W celach raportowych podstawą przepływu informacji jest komunikacja mailowa, czy też bezpośrednie rozmowy, a także opracowywane są często określone formatki do wypełnienia przez uczestników projektu. Na podstawie zebranych informacji
pracownicy PMO tworzą prezentację, która to trafia do zarządu. Dzięki zaprezentowanym danym zarząd może kontrolować przebieg projektu, dowiedzieć się jakie trudności pojawiają się na etapie jego realizacji bądź sprawdzić, czy osoby odpowiedzialne za wyznaczone zadania wywiązały się ze swoich obowiązków.
Problemy z opracowaniem raportu projektowego
Pomimo że powyższy opis tego procesu nie wydaje się skomplikowany, to jednak okazuje się on być pracochłonny i jednocześnie uciążliwy, szczególnie dla pracowników
Biura Zarządzania Projektami. Na etapie tworzenia raportów pojawiają się bowiem utrudnienia, przez które zarząd może otrzymać nieczytelną informację po upływie terminu, w którym się go spodziewał.
Utrudnienia te wynikają między innymi z opóźnień z przekazywaniem do PMO wymaganych informacji. Kierownicy projektów często spóźniają się z dostarczaniem danych, przesyłają je w różnych plikach, czy popełniają błędy, których nie poprawiają.
Pracownicy PMO, zaś ze względu na swoje bieżące zadania nie mogą wygospodarować dodatkowego czasu, aby poświęcić go na jeszcze dokładniejsze sprawdzanie i poprawianie wszystkich ewentualnych pomyłek w otrzymywanych danych.