Reklama.
Reklama.
Reklama.
"Buziaki" w biznesowym mailu? Czego nie pisać, jeśli chcemy być uważani za profesjonalnych
"Zarządzam pieniędzmi prywatnych klientów. Ostatnio jedna z klientek przysłała mi w e-mailu buziaki. Nie mam pojęcia, czy powinienem odesłać jej całusa, ale ostatecznie tego nie zrobiłem" – pisze do "Financial Times" manager jednego z funduszy inwestycyjnych. Smartfony i tablety znacznie zmieniły etykietę pisania maili, również tych biznesowych, ale każdy profesjonalista jak ognia powinien unikać "buziaków", "uścisków" i tym podobnych form.
Reklama.
Manager w swoim liście do "FT" podkreślił, że wysyłanie klientom buziaków uznał za nieprofesjonalne – ale nie jest pewien, czy w dzisiejszych czasach nie przesadził ze sztywnością.
Redakcja w odpowiedzi podkreśla, że "wszyscy mamy po 15 lat doświadczenia w pisaniu maili", a i tak "nikt naprawdę nie wie jak zaczynać i kończyć wiadomości". "FT" zaznacza przy tym, że to dobrze, iż nie ma żadnych sztywnych zasad dotyczących tego jak pisać e-maile, bo każdy robi to nieco inaczej.
Mimo to, istnieje kilka prostych zasad, których lepiej się trzymać, jeśli nie chcemy zostać uznani za nieprofesjonalnych.
Zdrobnienia i czułości – nie
Wszelkie buziaczki, uściski, zdrobnienia imion, zaproszenia na "kawkę" poza pracą – należy to odrzucić. Jak podkreśla "Financial Times", u klientów i biznesowych partnerów spoufalanie się może zburzyć zaufanie, a w dłuższej perspektywie – również negatywnie wpłynąć na naszą reputację.
Wszelkie buziaczki, uściski, zdrobnienia imion, zaproszenia na "kawkę" poza pracą – należy to odrzucić. Jak podkreśla "Financial Times", u klientów i biznesowych partnerów spoufalanie się może zburzyć zaufanie, a w dłuższej perspektywie – również negatywnie wpłynąć na naszą reputację.
Nawet jeśli ktoś sam wykona taki ruch w naszą stronę, lepiej pozostać w sferze bycia profesjonalnym. Jeśli zaś zastanawiamy się, czy przypadkiem nie jest to zaproszenie do flirtu – tym bardziej należy skierować wymianę wiadomości z powrotem na biznesowe tory.
Zacznij adekwatnie do sytuacji
Na pewno jeśli piszemy do kogoś pierwszy raz, należy zwrócić się do niego/niej "Szanowny Panie/Pani". Po osobistym zapoznaniu lub np. rozmowie telefonicznej, śmiało można przechodzić na "Panie Janie" czy "Pani Joanno", choć niektórzy poloniści twierdzą, że taka forma nie ma sensu – bo albo jest się z kimś na "Pan" albo po imieniu. W Polsce ów zwrot używany jest jednak bardzo często, właśnie jako środek półformalny.
Na pewno jeśli piszemy do kogoś pierwszy raz, należy zwrócić się do niego/niej "Szanowny Panie/Pani". Po osobistym zapoznaniu lub np. rozmowie telefonicznej, śmiało można przechodzić na "Panie Janie" czy "Pani Joanno", choć niektórzy poloniści twierdzą, że taka forma nie ma sensu – bo albo jest się z kimś na "Pan" albo po imieniu. W Polsce ów zwrot używany jest jednak bardzo często, właśnie jako środek półformalny.
Przy czym jeśli piszemy do profesora, prezesa czy kogoś o innym, oficjalnym tytule – zawsze warto zwrócić się właśnie tym tytułem. Nawet jeśli poznaliśmy się wcześniej. Jeśli kogoś nie znamy, na pewno też nie należy zaczynać od "hej" czy "cześć", przynajmniej jeśli poważnie traktujemy drugą stronę. PR-owcy często popełniają ten błąd, uważając, że w ten sposób od razu skrócą dystans, a są po prostu nieprofesjonalni.
Internetowy slang i skróty
O ile ASAP (As soon as possible) wszedł do dość powszechnego użycia, to i tak lepiej nie używać go w relacjach zewnętrznych. Na ASAPy można pozwolić sobie podczas mailowania z kimś z biura, ewentualnie jeśli jest to już któraś wiadomość z kolei z daną osobą, ale na pewno nie przy pierwszej wymianie zdań.
O ile ASAP (As soon as possible) wszedł do dość powszechnego użycia, to i tak lepiej nie używać go w relacjach zewnętrznych. Na ASAPy można pozwolić sobie podczas mailowania z kimś z biura, ewentualnie jeśli jest to już któraś wiadomość z kolei z daną osobą, ale na pewno nie przy pierwszej wymianie zdań.
Pozostałe skróty lepiej zostawić do prywatnej korespondencji. Nawet neutralne BTW (by the way) może zostać uznane za niedbałość językową, istnieje też szansa, że ktoś po prostu skrótu nie zna – i nie zrozumie. O LOL-ach, ROTFL-ach i innych potocznych, ale popularnych w internecie skrótach, lepiej nawet nie myśleć przy wymianie biznesowych maili. Nawet pisząc do swojego szefa, lepiej ich nie używać.
Zakończenie musi być godne
Najczęściej na koniec wiadomości pozdrawiamy – i słusznie. W przypadku wyjątkowo entuzjastycznej wymiany maili, z osobą, którą znamy lepiej, można pokusić się o serdeczne pozdrowienia, ale raczej nie należy używać potocznych odmian tego słowa ("pozdro").
Najczęściej na koniec wiadomości pozdrawiamy – i słusznie. W przypadku wyjątkowo entuzjastycznej wymiany maili, z osobą, którą znamy lepiej, można pokusić się o serdeczne pozdrowienia, ale raczej nie należy używać potocznych odmian tego słowa ("pozdro").
Uściski, buziaki, xx (angielski skrót od całusów), xo (angielski odpowiednik przytulania), po prostu nie mają racji bytu w profesjonalnej korespondencji. Pozwolić sobie można na to najwyżej w wymianie wiadomości z kolegą czy koleżanką z biura – ale również tylko, jeśli taka konwencja kogoś nie razi.
Jeśli jednak piszemy z obcą osobą, szczególnie na wyższym stanowisku, zwracamy się do instytucji czy firmy, należy w podpisie raczej "załączyć wyrazy szacunku". Wystarczy też klasyczne "Z poważaniem".
Biznes to nie "internety"
Komunikacja w sieci zmienia się błyskawicznie, ale biznes tym trendom się nie poddaje. W profesjonalną korespondencję nie wkradły się na dobre nawet emotikony, chociaż powszechnie używa się w ich rozmowach, sms-ach i mailach prywatnych.
Komunikacja w sieci zmienia się błyskawicznie, ale biznes tym trendom się nie poddaje. W profesjonalną korespondencję nie wkradły się na dobre nawet emotikony, chociaż powszechnie używa się w ich rozmowach, sms-ach i mailach prywatnych.
Zmienia się to wraz z faktem, że miliardowymi przedsiębiorstwami coraz częściej zarządzają młodzi ludzie, coraz ważniejsze są w biznesie startupy. Ale do rewolucji jeszcze daleko, a dopóki ona nie nastąpi, warto w służbowej korespondencji trzymać się klasyki i profesjonalizmu.
Reklama.