Nie wychodzi ci praca zdalna? Oto jak uniknąć błędów i być bardziej efektywnym
Masz za sobą dwa tygodnie przymusowej domowej izolacji i jednocześnie kilkanaście dni, które mógłbyś przechodzić w piżamie, pracując. Oczywiście nie robisz tego, bo każdy z tuzina poradników pracy zdalnej, jakie ostatnio czytałeś, nakazuje bezwzględnie przebierać się w “strój roboczy”. To jeden z niezbędnych wymogów, sugerują ich autorzy, który pozwoli ci utrzymać dyscyplinę i poczuć się “jak w biurze”. Nie piszą jednak, że to nie zawsze działa.
Kolejny, jaki warto mieć na uwadze, jest taki, że o ile do standardów biurowych musimy się dostosować, to już planu pracy zdalnej nikt za nas nie stworzy — musimy opracować go sami. Aby to zrobić, zwróć uwagę na kwestie, które w standardowych wyliczeniach pojawiają się rzadko, albo wcale.
1. Nie wstydź się mówić: “Dzień dobry”
Tak jak śniadanie to najważniejszy posiłek dnia, tak przywitanie z zespołem to najważniejszy etap dnia pracy. To, że widzisz awatary współpracowników i wiesz, że są dostępni, to nie to samo, co powiedzenie i usłyszenie “Dzień dobry, co macie dzisiaj w planach?”.Nawet jeśli twoi przełożeni tego nie wymagają, możesz spokojnie inicjować tego typu spotkania. Na pewno w zespole znajdzie się ktoś, komu takie wirtualne podanie ręki również uporządkuje dzień.
2. Poszukaj efektywniejszych narzędzi
Najbardziej frustrujące podczas pracy zdalnej są nieefektywne komunikatory, czy narzędzia do wideokonferencji. Trudno skupić się na omawianiu poszczególnych etapów firmowej strategii, kiedy trzeba nieustannie regulować parametry, majstrować przy słuchawkach, mikrofonie czy kamerce.Komfort pracy w takiej sytuacji mogą poprawić dwie rzeczy. Po pierwsze korzystanie z aplikacji, która została zaprojektowana do użytku korporacyjnego. Komunikatory popularnych społecznościówek sprawdzają się, gdy chcemy porozmawiać z najbliższymi, jednak nie są najlepszym (i najbezpieczniejszym) z kanałów do przekazywania wrażliwych treści.
Dobrym pomysłem będzie więc Microsoft Teams. To zintegrowana, funkcjonalna maszyna do organizacji pracy. Pozwala na tworzenie wirtualnych zespołów i przydzielanie zadań. Za pośrednictwem Microsoft Teams można przesyłać pliki czy dzielić się informacjami z różnych serwisów, a także, co oczywiste, korzystać z czatu oraz prowadzić efektywniejsze, niż dotychczas, wideokonferencje. W jaki sposób? Na przykład ograniczając liczbę obrazów z kamer poszczególnych uczestników. Nawet jeśli w spotkaniu bierze udział kilkanaście osób, na ekranie będziemy widzieć tylko trzech ostatnich mówców. Ta niewielka zmiana naprawdę robi sporą różnicę i ogranicza liczbę potencjalnych “rozpraszaczy”.
Microsoft Surface Pro - rodzina sprzętów stworzonych do pracy zdalnej•Fot. materiały prasowe
3. Zainwestuj w sprzęt
Drugą rzeczą, która sprawi, że w domowym biurze będzie nam się pracowało lepiej, jest niezawodny sprzęt. To truizm, ale mając do dyspozycji narzędzia, o których wiemy, że nie zawiodą nas w ostatnim momencie tworzenia ważnej prezentacji lub w trakcie finalizowania rozmów z kluczowym klientem, jesteśmy w stanie pracować spokojniej i po prostu lepiej.Optymalnym wyjściem jest korzystanie ze sprzętu typowo biznesowego. Podobnie jak w przypadku wspomnianego wcześniej komunikatora, tu również można spokojnie zaufać marce Microsoft i jego serii urządzeń Surface dla firm.
Urządzenia te cechuje przede wszystkim dbałość o szczegóły. Bardzo dobre głośniki, kamery i mikrofony zapewnią komfort w komunikacji. Ich dotykowe ekrany w połączeniu z piórem Surface Pen pozwalają na sporządzanie szybkich notatek i przekładanie ich na druk oraz dzielenie się nimi z innymi użytkownikami dzięki aplikacjom takim jak Microsoft Whiteboard.
Parametry urządzeń z serii Surface również robią wrażenie: za szybkość przetwarzania danych odpowiedzialne są najnowsze procesory, a za wytrzymałość — pojemne baterie, które zapewniają nawet do 13 godzin działania na jednym ładowaniu (i ewentualne doładowanie mocy do 80 proc. w niecałą godzinę).
