System ERP w Twojej firmie został z sukcesem wdrożony i działa. Dlaczego więc pracownicy nadal używają Excela i maili, by przekazywać sobie informacje, obsługiwać akceptacje czy wyjątki? Wiele organizacji, w których ERP sprawnie obsługuje zamówienia, faktury, płatności czy ruchy magazynowe, napotyka problemy tam, gdzie kończą się standardowe procesy transakcyjne. Czy to dowód na to, że należy wymienić system? Zdecydowanie nie – to jednak czas na to, by zrewidować swoje oczekiwania względem niego.
Gdy proces nie mieści się w ERP, zadania realizowane są gdzie indziej
Opisaną we wstępie lukę nie zawsze od razu widać. Mimo że ERP sprawnie obsługuje podstawowe transakcje, w niektórych obszarach pracownik nadal kopiuje dane, wysyła dokumenty do akceptacji, pilnuje odpowiedzi i manualnie sprawdza status sprawy.
Ręczne obejścia i procesy realizowane poza ERP mogą obniżać efektywność operacyjną organizacji. Więcej pracy manualnej, większa zależność od konkretnych osób i mniejsza transparentność tego, co dzieje się między kolejnymi transakcjami w ERP, oznaczają spadek efektywności operacyjnej. Proces trwa dłużej, ponieważ wymaga dodatkowej obsługi, choć sam system bazowy działa przecież prawidłowo.
Rozszerzenie zamiast modyfikacji
W wielu przypadkach rozwiązaniem okazuje się rozszerzenie ERP o warstwę aplikacji biznesowych, która obsługuje procesy wokół transakcji. W takim scenariuszu ERP nadal pozostaje systemem transakcyjnym i realizuje zadania, do których został zaprojektowany. Dodatkowa warstwa procesowa obsługuje natomiast akceptacje, wyjątki, kontrole, obiegi dokumentów i współpracę między działami.
Takie podejście nie zakłada bynajmniej zastąpienia ERP, ale uzupełnienie go tam, gdzie standardowy system nie powinien być rozbudowywany, bo dane zadanie wykracza poza zakres jego zastosowań.. Aplikacja procesowa może odczytywać dane z ERP, zapisywać je oraz inicjować działania bez osadzania kolejnego fragmentu logiki biznesowej bezpośrednio w jego rdzeniu. Przykładem może być obieg faktury, w którym ERP odpowiada za jej księgowanie, ale, aby było ono możliwe, dokument może wcześniej wymagać wielopoziomowej akceptacji. Te etapy mogą być prowadzone w workflow, a zatwierdzony wynik przekazany do ERP.
Procesy dostosowane do tempa rozwoju biznesu
Oddzielenie warstwy procesowej od ERP daje organizacji większą swobodę zmian. Nowy workflow lub modyfikacja istniejącego procesu nie musi oznaczać kolejnej ingerencji w system ani czekania na jego następny cykl wydawniczy. Zmniejsza się też ryzyko, że rozbudowywanie niestandardowego kodu utrudni przyszłe aktualizacje ERP.
Korzyść widać również przy migracji ERP lub przejęciu spółki korzystającej z innego systemu. Logika procesów może pozostać w warstwie aplikacji biznesowych, a dostosowania obejmują przede wszystkim integracje z nowym środowiskiem. Firma nie jest wówczas skazana na rozbudowywanie ERP ani ręczną obsługę procesów pozostających poza nim. System ERP nadal robi to, w czym jest najskuteczniejszy, a obszary wokół transakcji można automatyzować i rozwijać niezależnie – zgodnie z rzeczywistymi potrzebami organizacji.
ARTYKUŁ SPONSOROWANY