Trudne decyzje - jak o nich mówić?

Zmiany mogą mieć wydźwięk pozytywny i być związane z rozwojem firmy - może to być przeprowadzka do większego biura, powiększenie zespołu o kilka nowych osób, czy nowy projekt. Niestety, mogą one także nieść za sobą gorsze wiadomości - zmianę dotychczasowego przełożonego, brak dotychczasowych profitów dodatkowych, czy to, czego wszyscy boją się najbardziej, czyli zwolnienia.

Rolą managera zespołu jest informowanie pracowników o nadchodzących zmianach. Oczywiście, w przypadku tych negatywnych nie jest to proste zadanie. Jak zatem najlepiej przygotować swój zespół na zmiany i w jaki sposób go powiadomić?

Przede wszystkim, należy pamiętać o tym, że kluczową rolę odgrywa tu komunikacja. I niestety, nie wystarczy dobrze przygotować się jednorazowo do przekazania trudnej informacji - komunikację pomiędzy pracownikami a przełożonymi trzeba budować od samego początku istnienia firmy poprzez rozmowy, spotkania, czy dyskusje. Inaczej manager będzie kojarzył się pracownikom tylko z osobą, która przychodzi do nich gdy chce coś oznajmić.

Aby przekazać zespołowi nieprzyjemne informacje należy najpierw przygotować odpowiedni grunt, chyba że mamy do czynienia z sytuacją kryzysową i niespodziewaną. Na tym etapie należy zaplanować w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi zmiana będzie ogłaszana. Następnie należy wyznaczyć osoby, które wezmą na siebie ciężar przekazania jej pracownikom. Dopiero wtedy można zacząć komunikować zmianę wszystkim osobom w firmie, lub też, w zależności od sytuacji, tylko tym z nich, których bezpośrednio ona dotyczy. Często zdarza się też tak, że z wieloma pracownikami trzeba porozmawiać osobno i indywidualnie.

Z całą pewnością informacji trudnych i nieprzyjemnych nie powinno się oznajmiać pośrednio to znaczy poprzez wiadomość email czy w komunikatorze internetowym. Każdy przełożony powinien mieć odwagę i okazać swoim pracownikom szacunek poprzez zwrócenie się do nich osobiście, czy to podczas rozmowy w cztery oczy, czy na spotkaniu w szerokim gronie. Nie każdy manager jest jednak na tyle doświadczony, by poradzić sobie w tej sytuacji. Dla takich osób istnieją jednak narzędzia, takie jak Skillgen, pozwalające na przećwiczenie komunikowania trudnych decyzji poprzez elektroniczną grę symulacyjną.

Każdy szef zakłada oczywiście, że w jego firmie nie dojdzie nigdy do sytuacji, w której będzie musiał ogłaszać niekorzystne dla swoich pracowników decyzje. Los jednak bywa nieprzewidywalny i warto przygotować się na każdą okazję. Jeżeli manager nie czuje się na siłach lub chciałby skorzystać ze wsparcia w tej kwestii, może pomyśleć o dostępnych w branży narzędziach ułatwiających podejmowanie trudnych decyzji.