Zarzuty ekspertów oceniających projekty unijne

Szczególnie dla osób, które aplikują po raz pierwszy, negatywna ocena ekspertów np. NCBR jest często nie miłym doznaniem, z którym do tej pory nie mieli okazji obcować (zazwyczaj to co robili było „naj”). W przypadku projektów badawczo-rozwojowych oraz tych wspierających inwestycje w infrastrukturę B+R, najczęstsze zarzuty w negatywnych ocenach dotyczą:

1. Nowości/innowacyjności – jest to (oprócz drugiej pozycji w niniejszym zestawieniu) jeden z najbardziej dotkliwych zarzutów jaki mogą poczynić eksperci. Wnioskodawca musi zmierzyć się bowiem z opinią wskazującą, że jego technologia, nie rzadko przedmiot wielu lat pracy niczym nowym nie jest. Często można usłyszeć „ale oni w ogóle nie rozumieją”, pytanie czy daliśmy „im” możliwość zrozumienia, tzn. czy opisaliśmy w sposób jasny skąd wynika nowość i jakie korzyści niesie. Inna sprawa, że Wnioskodawcy boją się, a co jeszcze bardziej zaskakujące po prostu nie znają konkurencji. Przegląd stanu techniki, baz danych patentowych, jest dla nich czymś zupełnie nowym.

2. Jakości zespołu - generalnie zespoły projektowe są albo zbyt małe albo zbyt duże, a najczęściej po prostu doświadczenie poszczególnych osób nijak się ma do stanowisk, które mają obejmować w ramach projektu. Tutaj największy błąd polega na tym, że Wnioskodawcy zbyt lakonicznie opisują doświadczenie zespołu, często ograniczając się tylko do zakresu obowiązków u aktualnego pracodawcy, zapominając o historii i… działalności poza zawodowej, często okazuje się, że pracownicy firmy X mają się czym pochwalić ale niekoniecznie osiągnęli to w ramach pracy zawodowej. Oczywiście zarzut skromności nie dotyczy raczej zespołów ze środowiska naukowego, tam najczęstszy zarzut to po prostu brak powiązania doświadczenia z przedmiotem wniosku.

3. Złego przyporządkowania poszczególnych zadań do typu badań – dla przedsiębiorców, a szczególnie tych aplikujących po raz pierwszy, pojęcia „badania przemysłowe” i „prace rozwojowe” są zazwyczaj nieznane stąd dużą trudność sprawia przyporządkowanie danego zadania do odpowiedniej kategorii. Ogólną zasadą jaką można się kierować w tym przypadku jest to, że badania przemysłowe powinny generować nową wiedzę a prace rozwojowe powinny prowadzić do weryfikacji/walidacji otrzymanych wyników w warunkach poza laboratoryjnych w pełnej skali. Inna sprawa, że często przedsiębiorcy skuszeni są dużo wyższą intensywnością pomocy w przypadku badań przemysłowych co skutkuje skłonnością zaliczania w ich poczet zadań, które nie powinny się tam znaleźć.

4. Adekwatności przyjętych założeń w budżecie – zazwyczaj zarzuty dotyczą szacowania danego kosztu. Wynagrodzenia, w szczególności kadry zarządzającej, znacząco odbiegają od standardów i zakresu obowiązków. Jeśli mamy do czynienia z wybitnym specjalistą to ok., ale inżynierów chemii w Polsce jest sporo i brakuje logicznego uzasadnienia by jego wynagrodzenie sięgało dziesięciu średnich krajowych. Podobnie jest w przypadku innych kosztów, ponadto często można przeczytać, że po prostu stanowisko X, urządzenie Y, albo materiał Z jest albo nie potrzebny z punktu widzenia osiągnięcia celu projektu, albo poziom ich wykorzystania jest przeszacowany (warto się zastanowić czy dany sprzęt na pewno będzie używany 365 dni w roku tylko i wyłącznie na potrzeby badań). Inny zarzut w tej kategorii dotyczy przeznaczenia sprzętu, często można spotkać się z sugestią eksperta, że dany sprzęt nie służył będzie pracom B+R, a po prostu bieżącej produkcji.

5. Opłacalności przedsięwzięcia – co ciekawe wielu przedsiębiorców nie potrafi wykazać opłacalności wdrożenia, a jeśli już to robi to rentowność przedsięwzięcia oscyluje wokół poziomów aktualnie dostępnych lokat. Dlaczego Państwo ma brać udział w przedsięwzięciach, które już w fazie koncepcyjnej nie mają potencjału?

Generalnie wielu zarzutów można uniknąć już na etapie przygotowywania projektu, dokładnie analizując kryteria danego konkursu. Gdy jednak otrzymujemy negatywną ocenę warto dobrze się jej przyjrzeć gdyż:

- brak znajomości wytycznych konkursowych przez ekspertów – tak, zdarzają się oceny niezgodne z wytycznymi konkursowymi. Powiedzmy, że eksperci nie zawsze o nich pamiętają, co może wynikać np. z mnogości zasad itd.

- niespójność ekspertów – bardzo często opinie ekspertów są niespójne tzn. w jednym miejscu ekspert potrafi pisać, że niezasadność zakupu tak drogiego sprzętu potwierdzony jest tym, że nawet instytuty naukowe w niego nie inwestują, a w dalszej części opinii można przeczytać, że zamiast kupować lepiej byłoby skorzystać z najmu oferowanego przez te same instytuty, których nie stać na zakup.

- brak znajomości branży – czasami ekspert, mimo iż branżowy daje silny sygnał, że nie koniecznie tak jest.

Powyższe, o ile zostanie wyłapane i wyczerpująco udowodnione, daje duże szanse na pozytywne rozpatrzenie odwołania, jeśli natomiast ocenimy, że uwagi były trafne a to my popełniliśmy błąd, warto po prostu poprawić wniosek i aplikować ponownie. Na odwołanie nie ma zazwyczaj zbyt dużo czasu, ale niekiedy instytucje pośredniczące przypadkowo „idą na rękę” Wnioskodawcy znacząco zwlekając z przesłaniem listu z oceną (14 dni przeradza się czasami w 3 m-ce, jest to dużo czasu by zebrać sensowne argumenty). Czasami jednak nie warto się odwoływać, co może wynikać z regulaminu konkursu, tzn. złożenie odwołania może zablokować możliwość ponownej aplikacji. Nie mniej jednak przygotowując projekt warto trzymać się instrukcji i zadać sobie trud weryfikacji tego co napisane przez osobę trzecią.