6 wyzwań w cyfryzacji pracy biura zarządzania projektami

Wiele organizacji zmienia obecnie swoją strategie, dostosowując ją do zmieniającej się rzeczywistości. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że nowo opracowana strategia za pół roku będzie musiała zostać zmieniona po raz kolejny. Pojęcie dynamiki zmian w otoczeniu biznesowym nabiera nowego znaczenia, a firmy nie mają żadnego wyboru i jeśli chcą przetrwać, muszą się do nowej rzeczywistości dostosować.

Biuro zarządzania projektami w trybie pracy zdalnej

Coraz częściej w praktyce zarządzania pojawia się pojęcie „zwinna firma” albo „zwinne zarządzanie”. Zwinność ta oznacza, że firma dostosowuje swoją strukturę organizacyjną, przebieg procesów, systemy raportowania oraz sposób podejmowania decyzji w taki sposób, aby być w stanie szybko, w mądry i skuteczny sposób reagować na zmiany w otoczeniu. Nadrzędnym celem jaki organizacja musi osiągnąć to zdolność do dostarczania biznesowych rezultatów.
Jak łatwo można zauważyć, osiągnięcie opisanego wyżej stanu wymagać będzie zrealizowania szeregu projektów. Co więcej, sam sposób prowadzenia projektów musi zostać dostosowany do wymaganej „zwinności” organizacji. Zmiana podejścia do realizacji projektów w efekcie wymusza transformację sposobu działania Biura Zarządzania Projektami, które musi poniekąd stać się „cyfrowe”.

Digital PMO – główne wyzwania

By koncepcja Digital PMO miała szanse na wdrożenie, należy wyeliminować nieefektywności z dotychczasowego sposobu zarządzania projektami. Wśród kluczowych wyzwań na drodze do cyfryzacji pracy Biura Zarządzania Projektami są:

1. Brak bieżącego dostępu do raportów o sytuacji projektowej dla kierownictwa firmy.

W wielu przypadkach raporty podsumowujące statusy realizowanych projektów przygotowywane są tylko raz w miesiącu przez Biuro Zarządzania Projektami.

2. Projekty wykazują istotne opóźnienia w stosunku do przyjętego planu.

Brak dostatecznej dyscypliny w zarządzaniu projektami oraz kontroli nad zmianami w planie projektu prowadzi do tego, że projekty się przeciągają w czasie, a tym samym rezultaty biznesowe dostarczane są z istotnym opóźnieniem.

3. Duża ilość czasu oraz duży wysiłek poświęcane przez pracowników PMO na zbieranie informacji o sytuacji projektowej firmy.

Pracownicy PMO muszą się kontaktować mailowo, telefonicznie lub osobiście z kierownikami projektów, aby pozyskać wymagane informacje. Szereg tych działań nie wnosi żadnej wartości dodanej, zmniejszając wręcz ilość czasu pracowników PMO na analizę i rozumienie, co dzieje się na projektach.

4. Decyzje podejmowane z opóźnieniem.

To już poniekąd konsekwencja braku dostępu do bieżącej informacji opisanej w punkcie 1. Zarząd, i kierownictwo firmy, nie dysponując bieżącą informacją, nie ma możliwości podejmowania decyzji dokładnie wtedy, kiedy są one potrzebne.

5. Niedostatecznie eksponowana rola „Właściciela Projektu”.

Specjalnie nie używam tu nazwy Sponsor Projektu. Zwinna firma wymaga czegoś więcej niż tradycyjnie rozumianego Sponsora Projektu. Wymaga Gospodarza (Właściciela) projektu, któremu mocno zależy na tym, aby projekt na czas dostarczył wymagane rezultaty biznesowe. Z pewną dozą smutku muszę stwierdzić, że w szeregu przypadków o jakich mi wiadomo sponsorzy projektów pełnią raczej tytularną niż rzeczywistą rolę, co nieuchronnie skutkuje szeregiem poważnych konsekwencji.

6. Słabe zarządzanie ryzykami projektowymi.

W wielu projektach nie ma spisanych ryzyk projektowych. Szereg rzeczy „zaskakuje” zespoły projektowe pomimo faktu, iż często są to rzeczy możliwe do przewidzenia, pod warunkiem wdrożenia zasad zarządzania ryzykami na projektach.

Znajomość problemów to połowa sukcesu

Sama świadomość wyzwań na drodze do cyfryzacji BZP to tylko część zagadnień, które nowoczesna organizacja powinna mieć na uwadze. Jak wyeliminować powyżej opisane nieefektywności i osiągnąć zwinność organizacji oraz Cyfrowe PMO? O tym przeczytać można na blogu FlexiSolutions, gdzie opisałem cechy kluczowe dla nowoczesnego zarządzania projektami.