Jak być dobrym i szanowanym szefem

Celem krytyki jest zmotywowanie pracownika do lepszych działań i zmian ku dobremu, a nie poniżenie czy wpędzenie w poczucie winy. Krytyka ma być dla pracownika prezentem , umożliwiającym mu skorygowanie złego toru działania, który obrał i uniknięcie katastrofy. Pamiętajmy, że otwarte krytykowanie nie jest dobrą praktyką. Na pewno warto każdorazowo zauważać wymagające korekty zachowania, ale nigdy nie dyskredytować pracownika na forum. Chwalić na forum tak, krytykować na forum nie. Każda osoba wymaga spersonalizowanej formy komunikacji – od aluzji do kilkunastominutowego wykładu, aby poczuła wagę problemu, przyjęła go, a nie z założenia odrzuciła.

Wg Pani doktor Pauliny Sobiszewskiej można wymienić 4 najczęściej popełniane błędy pracodawców w obszarze krytyki:

a) Nagromadzenie problemów – nie informowanie pracownika na bieżąco o jakości jego pracy może skutkować buntem lub depresją.

b) Uwypuklenie negatywnej informacji zwrotnej – marginalizowanie pozytywnej oceny pracownika źle wpływa na jego motywację do pracy.

c) Niedostosowanie komunikatu do odbiorcy.

d) Polityka „niezapowiedzianej kartkówki” – nie łapiemy pracownika „na gorącym uczynku”, informujemy pracownika co będzie podlegało ocenie.

Pamiętajmy, że każda regularna forma jawnej wymiany informacji pozytywnie wpływa na pracę jednostki i zespołu. Porównując pracę współpracowników każdy wie, co należy robić i jaka droga prowadzi do sukcesu – awansu, podwyżki, pochwały, samodoskonalenia i świadomie dąży do rozwoju własnego i firmy. Wie też, że jeżeli zboczył z kursu, ktoś inny zwróci mu na to uwagę zanim dojdzie do katastrofy. To buduje poczucie bezpieczeństwa, dzięki temu łatwiej jest się zaangażować, wziąć odpowiedzialność za zadania i dbać o ich wynik.

Główną wadą szefów - kierowników jest spychologia. U wielu moich przełożonych najczęstszym powiedzeniem używanym świadomie lub nie świadomie było: „weźmy się i zróbcie.” Nic tak nie demotywuje jak świadomość, że muszę wykonać nie tylko swoją pracę, ale i pracę szefa lub jeszcze kolegów. „Ty jesteś w tym dobry, to zrób to jeszcze za Damiana i Grześka, a my lecimy teraz na kawę obgadać nowy projekt. Dasz radę za godzinę?” – znacie to? Przez takie działania częstą praktyką w firmach jest „niepokazywanie innym, że potrafię”. Pracownicy mówią: „Nie będę się wychylał, jak pokażę, że potrafię to dołoży mi obowiązków i wtedy to już z niczym się nie wyrobię.” Dobry kierownik mówi: „Jak mogę Ci pomóc? Czy masz jakiś pomysł jak usprawnić pracę?”. W dobrych firmach gdzie dba się o rozwój pracownika stworzone zostały „platformy innowacyjności” – miejsca gdzie każdy pracownik bez względu na jego stanowisko ma możliwość zgłoszenia swojego pomysłu, który może usprawnić, udoskonalić pracę. Nie ma głupich pomysłów – są tylko źle zrealizowane. Receptą na spychologię jest jasny podział obowiązków w zespole. Badania pokazują, że 80% urzędników nie wie jaki ma zakres obowiązków. Realizują zadania przypadkowe i często takie, które dostali w „w spadku” po innych. Nie jest to wina pracownika. Tylko szef rozdziela zadania i rozlicza pracownika z ich wykonania. Tylko z czego rozliczyć pracownika, który nie wie jakie są jego zadania? Zróbcie w swoich firmach test: niech każdy pracownik na czystej kartce papieru napisze w 10 punktach swoje obowiązki – jeżeli może więcej, niech napisze wszystkie. W ten sposób można porównać zakres obowiązków poszczególnych pracowników i usprawnić pracę każdego w dowolny sposób.

