Czym jest prokura i co odróżnia ją od zwykłego pełnomocnictwa?

Prokura może zostać udzielona – co do zasady - przez każdego przedsiębiorcę. Wprawdzie art. 109(1) k.c. wskazuje, że prokura jest pełnomocnictwem udzielanym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, jednakże w obecnym stanie prawnym każdy podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą podlega wpisowi do właściwego rejestru. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą ewidencjonowane są w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (popularnie zwanej CEDIG), spółki (bez względu na to czy są to spółki osobowe czy kapitałowe) i inne podmioty rejestrowane są w Krajowym Rejestrze Sądowym. Szczególną sytuację mają osoby prowadzące działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, bowiem spółka ta nie podlega rejestracji w żadnym z rejestrów. Nie oznacza to jednak że w razie prowadzenia działalności gospodarczej tej właśnie formie nie jest możliwe ustanowienie prokury. W tym przypadku przedsiębiorcami są wszyscy wspólnicy spółki cywilnej i to oni podlegają wpisowi do CEDIG, a to oznacza że i oni mogą ustanowić prokurę.

Zakres umocowania prokurenta – w przeciwieństwie do pełnomocnictwa - został określony przez samego ustawodawcę w art. 109(1) i 109(3) k.c. Nie może on zostać przez przedsiębiorcę zmieniony ani ograniczony. Zgodnie z przywołanymi powyżej przepisami udzielenie prokury upoważnia do podejmowania w imieniu przedsiębiorcy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych, które związane są z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Samo zatem oświadczenie, że przedsiębiorca powołuje na prokurenta Jana Kowalskiego, oznacza że Jan Kowalski będzie mógł podejmować – dotyczące tego przedsiębiorstwa - czynności określone w powołanym powyżej przepisie. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że ustanowienie prokury nie oznacza udzielenia nieograniczonej możliwości decydowania o losach przedsiębiorstwa. Art.109(3) k.c. zawiera wyłączenia z zakresu umocowania prokurenta. Stosownie do tego przepisu osoba będąca prokurentem nie może – powołując się na udzieloną jej prokurę – reprezentować przedsiębiorcy przy zbyciu przedsiębiorstwa, zbyciu lub obciążeniu nieruchomości, wchodzącej w jego skład czy przy dokonaniu czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania. Aby prokurent mógł przy takiej czynności reprezentować przedsiębiorcę, ten ostatni musi udzielić mu pełnomocnictwa do dokonania tej konkretnej czynności.

Warto także pamiętać, że prokurent może ustanowić dla przedsiębiorcy innych pełnomocników. Pełnomocnictwo udzielone przez prokurenta może być pełnomocnictwem do poszczególnej czynności albo do pewnego rodzaju czynności. Oczywiście zakres umocowania pełnomocników ustanowionych przez prokurenta nie może przekraczać zakresu umocowania samego prokurenta.

W tym miejscu zwrócić należy uwagę na pewien wyjątek, który w pierwszej chwili mógłby wydawać się czynnością związaną z prowadzeniem przedsiębiorstwa, choć w istocie nią nie jest. Mowa o czynnościach podejmowanych w imieniu przedsiębiorcy przed sądem gospodarczym - Krajowym Rejestrem Sądowym (np. postępowaniach o zmianę wpisu w KRS). Orzecznictwo zgodnie przyjmuje, że reprezentowanie spółki w postępowaniu rejestrowym nie zalicza się do czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa i z tego powodu spółka nie może być w nim reprezentowana ani przez prokurenta, ani przez pełnomocnika (nawet profesjonalnego pełnomocnika procesowego) ustanowionego przez prokurenta. W tym przypadku pełnomocnictwo musi pochodzić od innych umocowanych do podejmowania tych czynności osób (np. członków zarządu).

Aby sprostać różnym potrzebom przedsiębiorców ustawodawca wyróżnił trzy rodzaje prokury. Pierwsza opisana została powyżej. Można nazwać ją prokurą samodzielną albo samoistną, bowiem upoważnia osobę której jej udzielono do samodzielnego podejmowania czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Możliwe jest jeszcze udzielenie prokury łącznej. Jej zakres nie będzie różnił się od prokury samoistnej, różnić jednak będzie się sposób działania. Prokurent łączny nie posiada umocowania do samodzielnego działania w imieniu przedsiębiorcy. Dla skuteczności podejmowanych przez niego działań konieczne będzie działanie dodatkowej osoby – zazwyczaj drugiego prokurenta łącznego (choć w praktyce znana jest także tzw. prokura niewłaściwa – z członkami zarządu).

