Co utrudnia przeglądy projektowe prowadzone przez PMO?

Zadania PMO

Jedną z kluczowych ról Biura Zarządzania Projektami jest dostarczanie zarządowi czytelnej informacji o sytuacji projektowej firmy. Do zadań PMO (ang. Project Management Office) należą także:
• raportowanie postępów projektów zarządowi przedsiębiorstwa,
• koordynacja podległych projektów,
• utrzymanie kapitału intelektualnego,
• zarządzanie środowiskiem projektowym (planowanie, standaryzacja, synchronizacja, kontrola, szkolenia),
• wspieranie oraz realizowanie planów strategicznych firmy,
• planowanie oraz nadzór zasobów.

W celach raportowych podstawą przepływu informacji jest komunikacja mailowa, czy też bezpośrednie rozmowy, a także opracowywane są często określone formatki do wypełnienia przez uczestników projektu. Na podstawie zebranych informacji pracownicy PMO tworzą prezentację, która to trafia do zarządu. Dzięki zaprezentowanym danym zarząd może kontrolować przebieg projektu, dowiedzieć się jakie trudności pojawiają się na etapie jego realizacji bądź sprawdzić, czy osoby odpowiedzialne za wyznaczone zadania wywiązały się ze swoich obowiązków.

Problemy z opracowaniem raportu projektowego

Pomimo że powyższy opis tego procesu nie wydaje się skomplikowany, to jednak okazuje się on być pracochłonny i jednocześnie uciążliwy, szczególnie dla pracowników Biura Zarządzania Projektami. Na etapie tworzenia raportów pojawiają się bowiem utrudnienia, przez które zarząd może otrzymać nieczytelną informację po upływie terminu, w którym się go spodziewał.
Utrudnienia te wynikają między innymi z opóźnień z przekazywaniem do PMO wymaganych informacji. Kierownicy projektów często spóźniają się z dostarczaniem danych, przesyłają je w różnych plikach, czy popełniają błędy, których nie poprawiają. Pracownicy PMO, zaś ze względu na swoje bieżące zadania nie mogą wygospodarować dodatkowego czasu, aby poświęcić go na jeszcze dokładniejsze sprawdzanie i poprawianie wszystkich ewentualnych pomyłek w otrzymywanych danych.

Brak czasu na dokładną weryfikację informacji nie jest jednak odpowiednim i akceptowanym przez Zarząd argumentem, który to oczekuje od pracowników PMO czytelnych raportów. Muszą być oni przygotowani również na liczne pytania ad-hoc na temat postępów projektu od Zarządu, który to oczekuje jak najszybszej odpowiedzi. Czasem jednak jej niezwłoczne udzielenie może okazać się problematyczne ze względu na braki bieżącej aktualizacji postępów. Również odniesienie się do poprzednich przeglądów może okazać się trudne, ponieważ zwyczajowo pracownikom PMO brakuje jednolitej bazy informacji, w której prezentowane byłyby historyczne przeglądy, przedstawiające jak w czasie zmieniała się sytuacja danego projektu.

Potrzebny krok naprzód

Choć często raporty dotyczące sytuacji projektowej są punktem wyjścia do kolejnych działań strategicznych, to wciąż wiele firm unika wykorzystywania dedykowanego oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami. Przy pojedynczych inicjatywach może nie wydawać się to bardzo problematyczne, jednak przy zarządzaniu portfelami projektów odpowiedni system ma kluczowe znaczenie dla ich skutecznej realizacji.