Żegnasz pracownika? Koniecznie z nim o tym porozmawiaj. "Exit interviews" to niedoceniany element pracy firmy

Pracownicy poddawani są rozmaitym ocenom czy procesom kontroli. Zazwyczaj odbywa się to w postaci rozmów rocznych, na których dana osoba dowiaduje się co robiła źle lub dobrze, jakie są jej największe zalety i wady. Rzadko kiedy jednak dzieje się to w drugą stronę – czyli pracownik dostaje możliwość zrecenzowania tego, co dała mu od siebie firma. Tymczasem exit interviews, czyli rozmowy z odchodzącymi pracownikami, mogą być kluczowe dla rozwoju firmy.

"Rozmowa pożegnalna"
Taki końcowy "wywiad" domyślnie przeprowadza się tylko z tymi osobami, które same odeszły z firmy. Czasem zdarza się to w przypadku pracowników zwolnionych, ale rzadko. Rozmowa taka ma jeden, zasadniczy cel: dowiedzieć się dlaczego wartościowa osoba opuszcza zespół, a tym samym – co firma zrobiła źle w relacji z pracownikiem.

Mądrze wykorzystane "exit interviews" powinny prowadzić do rozwoju firmy, przede wszystkim poprzez lepsze układanie relacji z pracownikami. Jest to jedyne, jak na razie, narzędzie do zdobywania takich informacji – to dlatego coraz bardziej docenia się rozmowy końcowe.

Exit interviews coraz bardziej potrzebne?
Jak przekonują eksperci z ManpowerGroup – firmy doradztwa personalnego – rynek pracy obecnie zmienia się w stronę bycia tzw. rynkiem pracownika. Oznacza to, że pracodawcom coraz trudniej będzie znaleźć odpowiednich ludzi do pracy, a jednocześnie będą musieli oni mocniej walczyć o utrzymanie dotychczasowych pracowników.

Polacy gotowi do zmiany pracy

Aż 72 proc. Polaków przekonanych jest, że znajdą pracę porównywalną z obecną w ciągu maksymalnie 6 miesięcy – wynika z sondażu Instytutu Badań Randstad opublikowanego w kwietniu 2015 roku. Z kolei aż 81 proc. z nas wierzy, że znajdzie jakąkolwiek pracę, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dla porównania: w całej Unii Europejskiej wierzy w to tylko 57 proc. obywateli.

Exit interview, w ocenie Manpower, będzie jednym z bardziej istotnych narzędzi służących właśnie utrzymywaniu zatrudnienia. – Wprowadzenie Exit Interview do standardu działań świadczy o dojrzałości biznesowej organizacji – komentuje Agnieszka Jędrejek, Starszy Specjalista w ManpowerGroup.

Niestety, niektóre duże korporacje nawet nie zaprzątają sobie głowy zorganizowaniem spotkania w tym celu, tylko wysyłają np. mailową lub pisemną ankietę. Jak przekonuje amerykańska ekspertka ds. HR Susan Heathfield, takie podejście nie jest najlepsze. – Jestem zwolenniczką normalnej rozmowy z odchodzącymi ludźmi. To pozwala bardziej kompleksowo i dogłębnie zrozumieć to, co chce nam przekazać pracownik – podkreśla w swoim artykule na ten temat.

Jak rozmawiać, żeby nie zrazić
Znaczenie ma nie tylko forma rozmowy, ale też jej treść. Sprawę tę można potraktować standardowo – czyli zapytać "dlaczego odchodzisz?", "co ci się nie podobało w firmie?". Heathfield wskazuje jednak, że to właśnie pytania są kluczowe do tego, by naprawdę dowiedzieć się co myśli pracownik.

Susan Heathfield, ekspert ds. HR

Zacznij od lekkiej dyskusji, tak by pracownik poczuł się komfortowo odpowiadając na twoje pytania. Zapewnij pracownika, że nie czekają go żadne przykre konsekwencje, jeśli będzie szczery podczas rozmowy. Wyjaśnij, że chcesz użyć informacji zbieranych podczas rozmów końcowych, by ulepszyć działanie firmy i lepiej doceniać pracowników.

Również specjalistka ManpowerGroup wskazuje, że takiej rozmowy nie powinien przeprowadzać ktokolwiek – ale manager otwarty, empatyczny. Musi on stworzyć atmosferę komfortu, swobody, otwartości – tak, by osoba odchodząca chciała się o tym wypowiadać i nic nie ukrywała. – Tylko wtedy Exit Interview przyniesie oczekiwany rezultat – podkreśla Agnieszka Jędrejek.

Nie bez znaczenia jest też termin rozmowy – najlepszy będzie jak najbliższy dniu odejścia. Wówczas pracownik nie musi martwić się, że informacje, które ujawni na „exit interview”, zostaną jeszcze wykorzystane przeciwko niemu.

Jak można na tym zyskać?
Nad "rozmową pożegnalną" warto się pochylić i zadbać o jej jakość, bo służy ona nie tylko dowiedzeniu się, co firma może robić lepiej. Przede wszystkim może to być doskonała okazja do tego, by spróbować zatrzymać pracownika – dowiedzieć się dokładnie, w szczerej rozmowie, co skłoniło go do odejścia, a potem zaoferować mu warunki pracy, które spełnią jego oczekiwania.

Nawet jeśli jednak dana osoba zdecydowała się definitywnie na odejście, nadal pracodawca powinien potraktować jej "exit interview" z należytą uwagą. To przede wszystkim czytelny sygnał dla pracowników, że docenia się ich wkład w rozwój biznesu, a spółka liczy się z ich zdaniem.

Z jednej strony może to być furtka dla powrotu takiej osoby, z drugiej – jest to swoista reklama dla firmy. Pracownicy bowiem, czując się docenieni, wysłuchani, prawdopodobnie będą chwalić wśród znajomych swojego pracodawcę. Profesjonalnie nazywa się to employer brandingiem. Taka osoba może też stać się naszym potencjalnym partnerem biznesowym – dlatego warto zadbać o to, by odchodziła w komfortowej atmosferze, bez palenia za sobą mostów i złych emocji.