Każdy z nas ma jakieś preferencje osobowościowe. Są ludzie, których lubimy bardziej, są tacy, których lubimy mniej. Z jednymi rozumiemy się bez słów, innym trzeba nasz pomysł długo tłumaczyć. Profesjonalny szef nie pokazuje wyższości jednego pracownika nad drugim. Każdy jest wartościowy i każdy ma takie same możliwości w realizacji strategii firmy a co za tym idzie na ścieżce własnej kariery. Zadaniem dobrego szefa jest zrozumienie skomplikowanych osobowości i charakterów swoich podwładnych i odkrycie w nich tego co najlepsze zarówno dla siebie jak i dla instytucji w której pracują. Złota zasada: „Oddziel ludzi od problemu” sprawdza się tu znakomicie. Najważniejsze jest tu poznanie i nazwanie najważniejszych interesów własnych i partnera. Nie jesteś moim wrogiem, więc nie będę Cię atakował i upokarzał. Razem zaatakujmy problem, przed którym stoimy.

Kolejnym czynnikiem powodującym frustrację w zespole jest „kradzież pomysłów”. Ileż to razy podczas „burzy mózgów” pracownicy znajdują rewolucyjne i rewelacyjne rozwiązania problemu, które podczas dyskusji są przez szefa negowane i odrzucane. Jednak po jakimś czasie okazuje się, że nasz pomysł został zrealizowany skutecznie, osiągnął zamierzony efekt, poprawił funkcjonowanie firmy czy tez zwiększył jej obroty. Jednak autorem tej strategii rozwoju nie jestem ja, tylko mój szef. Po prostu ukradł mój pomysł i przedstawił go jako własny. Urósł tym samym w oczach np. zarządu czy właściciela, zmalał jednak znacznie w oczach swojego zespołu i ludzi mu podległych. Dużo lepiej i uczciwiej wyglądałoby docenienie „swojego pracownika” na forum publicznym gdzie poinformowano by kto jest autorem sukcesu związanego z wprowadzeniem nowego innowacyjnego projektu. Czyż ten „złodziej pomysłów” nie wyglądałby lepiej w oczach swoich mocodawców gdyby pokazał na forum swój zespół. Zespół, który jest kreatywny, twórczy, innowacyjny. Zespół gdzie każdy ma równe prawa a sposób zarządzania zespołem pobudza pracowników do twórczych rozwiązań. Taki sposób zarządzania buduje pozytywne postawy i motywuje do kolejnych kreatywnych działań w zakresie rozwoju nie tylko firmy ale przede wszystkim rozwoju osobistego poszczególnych pracowników.

