Reklama.
Reklama.
Reklama.
Skuteczna optymalizacja procesów biznesowych jako projekt
16 września 2020, 11:51·3 minuty czytania
Publikacja artykułu: 16 września 2020, 11:51Przebieg i efektywność procesów biznesowych mają istotny wpływ na finalny poziom rentowności firm. Trzeba wyjść z założenia (które jest w 100% prawdziwe), że procesy angażują zasoby, a zasoby kosztują.
Reklama.
Procesy angażują firmowe zasoby i od sposobu ich zorganizowania zależy, czy określony efekt uzyskamy angażując mniej czy więcej zasobów, czy ten efekt uzyskamy szybciej czy wolniej oraz jaki to będzie miało wpływ na jakość. Należy również wziąć pod uwagę inne czynniki, jak jakość zasobów ludzkich, ich kompetencje czy też poziom motywacji.
------------------
Przykład:
Prezes jednej z firm zdecydował, aby rozwiązać nieefektywności w procesie przetwarzania umów.
Przykład:
Prezes jednej z firm zdecydował, aby rozwiązać nieefektywności w procesie przetwarzania umów.
Dotychczas handlowcy tej firmy kontaktowali się z klientami i zawierali kontrakty, a Dział Przygotowania Umów szykował formalne umowy i wysyłał je do klientów. Wiele umów było wysyłanych z opóźnieniem a pracownicy tego działu często pracowali w nadgodzinach.
Po dość szybkiej analizie okazało się, że pracownicy tego działu szereg danych przenosili ręcznie z maili do wzorcowych umów w przygotowanych MS Word, a następnie do plików arkuszy Excel, aby tworzyć potrzebne raporty menedżerskie. Szybko została opracowana mapa obecnego przebiegu procesu (AS IS), a także określono krytyczne dla efektywności miejsca.
Rozwiązaniem tego problemu było zaplanowanie i przeprowadzenie kilku niewielkich projektów o charakterze informatycznym oraz zmiana zasad współpracy pomiędzy Działem Umów i Handlowym. Skuteczne wdrożenie tych projektów istotnie przyspieszyło proces przygotowywania umów, a także pozytywnie wpłynęło na motywację pracowników (w końcu wyrabiali się z pracą bez konieczności pracy po godzinach). Zyskała na tym też reputacja firmy i w efekcie poprawiła się rentowność ponieważ firma przestała płacić za nadgodziny.
------------------
Z mojego doświadczenia wynika, że takie nieudane próby optymalizacji procesów najczęściej wynikają ze słabego podejścia do zaplanowania projektu optymalizacji i braku dyscypliny w monitorowaniu skutecznej jego realizacji. W drugiej kolejności czynnikiem niepowodzenia jest brak wiedzy i doświadczenia zespołu projektowego w realizacji tego typu projektów. Kolejne czynniki to:
• brak czytelnego przypisania odpowiedzialności w projekcie,
• zaangażowanie nieadekwatnych zasobów,
• brak „szczerego” zaangażowania Sponsora w projekt.
Jak widać, większość z powyższych to zagadnienia najczęściej o charakterze kulturowym.
Po dość szybkiej analizie okazało się, że pracownicy tego działu szereg danych przenosili ręcznie z maili do wzorcowych umów w przygotowanych MS Word, a następnie do plików arkuszy Excel, aby tworzyć potrzebne raporty menedżerskie. Szybko została opracowana mapa obecnego przebiegu procesu (AS IS), a także określono krytyczne dla efektywności miejsca.
Rozwiązaniem tego problemu było zaplanowanie i przeprowadzenie kilku niewielkich projektów o charakterze informatycznym oraz zmiana zasad współpracy pomiędzy Działem Umów i Handlowym. Skuteczne wdrożenie tych projektów istotnie przyspieszyło proces przygotowywania umów, a także pozytywnie wpłynęło na motywację pracowników (w końcu wyrabiali się z pracą bez konieczności pracy po godzinach). Zyskała na tym też reputacja firmy i w efekcie poprawiła się rentowność ponieważ firma przestała płacić za nadgodziny.
------------------
Zorganizowanie i zaplanowanie projektu optymalizacji
Nie tak dawno zadzwoniła do mnie Dyrektor HR dużej polskiej firmy i powiedziała, że Zarząd chce przeprowadzić w firmie projekt transformacji procesów. Poszukiwała wsparcia kogoś z dużym praktycznym doświadczeniem w realizacji tego typu projektów, bo jak powiedziała „tym razem to się musi udać”. Firma ta już dwa razy podejmowała próbę zrealizowania projektu optymalizacji procesów i za każdym razem była to próba nieudana.Z mojego doświadczenia wynika, że takie nieudane próby optymalizacji procesów najczęściej wynikają ze słabego podejścia do zaplanowania projektu optymalizacji i braku dyscypliny w monitorowaniu skutecznej jego realizacji. W drugiej kolejności czynnikiem niepowodzenia jest brak wiedzy i doświadczenia zespołu projektowego w realizacji tego typu projektów. Kolejne czynniki to:
• brak czytelnego przypisania odpowiedzialności w projekcie,
• zaangażowanie nieadekwatnych zasobów,
• brak „szczerego” zaangażowania Sponsora w projekt.
Jak widać, większość z powyższych to zagadnienia najczęściej o charakterze kulturowym.
Klucz do optymalizacji procesów – odpowiednie narzędzia
Jeśli ktoś chce poważnie myśleć o stałym doskonaleniu organizacji i poprawie jej procesów biznesowych, to powinien w ustrukturyzowany i mądry sposób podejść do zorganizowania takiego projektu. Taki projekt musi mieć dobry plan i należy dołożyć maksimum starań, aby ten plan zrealizować. Taki plan można stworzyć w Excelu albo też w dedykowanym systemie stworzonym na potrzeby zarządzania projektami.Dlaczego warto stworzyć dobry plan projektu optymalizacji procesów i dlaczego warto zrobić go w dedykowanym narzędziu? Stworzenie powiązań pomiędzy zadaniami na etapie planowania pozwala na bardzo wygodne zarządzanie planem.
- Jeśli przesuniemy np.: zadanie 1.2 „Kick-Off” zespołu o 3 dni to wszystkie powiązane kolejne zadania przesuną się o 3 dni i nie będziemy musieli robić tego ręcznie.
- Po lewej stronie od nazw zadań widzimy ikony – znak $ przy zadaniu oznacza, że z danym zadaniem powiązana jest pozycja budżetowa (w tym przypadku są to koszty hotelu na spotkanie); czarny trójkąt oznacza, że z zadaniem powiązane jest ryzyko (w tym przypadku ryzykiem jest trudność ze skoordynowaniem kalendarzy uczestników spotkania Kick Off na konkretny, zaplanowany dzień); znak chmurki oznacza, że w właściciel zadania ma coś ważnego do przekazania np. do Kierownika Projektu.
- Tak zaprezentowany harmonogram pozwala szybko zweryfikować jego kompletność a także np. z punktu widzenia Kierownika Projektu pozwala szybko zorientować się, gdzie powinien zareagować aby projekt gładko przebiegał – Kierownik Projektu od razu widzi, w których zadaniach są istotne kwestie (znak chmurki) a w których są ryzyka (znak trójkąta).
- Na etapie tworzenia planu mamy precyzyjnie określone odpowiedzialności za realizację poszczególnych zadań co oznacza, że można zaplanować z wyprzedzeniem zaangażowanie zasobów w projekt.
Reklama.