Wydawać by się mogło, że w warunkach domowych wytrzymała bateria nie musi mieć aż takiego znaczenia, jednak jak zapewne zdążyliście się już przekonać, domowe biuro ma to do siebie, że często musi się przeprowadzać — a to na kanapę, bo biurko anektują dzieci odrabiające lekcje, a to na fotel, bo kanapę zajmuje żona, która również pracuje zdalnie. Z urządzeniami linii Surface takie zmiany miejsca przebiegają bez strat jakości naszej pracy.
Urządzenia 2 w 1, ze względu na największą mobilność, sprawdzą się w domowych warunkach idealnie.•Fot. materiały prasowe
4. Zadbaj o internet
Biuro można urządzić wszędzie - choćby w kuchni, a przerwy na kawę spędzać na przygotowaniu obiadu dla domowników. Jeśli taki rytm pracy, przeplatany obowiązkami domowymi, nam odpowiada, tak też pracujmy. Warto sprawdzać, jak większa elastyczność i różnorodność zajęć wpływa na waszą produktywność.Jest jednak jeden element, dla wirtualnego biura jest stałą niezmienną: internet. Czy to kuchnia, czy salon, czy sypialnia musicie mieć do niego stały dostęp. Praca “w kratkę” pod dyktando pojawiającego się i znikającego zasięgu wi-fi to najgorszy rozpraszacz.
Rozwiązaniem, stosowanym w urządzeniach linii Surface Pro X, które może okazać się lekarstwem na tego typu deficyty, jest slot na kartę SIM. W urządzeniu instalujemy kartę z telefonu i po problemie: nawet w pomieszczeniach, do których sygnał naszego domowego wi-fi dochodzi z większym trudem.
5. Poproś o wsparcie
Rytm pracy zdalnej może również zaburzać stres związany z brakiem zaplecza technicznego. Czasem wystarczy mała rzecz: wystąpienie nieznanego błędu systemu, czy pojawienie się komunikatu, którego wcześniej nie widzieliśmy. Co zrobić? W warunkach biurowych zadzwoniliśmy do działu IT albo nawet lepiej — zawołali kolegę informatyka, który siedzi dwa pokoje dalej. A w domu?W domu jesteśmy z reguły zdani na siebie i na naszą kreatywność w opisywaniu problemów z oprogramowaniem czy sprzętem przez telefon, czy w czasie wideorozmowy. Jak pewnie wiecie z doświadczenia, czasem taka operacja trwa 5 a czasem 50 minut. Innym razem rozwiązania nie udaje się znaleźć.
Tych wątpliwych uroków pracy zdalnej nie doświadczają pracownicy firm, w których korzysta się z urządzeń Surface, które jako pierwsze na rynku, mogą zostać skonfigurowane zgodnie z protokołem DFCI. Dzięki temu łatwiejsze staje się zarządzanie flotą komputerów oraz pojedynczymi urządzeniami.
Jedną z możliwości, jakie daje DFCI, jest zdalna zarządzanie funkcjami sprzętowymi oraz oprogramowaniem. W ten sposób dział IT może bez problemu “podejrzeć” jaki błąd wystąpił na twoim komputerze i szybko go usunąć.
6. Nie bój się ataków
Albo wręcz przeciwnie — bój się i rób wszystko, aby do nich nie doszło. Jeśli rozprasza cię myśl, że brak zabezpieczeń na twoim prywatnym komputerze mógłby spowodować utratę czy wyciek ważnych informacji, zainwestuj w sprzęt, który gwarantuje ich ochronę, czyli znów, sprzęt przeznaczony do użytku biznesowego.Tego typu urządzenia z definicji służą do przetwarzania czy przechowywania danych wrażliwych. Nic więc dziwnego, że Microsoft “barykaduje” niemal każdy element systemu. Urządzenia stają się bezpieczniejsze dzięki zastosowaniu kontrolerów DMA, metody szyfrowania danych Trusted Platform Module czy odblokowywania urządzeń przez rozpoznawanie twarzy.
System Windows 10 Pro, który obecny jest w urządzeniach Surface, jest nieustannie uaktualniany, podobnie jak jego tarcza chroniąca przed atakami zewnętrznymi — Windows Defender Credential Guard.
W tak bezpiecznym środowisku naprawdę pracuje się znacznie bardziej komfortowo. To oczywiście kwestia subiektywna, ale podejrzewamy, że poczucie cyberbezpieczeństwa może zrobić więcej dobrego dla jakości twojej zdalnej pracy niż codzienne przebieranie się w garnitur.
Artykuł powstał we współpracy z Microsoft.