Docenianie, pochwały i pozytywne wsparcie przełożonego to kilka z kluczowych czynników motywujących do pracy oraz elementy pozwalające zbudować zaangażowanie. Badania przeprowadzone przez firmę McKinsey w 2009 roku wśród ponad 1000 respondentów z całego świata pokazały, że docenianie – opisane w badaniu przy pomocy takich dwóch wskaźników jak: Pochwała ze strony bezpośredniego przełożonego oraz zainteresowanie, uwaga poświęcona przez lidera – to bardzo silny motywator pozafinansowy. W Polsce mamy podobną sytuację. Najsilniej pracowników motywuje docenianie ich pracy i zaangażowania (badania Pracuj.pl i Training Partners). Z drugiej strony okazuje się jednak, że ten jeden z najsilniejszych motywatorów do pracy jest najrzadziej zapewniany. Liderzy chcąc doceniać innych powinni zwrócić uwagę na 3 istotne elementy: kogo, za co i kiedy doceniać. Nie ma nic gorszego dla pracowników niż permanentny brak dostrzegania i doceniania ich wysiłków. Warto na bieżąco śledzić prace podwładnych i współpracowników, zauważać nawet małe postępy i sukcesy. Warto też pamiętać, że docenianie to nie tylko pochwały i nagradzanie za sukcesy, czy wyniki. Formą docenienia, na pewno zauważalną i odczuwalną przez pracowników jest indywidualne traktowanie ludzi, zaufanie i uczciwość wobec podwładnych. Docenianie to także przekazywanie odpowiedzialności pracownikom, czy poszerzanie zakresów tej odpowiedzialności, a więc stałe podnoszenie poprzeczki i wymagań, stawianie wyzwań i zaufanie, że pracownik sobie poradzi. Docenianie to także stałe sygnalizowanie i zapewnianie, że to co robią pracownicy jest ważne, ma sens i jest wartościowe dla organizacji – czyli nadawanie znaczenia pracy. Ludzie widząc, że ich praca ma sens, że osiągają sukcesy i postępy, doceniane przez innych, są bardziej zaangażowani i efektywniejsi, poprawia się ich samopoczucie. Pamiętaj zatem szefie – warto doceniać.

Integracja to istotny czynnik scalający i spajający zespół. Integracja powinna być ciągłym, stałym elementem w zespole. Nie tylko sporadycznie występującym na „imprezach firmowych”. Do elementów integracji zespołu można zaliczyć takie elementy jak:

a) Szczere wyrażanie swoich opinii przez każdego z członków zespołu – każdy ma prawo do wypowiedzi.

b) Szanowanie zdania każdego z członków zespołu – zdanie każdego jest brane pod uwagę i z jednakowym szacunkiem rozpatrywane.

c) Prawo do asertywnych zachowań – każdy ma prawo odmówić wykonania narzuconego mu działania – rozpatrzmy z szacunkiem jego argumenty.

d) Możliwość kreowania swojej rzeczywistości firmowej – każdy ma prawo rozwijać się w swoim zakresie w najlepszy dla niego możliwy sposób.

Ważne jest również, aby Lider był osobą, która nie „sieje postrachu”, która daje możliwość wypowiedzenia się każdemu na dowolny ważny dla niego temat. Lider musi być osobą, która rozwiązuje konflikty, a nie je eskaluje. Musi być mediatorem i dążyć do kompromisu. Musi integrować, a nie dzielić.

Praca w chaosie powoduje jeszcze większy chaos i w konsekwencji nikt nie wie co ma robić. Rolą szefa jest poukładanie pracy w sposób odpowiedni dla firmy jak i dla pracowników. Tylko jasne, proste zasady działania przyniosą oczekiwany efekt. Stwórz razem ze swoimi pracownikami kontrakt, który każdy zaakceptuje i się pod nim podpisze. Określcie wartości jakimi się kierujecie. Znajdźcie priorytety i rzeczy mniej ważne. Podzielcie obowiązki i zastanówcie się w jaki sposób się z nich rozliczyć i jak je ocenić. Sprawy prywatne wykonuj po pracy. Nie wykorzystuj swojej pozycji do realizowania celów prywatnych. Ileż to razy w jednej z firm w której pracowałem jako przedstawiciel handlowy odbierałem telefon od szefa i słyszałem: „Gdzie jesteś?... No to nic, jedź do mnie do domu i weź mi córkę zawieź do dentysty. Tylko poczekaj na nią godzinkę i zaraz odwieź do domu. Potem wracaj do pracy. Nara.” Co było robić, jechałem do dentysty. Swoje obowiązki musiałem i tak wykonać, a dentysta zabierał mi co jakiś czas 2 godziny życia. Kierujmy się w pracy wartościami ustalonymi wspólnie, wtedy pracownik będzie mógł asertywnie zareagować.

