"Zarządzanie projektami i portfelami projektów w przedsiębiorstwie nie należy do łatwych zadań. Przy ich realizowaniu nie można zapominać o tym jak wpisują się one w przyjętą strategię firmy".

REKLAMA
W zarządzaniu portfelami projektów – szczególnie w przypadku dużych przedsiębiorstw – może pojawić się kilka większych trudności. W pierwszej kolejności do dość powszechnych problemów w organizacjach należy zaliczyć niewystarczające wsparcie kadry zarządzającej oraz niejasne cele strategiczne. Inne problemy to m.in. brak obiektywnych kryteriów wyboru projektów i priorytetów, brak jednoznacznych standardów zarzadzania portfelem projektów, problemy z alokacją zasobów, słabo zdefiniowane lub zbyt skomplikowane kluczowe mierniki wydajności (KPI).
ABC zarządzania projektami i portfelami projektów
Od czego należy zacząć? Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowania misji, wizji i strategii firmy. Bez wskazania odpowiedniego kierunku, w którym chce zmierzać cała organizacja, ciężko o realizowanie spójnych ze sobą projektów. Znając kierunek rozwoju, w którym podąża przedsiębiorstwo (np. jasno zdefiniowane cele strategiczne), łatwiej podejmować decyzje o sensowności realizowania konkretnych projektów.
Po określeniu celów strategicznych firmy, powinno się opracować i wdrożyć odpowiednie standardy zarządzania portfelami projektów (tu aktywny udział zarządu i kadry menedżerskiej jest szczególnie ważny). W zależności od złożoności prowadzonych operacji, wielkości przedsiębiorstwa lub samego portfela projektów, standardy dla poszczególnych firm i branży mogą się od siebie różnić. Zawsze powinny jednak zawierać podstawowe elementy tj. opis procesu podejmowania decyzji, wskazanie odpowiedzialności, opis parametrów oceny i selekcji projektów, sposób monitorowania i komunikowania postępów prac oraz jasne definicje narzędzi wspierających zarządzanie portfelem projektów. Dobrym rozwiązaniem jest także wdrożenie dedykowanego programu lub systemu, który będzie wsparciem dla PMO i kierowników projektów.
Pomiar i selekcja projektów
W kolejnym kroku należy zastanowić się nad odpowiednim mierzeniem skuteczności podejmowanych działań. Jak przecież wiadomo, „jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, to nie możesz tym zarządzać”. Dlatego równie ważne jak standardy zarządzania są jasno określone mierniki (KPI), a także regularne spotkania, mające na celu przegląd sytuacji portfela projektowego oraz analiza kolejnych projektów „aspirujących” do wejścia do portfela i obiektywne kryteria wejścia do grupy realizowanych projektów.
Każdy portfel wymaga „świeżej krwi”, czyli nowych pomysłów na projekty, które mogłyby zasilić portfel. Warto takie pomysły w ustrukturyzowany i ciągły sposób gromadzić. Dodatkowo, warto w firmie wprowadzić proces obiektywnego wyboru najlepszych pomysłów na projekty. Najbardziej skutecznym w tym przypadku podejściem jest wykorzystanie jednolitej metody oceny (tzw. scoringu) dla wszystkich realizowanych projektów.
Powyższe podpowiedzi to tylko zarys dobrej strategii zarządzania projektami i portfelami projektów w przedsiębiorstwie. W kolejnych wpisach będą one uszczegółowiane.
Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiSolutions