Powiedzenie, że „czas to pieniądz” ma w zarządzaniu projektami szczególne znaczenie.
REKLAMA
Jak pokazują doświadczenia wielu menedżerów projekty dość często nie kończą się w założonym terminie. Co więcej, wiele z nich przekracza zakładane terminy w znacznym stopniu. Brak terminowości oraz silnego przywiązania do tego, aby każdy projekt zakończył się w zakładanym czasie to wymierne straty dla każdej organizacji. Straty, które mają nie tylko finansowy wymiar.
1. Opóźnienie korzystania z efektów jakie mają dostarczać projekty.
2. Ponoszenie większych niż zamierzonych kosztów.
3. Niższa skuteczność w osiąganiu celów strategicznych.
4. Kultura organizacyjna charakteryzująca się małym zdyscyplinowaniem i ogólną „niemocą”.
Skutki przekroczenia terminu realizacji projektu
Istotne konsekwencje związane z brakiem dotrzymywania terminów dla firmy są przynajmniej cztery:1. Opóźnienie korzystania z efektów jakie mają dostarczać projekty.
2. Ponoszenie większych niż zamierzonych kosztów.
3. Niższa skuteczność w osiąganiu celów strategicznych.
4. Kultura organizacyjna charakteryzująca się małym zdyscyplinowaniem i ogólną „niemocą”.
Powyższy rysunek pokazuje jak znaczące dla organizacji, jeśli chodzi o czerpanie korzyści z zakończonego w terminie projektu, jest uniknięcie opóźnienia w jego realizacji. Co zatem zarząd i menedżerowie mogą zrobić, aby zdyscyplinować organizację i osiągać większe zyski szybciej?
W praktyce często zdarza się, że data ta jest trudna do precyzyjnego przewidzenia. Da się jednak określić – i naprawdę warto to zrobić – na bazie dostępnych informacji i „przyłożenia się” do procesu planowania, w miarę realistyczną datę końca.
Kluczowe czynnik terminowej realizacji projektu
1. Każdy nowy projekt musi mieć zdefiniowaną datę końca.W praktyce często zdarza się, że data ta jest trudna do precyzyjnego przewidzenia. Da się jednak określić – i naprawdę warto to zrobić – na bazie dostępnych informacji i „przyłożenia się” do procesu planowania, w miarę realistyczną datę końca.
2. Zobowiązanie menedżera projektu i sponsora do zakończenia projektu w założonym terminie.
Sponsor projektu nie powinien być tylko rolą tytularną. To on właśnie musi „z lotu ptaka” przyglądać się i wykazywać odpowiednie zaangażowanie, by rozumieć sytuację projektową i dołożyć wszelkich starań aby zespół projektowy miał warunki do zakończenia projektu w terminie.
3. Regularne obserwowanie projektu i zarządzanie ryzykami przez zarząd lub komitet sterujący.
Jeśli plan projektu (z przyczyn obiektywnych) powinien być przesunięty, to wymaga to czytelnej akceptacji sponsora, zarządu bądź też komitetu sterującego. To kto decyduje o zatwierdzeniu zmian zależy od wewnętrznie przyjętych reguł dotyczących zarządzania projektami.
Sponsor projektu nie powinien być tylko rolą tytularną. To on właśnie musi „z lotu ptaka” przyglądać się i wykazywać odpowiednie zaangażowanie, by rozumieć sytuację projektową i dołożyć wszelkich starań aby zespół projektowy miał warunki do zakończenia projektu w terminie.
3. Regularne obserwowanie projektu i zarządzanie ryzykami przez zarząd lub komitet sterujący.
Jeśli plan projektu (z przyczyn obiektywnych) powinien być przesunięty, to wymaga to czytelnej akceptacji sponsora, zarządu bądź też komitetu sterującego. To kto decyduje o zatwierdzeniu zmian zależy od wewnętrznie przyjętych reguł dotyczących zarządzania projektami.
Wdrożenie powyższych wskazówek wymagać będzie określonych zmian, głównie kulturowych, w podejściu do realizacji projektów. Przede wszystkim, potrzebne będzie widoczne zaangażowanie zarządu w próbę wdrożenia określonej dyscypliny. O tym, jak determinacja do realizacji projektów w założonych terminach pozytywnie wpływa na kulturę organizacyjną, napiszę w kolejnym artykule.
Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiSolutions
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!