Scrum dla zapracowanych zespołów kreatywnych

Od kiedy pamiętam jestem fanką wprowadzania nowych standardów, nowych metod działania i nowych narzędzi. Wadą mojego podejścia jest niestety nadmiar pomysłów i inspiracji, które tłoczą mi się w głowie i utrudniają szybkie i sprawne działanie. Jednak w branży kreatywnej moja postawa to raczej standard. Piarowcy to rycerze reaserchu i wiecznie głodni wrażeń poszukiwacze inspiracji.

Metodę na poskromienie tej nadaktywnej kreatywności podsunął mi jeden z klientów. Firma programistyczna Pragmatists, używająca zwinnych metodyk, zainspirowała mnie do zainteresowania się Scrumem, który postanowiłam wdrożyć w moim małym zespole. Według badań Jeffa Sutherlanda ze Scrum.inc, zwinne zespoły mogą zrobić dwa razy więcej pracy w połowę czasu. Kto by tak nie chciał? Wdrożyłyśmy Scruma.

Pracujemy w tygodniowych lub dwutygodniowych iteracjach, starając się uzyskać satysfakcjonujący, czyli działający produkt. To wystarczający okres, żeby przygotować kolejną wersję przyrostu, czyli w naszym przypadku jakiegoś produktu wydawniczego, infografiki, e-booka. Wersja papierowa procesu jest ciągle przed naszymi oczami, a elektroniczna - na wspólnym dysku.

Pierwszy efekty? Od razu zauważyłyśmy, że mamy zbyt dużą warstwę „work in progres” (czyli w trakcie), dlatego sukcesywnie staramy się ograniczać jej rozmiar. Oznacza to czasem twarde negocjacje z samą sobą, odmawianie udziału w nowych projektach czy przetargach oraz, niestety, konieczność mówienia „nie” klientowi, jeśli kolejna rzecz, którą chce nam zlecić nie mieści się (literalnie!) na naszej tablicy.

Kontrola płynności i jakości procesu odbywa się każdego dnia. Codziennie spotykamy się na stojąco (to bardzo ważne, bo przy okazji tworzymy dobry nawyk wstawania od biurka!) przy naszej tablicy i uaktualniamy status działań. Trzy pytania: co zrobiłam od ostatniego spotkania, co zamierzam zrobić teraz i jakich problemów się spodziewam albo jakie nowe możliwości widzę. Cała odprawa trwa kwadrans.

Zaczynają dawać znać o sobie kolejne benefity nowej metody. W każdej chwili widzimy naszą produkcję. W razie potrzeby potrafimy szybko przeszeregować zadania i nic nam nie umyka z pola widzenia. Nie mówiąc o satysfakcji, kiedy karteczka z fazy „w trakcie” znajdzie się szybko w fazie „testowanie” (wysyłka do klienta) i tego samego dnia wróci z atestem: „przyjęte”!

Szacując ostrożnie - wzrost produktywności o jakieś 30%, naszej frajdy - 100%. Ta metoda pozwala scalić zespół, jaśniej precyzując obowiązki dla każdego oraz wzmacniając interakcje między ludźmi. Scrum promuje kooperację, przejrzystość i ciągłe doskonalenie. Wszystkie problemy w zespole wychodzą na jaw, ale też szybko można im zaradzić.

Zamknięciem każdej iteracji w Scrumie jest retrospekcja, czyli zespołowa burza mózgów i generowanie nowych insightów (wgląd w to, co ważne). Na razie robimy wewnętrzne podsumowanie iteracji, ale planujemy wkrótce włączyć w ten proces klientów. Omawiamy krótko, co poszło nie tak, ale skupiamy się przede wszystkim na sukcesach: co zrobiłyśmy dobrze.

Retrospekcja pozwala nam pozbyć się niepotrzebnego balastu (nie wracamy już do omówionych błędów) oraz systematycznie podejmować działania, które kolejny sprint uczynią jeszcze lepszym od poprzedniego. To bardzo ważny moment w życiu każdego zespołu. Co zrobię inaczej następnym razem? To pytanie towarzyszy nam średnio raz w tygodniu, w piątek.

Oprócz Scruma ważne jest nastawienie w duchu Lean Startup: wdrażanie produktów już w bardzo wczesnych fazach (Minimum Viable Product), przyrostowy rozwój, traktowanie pomysłów biznesowych i produktowych jako hipotezę do jak najtańszego zweryfikowania w praktyce. Zainspirował mnie przykład holenderskiej agencji PR, która zamiast pracować od razu nad e-bookiem, weryfikowała najpierw pomysły na treści w mediach społecznościowych. Tematy, które się spodobały społeczności rozwijała w posty blogowe, a na końcu miała gotowy i przetestowany produkt (oraz dodatkowo ruch na stronie www).

Nasz e-book pozwoli ci zapoznać się ze Scrumem w kilka chwil. Poznasz wartości, zasady i zaawansowane praktyki tej rewolucyjnej metody zarządzania projektami. A może wkrótce masz spotkanie w projekcie, którego zespół używa Scruma? Sięgnij po nasz przewodnik. Scrum jest dla wszystkich, ale nie do wszystkiego. Jeśli nie jesteś zadowolony z ostatniego projektu, który trwał zbyt długo, okazał się bardziej złożony niż na początku myślałeś/myślałaś, a w jego trakcie wynikły problemy z niejednolitym rozumieniem wymagań u ciebie i klienta, to warto zainteresować się Scrumem.