5 czynników wpływających na usprawnienie pracy zespołu projektowego

1. Nie rozpoczynaj realizacji projektu od razu po poznaniu jego nazwy
Dość często można spotkać sytuację, kiedy pada nazwa projektu, który należy zrealizować i zespół projektowy od razu przystępuje do realizacji. A przecież profesjonalne zarządzanie projektami rządzi się określonymi regułami i te reguły są powszechnie znane. Te reguły mówią, że pomiędzy wygenerowaniem pomysłu na projekt a rozpoczęciem fazy realizacji warto zrealizować przynajmniej kilka kroków pośrednich. Bezsprzecznie warto najpierw projekt doprecyzować przy pomocy Karty Inicjatywy albo inaczej Karty Pomysłu. Po pozytywnym zatwierdzeniu Karty Pomysłu należy opracować już dość szczegółową kartę Projektu, a następnie na jej podstawie dobry plan projektu. Te wszystkie kroki pozwolą przemyśleć i uszczegółowić szereg aspektów projektu, zanim jeszcze rozpoczniemy faktyczną realizację. Można spotkać szereg przykładów, gdzie np. już w połowie projektu okazuje się, że zespół projektowy obrał złą drogę. Okazuje się wtedy, że prace należy jeszcze raz rozpocząć prawie od początku. Takie sytuacje zdarzają się najczęściej, kiedy pomijamy opisane kroki pomiędzy wygenerowaniem nazwy projektu a faktyczną realizacją. Na poniższej ilustracji pokazano przykład Karty Inicjatywy.

2. Upewnij się, że główny zespół projektowy dokładnie wie jakie efekty biznesowe projekt ma dostarczyć
Dość często realizowane są projekty, kiedy wiemy, co chcemy zrealizować poprzez projekt, ale nie opracowaliśmy tzw. Business Case projektu. Upraszczając, Business Case projektu opisuje i poprzez liczby konkretyzuje jakie efekty biznesowe projekt powinien dostarczyć. Kilka lat temu w jednej z firm produkcyjnych spotkałem się z sytuacją, gdzie prezes zainicjował projekt „optymalizacja proces produkcji syropów”. Z tym też stwierdzeniem pozostawił zespół projektowy. Namawiałem wówczas prezesa, aby postarał się skonkretyzować, o co mu tak naprawdę chodzi z tą optymalizacją. Przecież można poprawiać jakość, obniżać koszty albo zwiększać poziom automatyzacji – nie zawsze te cele są zbieżne ze sobą. W momencie, kiedy prezes skonkretyzował, że chodzi mu o redukcję kosztu proces, to zespół wiedział, na jakich działaniach się skupić. Bez wątpienia prawdą jest to, że jeżeli zespół biznesowy pozna oczekiwane i sparametryzowane efekty biznesowe, jakich oczekuje się od projektu, to łatwiej mu będzie opracować dobry plan projektu. Inny jest też poziom kreatywności zespołu projektowego, kiedy cel postawiony przed projektem jest znany i jednocześnie ambitny a inny, gdy zespół zna tylko nazwę projektu.

3. Zapewnij zespołowi projektowemu dobre narzędzia do współpracy i koordynacji
Frustrujące i nieefektywne są sytuacje, kiedy musimy przeszukiwać maile, aby dotrzeć do jakiejś informacji o projekcie i zajmuje nam to dużo czasu. Dość często mówi się, że warto wdrożyć program do zarządzania projektami, który będzie jedynym i kompleksowym „źródłem prawdy” o projekcie. Taki program powinien mieć przynajmniej możliwość czytelnego definiowania zadań, określania odpowiedzialności za ich realizację oraz terminów. Taką tablicę zadań projektowych pokazano na poniższej ilustracji.

Ważne jest, aby wykorzystywany program do zarządzania projektami miał wbudowany komunikator eliminujący potrzebę używania mali oraz miejsce, gdzie gromadzone są wszystkie dokumenty projektowe.

4. Spraw aby Sponsor Projektu był faktycznie zaangażowany w projekt
Sponsor Projektu to kluczowa osoba dla zespołu projektowego. Modelowo, Sponsor projektu powinien zapewnić, że zespół projektowy ma komfort pracy. Poprzez ten komfort pracy należy rozumieć, że wszystkie potrzebne decyzje są podejmowane na czas, że zespół projektowy nie jest nadmiernie obciążony pracą, że zna odpowiedzi na wszystkie istotne aspekty biznesowe związane z projektem itp. Poprzez dobrego sponsora należy rozumieć to, że jest on dostępny dla zespołu projektowego wtedy, kiedy jest naprawdę potrzebny. Nie zawsze kierownik projektu ma taką „moc” w organizacji, że potrafi załatwić różne ważne sprawy, które są istotne z punktu widzenia realizacji projektu. Wreszcie aktywny Sponsor projektu to dowód, że projekt jest dla organizacji ważny, co dodatkowo motywuje zespół.

5. Dbaj o zespół projektowy i jego motywację, zarządzaj zasobami projektu
Dość powszechnym zjawiskiem jest zbyt intensywne angażowanie pracowników w projekty. W praktyce dzieje się to przede wszystkim w stosunku do dobrych merytorycznie pracowników oraz w stosunku do unikalnych zasobów w organizacji np. programistów. Jeśli dobrego pracownika będziemy chcieli zaangażować w większość ważnych projektów w organizacji, to z dużym prawdopodobieństwem jego motywacja będzie się obniżać. Będzie to miało miejsce szczególnie wtedy, gdy taka sytuacja będzie się powtarzać regularnie. Aby tego uniknąć, warto planować zasoby wykorzystując jakiś dedykowany program informatyczne. Bez wątpienia będzie to pomocne, ponieważ taki program od razu będzie informował osoby decyzyjne o tym, którzy pracownicy są nadmiernie obciążeni i kiedy. Przykład takiego modułu do zarządzania zasobami projektowymi pokazano na poniższej ilustracji.

Warto też w odpowiedni sposób świętować „małe sukcesy” w projekcie, a niekoniecznie tylko jego zakończenie. Ludzie potrzebują potwierdzenia, że podążają w dobrym kierunku i ich praca jest ważna dla organizacji i przez nią doceniana. Jednak w praktyce to świętowanie nawet drobnych sukcesów jest powszechnie zaniedbywane pomimo tego, że jest to bardzo proste do zrobienia. Nie powinno tutaj być wytłumaczeniem to, że obecnie wszystko w organizacji ma termin „na wczoraj” i na takie świętowanie nie ma czasu. Warto w jakiś sposób to błędne koło przerwać.

Podsumowanie
Efektywność pracy większości zespołów projektowych można poprawić. Tak jak opisano powyżej takiej optymalizacji, warto poszukiwać zarówno w perspektywie wykorzystywania odpowiednich narzędzi informatycznych jak też w tzw. obszarach miękkich, czyli dbania o motywację i komfort pracy zespołu projektowego. Działając aktywnie w obu tych wymiarach można zapewnić w organizacji, że coraz więcej projektów będzie się kończyło sukcesem.