Reklama.
Reklama.
Reklama.
6 istotnych funkcji programu do zarządzania projektami
26 marca 2020, 11:30·3 minuty czytania
Publikacja artykułu: 26 marca 2020, 11:30Z sygnałów które otrzymuję od przedsiębiorców wiem, że w dużych i nowoczesnych firmach programy do zarządzania projektami stają się niezbędnym narzędziem do realizowania strategicznych celów biznesowych. Coraz powszechniejsza – wśród znanych mi osób zarządzających firmami – staje się świadomość, że dobre oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala znacznie efektywniej realizować najważniejsze dla przedsiębiorstwa zadania. Tego typu oprogramowanie staje się nieocenione zwłaszcza w sytuacji, gdy część zespołu odpowiedzialnego za projekt pracuje zdalnie. Jak jednak wybrać odpowiedni system do zarządzania projektami? Z pewnością należy zwrócić uwagę na funkcje, które dają poszczególne oprogramowania. Poniżej wymienię te szczególnie istotne dla zespołów, w których część osób pracuje zdalnie.
Reklama.
1. Tworzenie harmonogramu
Często pytam przedsiębiorców o najważniejsze ich zdaniem elementy sprawnego zarządzania projektami. Jak mówią, kluczem do sukcesu jest odpowiednie rozplanowanie zadań. Mam dokładnie taki sam pogląd w tej sprawie. Dlatego każdy program do zarządzania projektami powinien posiadać funkcję tworzenia harmonogramu. W tym aspekcie chodzi o takie kwestie jak: przygotowanie listy zadań, określenie czasu realizacji, wskazanie terminu zakończenia prac i czytelnego określenia odpowiedzialności. Zaletą dobrego oprogramowania do zarządzania projektami jest możliwość przedstawienia harmonogramu w postaci graficznej – w tym miejscu warto przywołać np. wykres Gantta.
2. Zarządzanie ryzykiem
W wielu firmach słyszałem także określenie „mitygowanie ryzyka”. Ten termin powinien być kluczowy dla wszystkich osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektami. Należy więc poszukać takiego oprogramowania, które pozwoli liderom projektów możliwie wcześnie zdefiniować pewne obszary projektu jako ryzykowne. To w przyszłości umożliwi im szybką reakcję w przypadku ewentualnych problemów.
3. Monitoring działań
Aby sprawnie nadzorować harmonogram i zarządzać ryzykiem, dobry program do zarządzania projektami powinien posiadać funkcję nadzorowania projektów. Dzięki temu możemy uzyskać informacje m.in. o nadmiernym wydłużaniu się poszczególnych zadań, przekroczeniu przyjętego budżetu czy pojawiających się ryzykach. W zaawansowanych programach możliwe jest także uzyskiwanych danych zagregowanych dla wielu projektów z portfela organizacji. Warto również sprawdzić, czy dany system wyposażony jest w funkcje umożliwiające zbieranie danych o realizowanych projektach i przedstawianie ich w formie raportu. Dzięki temu łatwiej będzie zidentyfikować typowe problemy, które pojawiają się przy realizacji poszczególnych projektów. Pozwoli to zaplanować działania zmierzające do ich wyeliminowania w przyszłości.
4. Komunikatory
Po latach własnych doświadczeń wiem, że jednym z głównych celów wdrożenia narzędzi do zarządzania projektami jest ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami i umożliwienie im równoległej pracy nad tym samym zadaniem. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy zespół jest rozproszony i pracownicy wykonują swoje zadania zdalnie. Nowoczesne systemy umożliwiają ponadto dostęp i pracę nad dokumentacją w projekcie wszystkim zaangażowanym w jego realizację.
5. Zarządzanie portfelem projektów
Następną istotną funkcją, na którą chciałbym zwrócić uwagę jest element zarządzania portfelem projektów, ułatwiający m.in. analizę posiadanych zasobów. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami powinno wspierać zarząd organizacji i kierowników projektów, czyli pomagać im ocenić opłacalność poszczególnych inicjatyw. To z kolei ułatwia podjęcie decyzji, które działania warto podjąć w pierwszej kolejności, by korzyści dla firmy były jak największe.
6. Zarządzanie dokumentacją
Z kolei zarządzanie dokumentacją pozwala kierownikom projektów na gromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów. Przy wyborze oprogramowania warto m.in. sprawdzić, czy program zapewnia łatwy dostęp do ostatniej wersji dokumentu.
Reasumując, gdy poszukujemy dobrego programu do zarządzania projektami sprawdźmy, czy posiada on wszystkie ze wskazanych funkcji. Gdyby nie miał którejś z nich to praca nad projektem większego zespołu – składającego się m.in. z osób pracujących zdalnie – może być utrudniona.
Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiSolutions
Reklama.