Natomiast dla tych przedsiębiorców, którzy w swojej działalności prowadzą oddziały i chcieliby ograniczyć zakres umocowania prokurenta ustawodawca przewidział tzw. prokurę oddziałową. Prokura ta może być zarówno prokurą samoistną jak i łączną, ale charakteryzuje ją to, że ogranicza się li tylko do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. W ten sposób przedsiębiorca ogranicza zakres czynności, które może podjąć prokurent tylko do czynności związanych z ”jego” oddziałem i wyklucza możliwość podejmowania czynności dotyczących innego oddziału, z którego działalnością prokurent nie jest związany.

Z uwagi na skutki, niezwykle istotne jest również zachowanie przewidzianej przez przepisy formy udzielenia prokury. Art. 109(2) k.c. zastrzega dla udzielenia tego rodzaju pełnomocnictwa formę pisemną i to pod rygorem nieważności. Nie zachowanie tej formy (np. udzielenie umocowania w formie ustnej) oznacza, że umocowanie w ogóle nie zostało udzielone a prokurent – jeżeli podjął jakieś czynności w imieniu przedsiębiorcy – uczynił to bez należytego umocowania. W takiej sytuacji, aby czynności pozostały w mocy powinny zostać potwierdzone przez osobę w imieniu które działał niedoszły prokurent. W przypadku „zwykłego” pełnomocnictwa ustawodawca tak daleko idących skutków nie przewidział.

Ponieważ prokura – jak każdy stosunek dwustronny – nie jest czynnością dokonywaną raz na zawsze. Przepisy kodeksu cywilnego przewidują sytuacje, w których prokura ona wygasa oraz umożliwiają jej odwołanie. Odwołanie prokury jest czynnością stosunkowo prostą. Jest to możliwe w każdym czasie. W tym przypadku przepisy nie przewidują żadnej formy, której zachowania wymagałoby oświadczenie o odwołaniu umocowania, dlatego też należy przyjąć iż możliwe jest odwołanie prokury w każdej formie, byleby wola przedsiębiorcy została ujawniona w sposób dostateczny. W przypadku przedsiębiorcy jednoosobowego jest to sytuacja prosta, bowiem może on po prostu oświadczyć dotychczasowemu prokurentowi, iż odwołuje udzieloną mu prokurę. W przypadku spółek sytuacja (tylko pozornie) może wydać się nieco bardziej skomplikowana, zwłaszcza w przypadku podmiotów posiadających wieloosobowy zarząd. W rzeczywistości tak jednak nie jest, bowiem przepisy kodeksu spółek handlowych wskazują, że dla odwołania prokury nie jest potrzebna zgoda całego ani nawet większości zarządu. Odwołanie prokury może zostać dokonane przez każdego z członków zarządu.

Ustawodawca przewidział także możliwość wygaśnięcia prokury. Prokura wygasa po wystąpieniu okoliczności zmierzających do zakończenia bytu prawnego przedsiębiorcy (otwarciu likwidacji czy wykreśleniu przedsiębiorcy z rejestru) ale także w razie ogłoszenia przez niego upadłości czy przekształcenia. Ponadto prokura wygasa na skutek śmierci prokurenta. Śmierć przedsiębiorcy natomiast ani utrata przez niego zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.

Na koniec wskazać także należy jeszcze jedną charakterystyczną dla prokury cechę, odmienną od cech zwykłego pełnomocnictwa. Chodzi o to, że ustanowienie i wygaśnięcie prokury podlega obowiązkowi ujawnienia w odpowiednim rejestrze przedsiębiorców. Ten obowiązek ma stanowić dodatkową gwarancję pewności obrotu. Łatwość zaś uzyskiwania informacji ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców pozwoli na bieżąco weryfikować czy dana osoba rzeczywiście ma umocowanie do działania w imieniu przedsiębiorcy.
Nakładając obowiązek zgłoszenia do rejestru ustanowienia prokury ustawodawca doprecyzował zakres informacji, które powinno zawierać zgłoszenie o udzieleniu prokury. Należy w nim określać rodzaj prokury (czy jest to prokura samoistna, łączna czy oddziałowa), a w przypadku prokury łącznej także sposób jej wykonywania (np. łącznie z innym prokurentem).