Jak usunąć bałagan ze służbowej poczty? Oto 4 proste sposoby

Oto 4 proste sposoby, które skutecznie pomogą zarówno pracownikowi, jak i przedsiębiorcy uporządkować służbową pocztę. Dzięki temu łatwiej jest zaoszczędzić swój cenny czas, w rezultacie czego praca stanie się bardziej efektywna.

Chociaż służbowa poczta to ważny element codziennej pracy, to nie należy jej przeglądać non stop w trakcie pobytu w biurze. Dlatego, że odciąga to naszą uwagę od ważniejszych zadań. Jak radzi Agnieszka Krzemień z Manpower Group na łamach „Pulsu Biznesu”, każdorazowe czytanie wiadomości, gdy tylko nadeszła bardzo dekoncentruje.

Zamiast tego lepiej wyznaczyć stałe pory odczytywania wiadomości – np. co 2 lub 3 godziny. Z kolei gdy musimy szybko reagować, warto określić stałą porę w każdej godzinie, kiedy będziemy odwiedzać skrzynkę odbiorczą. W rezultacie zawsze będziemy w stanie odpowiedzieć klientowi lub współpracownikowi w wymaganym terminie.

Otrzymywane wiadomości należy sortować. Przykładowo można to zrobić poprzez przypisywanie maili do indywidualnych folderów z odpowiednimi nazwami. Warto również oznaczać maile symbolami, takimi jak gwiazdki czy flagi w zależności od priorytetu ich ważności.

Chociaż filtrowanie maili w odpowiednich katalogach wydaje się oczywiste, to w praktyce wiele osób nie segreguje firmowej poczty, trzymając wszystkie wiadomości bezpośrednio w skrzynce odbiorczej. W efekcie tracą później mnóstwo czasu na przeszukiwanie skrzynki w poszukiwaniu ważnych wiadomości.

Wiele maili, które trafiają do skrzynek odbiorczych użytkowników to po prostu niepożądany przez nich spam. Tym bardziej więc nie powinni oni mieć skrupułów, aby natychmiast go usuwać. Zwłaszcza, że gdy raz ręcznie przeniesiemy niechcianą wiadomość do spamu, to z dużym prawdopodobieństwem następnym razem trafi tam ona automatycznie.

Dlatego, że program pocztowy uczy się je rozpoznawać po adresie, tytule, czy typie maila. Oczywiście można również samodzielnie tworzyć reguły, na podstawie których poszczególne typy wiadomości będą trafiać do spamu.

Oczywiście każdemu odbiorcy należy się indywidualna odpowiedź z zachowaniem odpowiednich form grzecznościowych. Jednak w wielu przypadkach odpisywanie na maile ma schematyczny charakter, gdyż wiele pytań od np. klientów wielokrotnie się powtarza. Dlatego dla zaoszczędzenia czasu warto przygotować sobie szablony najczęściej udzielanych odpowiedzi. Szczególnie, że przygotowanie kilku schematów powinno zająć kilka minut, a bez nich notorycznie tracimy wiele cennych minut odpisując na podobne zapytania.

Wydaje się, że pocztę elektroniczną, podobnie jak Worda czy Excela, umie dziś sprawnie obsługiwać niemal każdy. Jednak w praktyce bardzo różnie z tym bywa, zarówno wśród pracowników, jak i przedsiębiorców. Dlatego czasami warto odświeżyć swoją wiedzę na temat korzystania z maili – instrukcję porządkowania skrzynki odbiorczej w dwóch chyba najpopularniejszych programach pocztowych, jak Gmail oraz Outlook można znaleźć tutaj oraz tutaj.