Dzięki polskiej technologii uratowane zostaną miliony drzew, a firmy zaoszczędzą dziesiątki milionów złotych

Odręczny Podpis Elektroniczny ma być równie prosty w obsłudze, co zwykły, "analogowy". Fot. Materiały prasowe

Dzięki jednemu z dotychczasowych wdrożen systemu Paperless zaoszczędzono 2 miliony kartek. – Gdyby ułożyć je jedna na drugiej, miałyby wysokość Pałacu Kultury – mówił Bartosz Łopiński, prezes Billenium, firmy odpowiedzialnej za platformę Paperless. Dzięki innowacyjnej technologii elektronicznego podpisu odręcznego, Paperless pomoże zaoszczędzić jeszcze więcej. Zarówno firmom, jak i środowisku.

(Nie)zwykły biznes
– Dwa lata temu Paperless zaczynał jako typowa platforma back-office’owa – mówił Łukasz Wachowicz, Business Development Director Billenium podczas trzeciego seminarium Paperless. Back-office oznacza firmowe zespoły odpowiedzialne za prace nad rozwojem produktu lub usługi, te które nie mają bezpośredniego kontaktu z klientem. Paperless pomagał efektywnie zarządzać takimi placówkami, np. usprawniając przepływ informacji w biurze. Typowy klient? Średniej wielkości bank.

– Źródłem wielu “niesprawności” jest papier. Czemu go zupełnie nie zlikwidować? – pytał ze sceny Wachowicz. Likwidując papierowe dokumenty oszczędza się nie tylko pieniądze i zasoby naturalne, ale również czas pracowników, który poświęcić muszą na opiekę nad dokumentami. – Czas będzie można przenieść na jeszcze lepszą obsługę klienta – mówił Wachowicz. Skraca się również czas obsługi umowy handlowej: z kilku dni nawet do kilku minut.

Łukasz Wachowicz mówił o ukrytych kosztach każdego dokumentu. Fot. Adam Turek

Elektroniczna oszczędność
Pierwsze podpisy pojawiły się już za czasów cywilizacji Sumerów, czyli pięć tysięcy lat temu. Podpis jaki znamy dzisiaj zaczęto wykorzystywać w Imperium Rzymskim. Ludzie do tej pory korzystają ze zwykłego, “analogowego” podpisu z prostej przyczyny. Jest ogólnodostępny (prawie każdy ma dłonie, większość potrafi pisać), prosty i tani. Łukasz Wachowicz przekonywał ze sceny, że wcale jednak nie jest tak tani jak mogłoby się wydawać.

Bezpośrednie koszty średniej wielkości banku związane z obsługą dokumentów to 7,5 miliona złotych. Zdaniem wyliczeń Paperless koszty pośrednie, związane z logistyką, obsługą, archiwizacją to już ponad 30 milionów złotych. Wychodzi na to, że każdy dokument kosztuje firmę średnio 4 złote.

W celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy wprowadzono Odręczny Podpis Elektroniczny. Technologię wdrażano już wcześniej w innych krajach, ale polska technologia jest obecnie jedną z najbardziej rozwiniętych. Każdy dokument jest wielokrotnie zabezpieczany, a na pojedynczy podpis składa się kilka czynników, takich jak styl, nacisk, kierunek i szybkość. Wszystko to znacznie zmniejsza ryzyko wystąpienia jakichkolwiek oszustw.

Czynniki brane pod uwagę podczas tworzenia każdego podpisu. Fot. Materiały prasowe

Biometryczny Odręczny Podpis Elektroniczny ma znaleźć zastosowanie w działach takich jak bankowość, ubezpieczenia, telekomunikacja, opieka medyczna, handel i usługi czy hotelarstwo i turystyka.

1.Dokument (np. umowa otwarcia rachunku bankowego, kredytowa, dyspozycja) wyświetlany jest klientowi do podpisu na ekranie urządzenia wyposażonego w aktywną matrycę elektromagnetyczną (może to być zarówno dedykowane urządzenia jak i tablet dowolnego producenta wyposażony w matrycę EMR).

2.Dokument do podpisu generowany jest na centralnym, bezpiecznym serwerze e-dokumentów; podpisywany dokument wyświetlany jest jedynie na ekranie urządzenia lokalnego.

3.Klient składa odręczny podpis w naturalny dla siebie sposób za pomocą specjalnego rysika na takiej samej zasadzie jakby robił to na papierze. W czasie czynności podpisu system rejestruje oryginalne dane biometryczne podpisu takie jak nacisk podpisu, jego szybkość, czas oraz wymiar. Dane te są w 100 procentach unikalne i dzięki temu mogą służyć do uwierzytelniania konkretnej osoby (np. do uwierzytelniania dyspozycji wypłaty środków).

4.Dokument po zarejestrowaniu podpisu (lub podpisów) oraz znaczników czasowych (opcjonalnie geolokalizacji) jest z nim na stale integrowany i zaszyfrowany.

5.Dokument zintegrowany na stałe z podpisem zapisywany jest w odpowiednim formacie w bezpiecznym repozytorium dokumentów.

Ile to kosztuje?
Zwrot inwestycji w system Odręcznego Podpisu Elektronicznego następuje średnio po 12-15 miesiącach od jego wdrożenia. Przykład CECA Bank z Hiszpanii pokazuje jednak, że może nastąpić to szybciej, bo już po 9-10 miesiącach. CECA Bank to obecnie największy klient Paperless. A o praktycznym wprowadzeniu systemu na tamtejszy rynek opowiadał podczas seminarium David Alonso.

Wzór podpisu w systemie Paperless Signature. Fot. Materiały prasowe

Według Międzynarodowej kancelarii prawnej DLA Piper, 80 proc. dokumentów funkcjonujących w Unii Europejskiej nie ma narzuconej przez prawo formy podpisu. Oznacza to, że znakomita większość dokumentół funkcjonujących w UE może być podpisywana elektronicznie. Największą przeszkodą może być obecnie zwykłe... przywiązanie do papieru. Dlatego warto poszerzać świadomość dotyczącą kwestii prawnych, technologicznych i ekologicznych w tej kwestii.

Napisz do autora: adam.turek@innpoland.pl