemami państwowymi, a dane mogą być zapisywane w chmurze – znika więc konieczność przeszukiwania archiwów. EZD RP udostępniany jest nieodpłatnie i jest ważnym elementem Strategii Cyfryzacji Państwa. Zgodnie z założeniami do 2030 roku 100 proc. kluczowych usług publicznych będzie dostępnych w pełni cyfrowo.
Jak EZD RP zmieni pracę urzędów?
Rejestracja pism, prowadzenie, przekazywanie i udostępnianie spraw między komórkami – to wszystko w jednym miejscu mają pracownicy jednostek publicznych dzięki EZD RP. Prócz tego można je także archiwizować. To sprawia, że w dokumentach panuje porządek, a ich obsługa jest szybsza i łatwiejsza. Nieobecność pracownika już nie wywołuje postoju w procedowaniu sprawy. Wszyscy uprawnieni urzędnicy zyskują stały dostęp do informacji.
System jest transparentny – daje wgląd w postęp konkretnej sprawy i odnotowuje każdą zmianę w dokumencie jako cyfrowy ślad. EZD RP jest zintegrowany z ePUAP, systemem e-Doręczeń, Krajowym Systemem e-Faktur oraz Archiwum Dokumentów Elektronicznych.
– To duże ułatwienie dla pracowników, bo wszystko mają w jednym miejscu – podkreśla Magdalena Sawicka, dyrektorka Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK. – Nasi eksperci zadbali także o elastyczność systemu, dzięki czemu jednostka może dowolnie dostosować go do swoich potrzeb.
System EZD RP to kres ery papierowych teczek i archiwów. To nie tylko łatwiejsza praca, ale także obniżka kosztów – oszczędności na papierze do drukarek, sprzętach i przechowywaniu ton dokumentów w archiwach.
Sam system jest udostępniany przez NASK nieodpłatnie. Podmioty publiczne mogą otrzymać dostęp do infrastruktury chmurowej SaaS EZD RP oraz do wsparcia w trakcie wdrożenia EZD RP. Trenerzy NASK szkolą również pracowników instytucji wdrażających, żeby jak najlepiej byli przygotowani do pracy w nowym systemie.
Jak EZD RP zmieni życie obywateli?
Przejście na cyfrową obsługę powoduje, że sprawy urzędowe w Polsce możemy – my, obywatele – załatwić szybciej i łatwiej. Eliminuje to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, skraca kolejki do urzędów i czas oczekiwania na rozpatrzenie spraw.
Dzięki ścisłej integracji z kluczowymi usługami cyfrowymi państwa np. z e-Doręczeniami i ePUAP obywatele mogą jeszcze więcej spraw załatwić online. Już dzisiaj wiele czynności związanych ze składaniem deklaracji czy raportowaniem można przeprowadzać elektronicznie bez wychodzenia z domu. Upowszechnienie EZD RP w całym kraju poszerzy dostęp do kolejnych usług publicznych.
Budowa nowoczesnej administracji w oparciu o cyfrową filozofię pracy musi jednak uwzględniać tak ważną i palącą dzisiaj kwestię, jaką jest bezpieczeństwo w sieci. W ramach systemu EZD RP wszystkie dane są przechowywane w bezpiecznej chmurze rządowej.
Kto już korzysta z EZD RP?
EZD RP jest wdrażane na szeroką skalę już teraz. Obecnie z systemu NASK korzysta ponad 3500 urzędów i ponad 250 000 osób. Na tej liście są m.in.: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Kancelaria Sejmu, Najwyższa Izba Kontroli oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, a także mniejsze jednostki, jak urzędy gmin, czy przedszkola. Kolejne 3700 podmiotów wyraziło chęć wdrożenia systemu.
EZD RP licznie wdrażają samorządy. Doskonały przykład stanowi stolica Małopolski, gdzie wspiera on pracę kilkuset jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa (UMK). Warto dodać, że system często jest wdrażany w modelu kaskadowym, co oznacza, że większe jednostki np. urzędy miejskie pomagają implementować go w mniejszych podlegających im np. szkołach i bibliotekach.
– Jednostki, które korzystają z EZD RP, mogą szybciej przetwarzać dokumenty i mają łatwiejszy dostęp do informacji oraz możliwość automatyzacji wielu rutynowych czynności kancelaryjnych i archiwalnych. Wszystko to prowadzi do efektywnego wykorzystania czasu pracy i zasobów, które można przeznaczyć na inne zadania – komentuje Daniel Wiśniowski, dyrektor Departamentu Marki Kraków w UMK.
Wdrożenia EZD RP i transfer wiedzy są współfinansowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO). Na projekt przeznaczono niemal 200 mln złotych. Więcej informacji na temat tego nowoczesnego, bezpiecznego i elastycznego systemu można znaleźć na stronie: ezdrp.gov.pl.
MATERIAŁ PARTNERA