7 wskazówek dla tych, którzy wiecznie się nie wyrabiają z pracą

Wiele lat temu udało mi się wypracować kilka drobnych sztuczek, które pozwalają mi nieco lepiej poukładać siebie w czasie. Nie jest to nic odkrywczego, ani przepis idealny na „4-godzinny dzień pracy”. Ot, kilka zasad, które porządkują mi życie zawodowe.

Uważam, że klucz nie tkwi w idealnym planowaniu, a podejmowaniu właściwych działań. Harmonogram Twojego dnia najczęściej rozwala się nie tyle przez to, że założenia były błędne, co przez ich fatalną realizację.

To absolutna podstawa. Stosowałem metodę ABC (oznaczamy literą A zadania konieczne do realizacji, B - mniej ważne, itd.), ABCD i jeszcze większe wycinki alfabetu. Niestety efektem było realizowanie zadań z pierwszej grupy, części zadań z drugiej i nie dotykanie dalszych. Podświadomie czułem, że skoro są mniej ważne, mogę je zostawić „na kiedyś”.

Sprowadziłem ustalanie priorytetów do 2 grup: „krytyczne” i „ważne”. Wszystko, co jest poniżej „ważne”, ląduje w koszu. Nie mam już listy „w wolnej chwili”. Nie dożyję tego momentu.

Zrezygnowałem z wrzucania na listę zadań, których realizacja przekracza godzinę. Większe tematy dzielę na kilka. Jedynym wyjątkiem są spotkania z klientem, które przeciągają się z powodu jego nadaktywności i zainteresowania produktem.

Zalet takiego działania jest wiele. Godzina to maksymalny czas, kiedy mogę się na czymś skupić i nikt w biurze mi nie przeszkadza. Dzieląc zadania na krótsze odcinki, lepiej przewiduję, jak potoczy się ich realizacja i jakie problemy mogę napotkać.

Oczywista rzecz, ale bywa pomijana. Gdyby ktoś zadał Ci wieczorem pytanie „Jak się ma efekt Twojej dzisiejszej pracy do celu firmy, w której pracujesz?” - czy masz pewność, że Twoja odpowiedź postawi Cię w dobrym świetle? Nawet jeśli zdarza Ci się kończyć dzień wycieńczonym, po wielu godzinach spędzonych w biurze - czy wszystko, czym się tego dnia zajmowałeś było rzeczywiście konieczne do osiągnięcia celu firmy? Nie mówię tu o oglądaniu filmów z kotkami, czy przeglądaniu Facebooka (o ile to nie to samo). To zupełnie inny temat. Zakładam, że pracowałeś wiele godzin, wykonując zadania związane z Twoją pracą, jednak czy ich efekt istnieje i ma wartość dla Twojej firmy?

Polecam lekturę książki Briana Tracy pod tytułem „Zjedz tę żabę”. Jest to pozycja z cyklu „mądrych książek”, do których podchodzę z coraz większym dystansem, ale akurat tutaj autor nie przekracza granicy absurdu. Język lekki, więc to przyjemna, weekendowa lub wakacyjna lektura. Dla tych, którzy boją się czytać, wersja skrócona: im mniej masz ochoty na podjęcie zadania, które i tak Cię czeka, tym szybciej powinieneś zacząć.

Masz zaplanowaną trudną rozmowę z klientem? Zadzwoń od razu. Musisz zwolnić pracownika? Nie odkładaj tego. Nudny raport do napisania? Zacznij dzień właśnie od niego.

Nie ma tu wielkiej filozofii. Nie odkładaj zadań na później. Nie twórz sztucznych wymówek. Po prostu zrób to od razu.

W delegowaniu obserwuję u siebie bardzo ciekawe zjawisko, z którym mocno walczę. Nie tyle nie lubię powierzać komuś pracy, co mam obawy, że ktoś wykona zadanie inaczej, niż zrobiłbym to ja. Nie znaczy to od razu, że gorzej. Po prostu inaczej. Z mojego punktu widzenia to wielki problem, ale bardzo często nikt oprócz mnie tej różnicy nie zauważy. A nawet jeśli zauważy, nie ma ona większego wpływu na cele mojej firmy.

Podobny problem zauważam u wielu znajomych. Warto z nim walczyć, bo w skrajnym przypadku doprowadzają do sytuacji, gdy prezes dużej firmy poprawia teksty na stronie internetowej, będąc przekonanym, że nikt oprócz niego nie jest w stanie napisać, czym właściwie jego firma się zajmuje.

Na szczęście jestem introwertykiem, więc jest mi łatwiej. Wiele lat przepracowałem w różnych korporacjach i o zjawisku spotkań mógłbym pewnie napisać książkę. Mam wręcz wrażenie, że spotkania to podstawa funkcjonowania sporej części firm. Mają wiele zalet - pozwalają oderwać się od biurka, wypełniają kolorami kalendarz, łatwo je zaraportować jako ciężką pracę i na dodatek można przypadkiem podczas nich zrobić coś pożytecznego. Najważniejsze, żeby spotkanie było prawdziwe. Czyli oficjalne, Outlookowe. Inaczej się nie liczy. I musi trwać przynajmniej dwie godziny. Inaczej się nie liczy.

Niestety nawyk sztucznie napompowanych czasowo spotkań bez szczególnego celu, wypełzł poza korporacje.

Bardzo często 10-minutowe spotkanie zastąpi 2-tygodniową dyskusję mailową. Nie chodzi więc o to, żeby zrezygnować z kontaktów międzyludzkich. Trzeba jednak dobierać formę komunikacji do potrzeb.

Ograniczam spotkania (nawet z klientami) to absolutnego minimum. Zastanawiam się, które informacje są dla odbiorcy istotne, a którymi dzielę się „z rozpędu” albo bez wpływu na naszą współpracę. Sztucznie skracam spotkania jeśli czuję, że nie mają sensu.

Kilkanaście ostatnich minut w biurze spędzam na analizie dnia i planowaniu kolejnego.

Skupiam się na tym, czego nie udało się zrealizować i tematach, które zajęły więcej czasu, niż planowałem. Na bieżąco wypisuję rzeczy, które rozwaliły mi dzień.

Planując kolejny dzień, układam zadania tak, żeby wypełniły maksymalnie 3/4 czasu spędzonego w biurze, dzięki czemu mam pole manewru w przypadku „wrzutek”. Ustalam priorytety, przesuwam „żaby” na początek dnia.

—

Jeśli obserwujesz u siebie wieczne nie wyrabianie się w czasie, polecam totalny reset. Wyzerowanie kalendarza, listy zadań i wszelkich harmonogramów. Poukładanie wszystkiego od początku. W oparciu o niektóre z powyższych, a może całkiem inne zasady.

Ważne, żebyś miał poczucie, że nie marnujesz czasu. I zasady, które obierzesz, powinny służyć tylko i wyłącznie temu celowi. Niezależnie od tego, czy poświęcasz pracy 6, 8, czy 10 godzin dziennie, nadal jest to mnóstwo czasu. Nie marnuj go.