Podstawowa zasada nie tylko szefa, ale każdego. Szczerość i uczciwość w kontaktach jest niezbędna w prawidłowym funkcjonowaniu zespołu. Niedomówienia, niepewność, brak lojalności, plotka – to elementy rozsadzające zespół od środka. Nie ma nic gorszego niż szef mówiący pracownikowi jedno, a poza jego plecami drugie. Często niestety zdarza się, że liderzy nieświadomie wprowadzają do zespołu konflikty i niepotrzebną rywalizację. Jako liderzy szukajmy rozwiązań obserwując innych i ucząc się od nich. Nie wprowadzajmy złej atmosfery mówiąc: „Popatrz na Kubę, to jest pracownik. Ma 120% planu już siedem miesięcy. A Ty teraz masz ledwo 80% i ciągle lecisz w dół. Nigdy go nie dogonisz. Kuba dostanie premię, urlop i zwiększę mu budżet na inwestycje. Ty ze swoim marnym wynikiem możesz jedynie szybko znaleźć rozwiązanie swojego upadku, a przez Twoje złe wyniki cały budżet inwestycyjny Ci zabieram. Jak tak dalej będzie to nie będę mógł Ci pomóc i nie znajdę więcej argumentów, żeby Cię obronić. Weź się do roboty, szybko !!!” Poszukajmy razem z pracownikiem powodów takiego stanu rzeczy. Nie zostawiajmy go z problemem samego. Nie porównujmy go do innych. Zaangażujmy wszystkie siły (cały zespół) do znalezienia rozwiązania problemu. Pokażmy szczerze i uczciwie że nam na nim zależy, a nie tylko na wynikach, cyfrach, planach, premiach i pieniądzach. Pamiętajmy, że to ludzie są najważniejsi.

Na własnym przykładzie pokażmy innym, że ciężką pracą, kreatywnością, pomysłem, pozytywną postawą, dobrymi relacjami z innymi, szczerością, odpowiednią komunikacją, empatią, asertywnością i odwagą można osiągnąć sukces. Przecież ja też kiedyś byłem pracownikiem niższego szczebla. Nikt nie rodzi się kierownikiem, szefem, liderem (chyba, że wchodzi do firmy rodzinnej od razu na poziom decyzyjny – jednak rynek szybko weryfikuje takie osoby i albo biznes pod jej rządami się rozwija albo pada). Każdy lider na swojej drodze pokonywał trudności, przekonywał do swoich racji, miał gorsze i lepsze dni. Zadaniem lidera jest zbudowanie autorytetu i pokazywanie na swoim przykładzie, że sukces jest w zasięgu ręki. Skoro ja to zrobiłem, każdy też może to zrobić. A jeżeli nie wiesz jak to zrobić, to przyjdź do mnie, porozmawiamy i wspólnie podejmiemy działania, które przyniosą oczekiwany efekt. Bądź motywatorem i inspiratorem swoich pracowników. Zrezygnuj z komunikatu „Ty” (np. Ciągle się spóźniasz), mów z perspektywy „Ja” (np. Przykro mi, że nie przychodzisz do pracy na czas. Jest mi z tym źle i chciałbym, żebyś zwrócił na to swoją uwagę. Proszę Cię o poprawę tego elementu.) W ten sposób właśnie budujemy swój autorytet lidera. Pamiętajmy też, że dobry przywódca potrafi się przyznać do błędu ( w końcu błędów nie popełnia tylko ten co nic nie robi). Dużo lepiej w oczach pracowników wygląda szef, który mówi: „Przepraszam, pomyliłem się. Miałeś rację, to nie była moja dobra decyzja.”, niż „Oczywiście miałem rację, jednak okoliczności i działania innych sprawiły, że ten projekt nie wypalił. Następnym razem musicie się bardziej postarać.” Dobry zespół to taki, w którym lider i podwładni się uzupełniają. POWODZENIA.