Mimo ogromnego rozwoju mediów społecznościowych, komunikatorów i innych aplikacji, e-maile nie umarły. Wciąż posługujemy się skrzynkami pocztowymi, a ilość wysyłanych mail rośnie. Szacuje się, że do końca 2015 roku ze skrzynek pocztowych będzie korzystać ok 2,6 mld osób a do 2019 roku liczba ta ma wzrosnąć do 2,9 mld.
REKLAMA
E-maile piszemy do rodziny, znajomych, wykładowców, a w większości dużych firm to najprostsza i najszybsza droga do komunikowania się z pracownikami. Skoro jest to tak popularne narzędzie użytkownicy powinni nie mieć problemów z prawidłowym pisaniem e-maili. Rzeczywistość jest jednak inna. Poniżej najczęściej popełniane błędy przez które ludzie będą ignorować Twoje maile. Zobacz czego unikać, zwłaszcza w służbowej korespondencji.
Błąd 1 – emocje w e-mailu
Pisząc pod wpływem silnych emocji pisze się niezrozumiale i chaotycznie. Ludzie zapominają, że napisany tekst ma ograniczone możliwości przekazywania temperatury rozmowy. Dlatego warto przed wysłaniem e-maila poczekać aż emocje opadną i napisać go na chłodno. W przeciwnym razie odbiorca będzie miał problem z odnalezieniem najważniejszego komunikatu, którego w konsekwencji może nie dostrzec.
Pisząc pod wpływem silnych emocji pisze się niezrozumiale i chaotycznie. Ludzie zapominają, że napisany tekst ma ograniczone możliwości przekazywania temperatury rozmowy. Dlatego warto przed wysłaniem e-maila poczekać aż emocje opadną i napisać go na chłodno. W przeciwnym razie odbiorca będzie miał problem z odnalezieniem najważniejszego komunikatu, którego w konsekwencji może nie dostrzec.
Błąd 2 – temat nie na temat
Nie wszyscy nadawcy zwracają uwagę na temat wiadomości internetowej. Zapominają, że to właśnie temat jako pierwszy informuje odbiorcę o czym ktoś do niego pisze. Jeśli w skrzynce znajdzie się mail z brakiem tytułu, odbiorca może zignorować wiadomość. Często pocztą elektroniczną wysyła się ważne informacje do których odbiorca będzie wracał. Jeśli dostanie wiadomość z tematem sugerującym co jest jej zwartością, łatwiej będzie mu w przyszłości odszukać tę właściwą.
Nie wszyscy nadawcy zwracają uwagę na temat wiadomości internetowej. Zapominają, że to właśnie temat jako pierwszy informuje odbiorcę o czym ktoś do niego pisze. Jeśli w skrzynce znajdzie się mail z brakiem tytułu, odbiorca może zignorować wiadomość. Często pocztą elektroniczną wysyła się ważne informacje do których odbiorca będzie wracał. Jeśli dostanie wiadomość z tematem sugerującym co jest jej zwartością, łatwiej będzie mu w przyszłości odszukać tę właściwą.
Błąd 3 – brak zwrotów grzecznościowych
Brak zwrotów grzecznościowych na początku i na końcu wiadomości to nic innego jak brak szacunku do odbiorcy. Bez względu na to czy będzie to hej, cześć, witam, dzień dobry czy drogi panie zwrot powitalny i pożegnalny musi być! Oczywiście odpowiednio dobrany do relacji jaka łączy odbiorcę z nadawcą. Istnieje ryzyko, że osoba która w pracy odbiera bardzo dużo e-maili taką wiadomość zignoruje, traktując ją niepoważnie.
Brak zwrotów grzecznościowych na początku i na końcu wiadomości to nic innego jak brak szacunku do odbiorcy. Bez względu na to czy będzie to hej, cześć, witam, dzień dobry czy drogi panie zwrot powitalny i pożegnalny musi być! Oczywiście odpowiednio dobrany do relacji jaka łączy odbiorcę z nadawcą. Istnieje ryzyko, że osoba która w pracy odbiera bardzo dużo e-maili taką wiadomość zignoruje, traktując ją niepoważnie.
Błąd 4 – błędy ortograficzne
Nie wszyscy są orłami z ortografii i nie dla każdego dyktanda były sprawą prostą. Jednak niemal wszystkie skrzynki pocztowe automatycznie sprawdzają ortografię. Zignorowanie podkreślonego na czerwono błędu to zignorowanie odbiorcy a przy tym niechlujstwo i lenistwo. Wiele osób jest wyczulonych na ortografię i nie lubi się męczyć czytając niepoprawnie zapisane słowa. Istnieje ryzyko, że odbiorca zrezygnuje z czytania wiadomości albo zapamięta z niej jedynie rażące błędy.
Nie wszyscy są orłami z ortografii i nie dla każdego dyktanda były sprawą prostą. Jednak niemal wszystkie skrzynki pocztowe automatycznie sprawdzają ortografię. Zignorowanie podkreślonego na czerwono błędu to zignorowanie odbiorcy a przy tym niechlujstwo i lenistwo. Wiele osób jest wyczulonych na ortografię i nie lubi się męczyć czytając niepoprawnie zapisane słowa. Istnieje ryzyko, że odbiorca zrezygnuje z czytania wiadomości albo zapamięta z niej jedynie rażące błędy.
Błąd 5 – niekończący się poemat
Jeśli wiadomość nie jest pisana do serdecznej przyjaciółki lub partnera, powinno się ograniczać w ilości zdań i nie stosować opisowego stylu. E-mail powinien być krótki i treściwy. Jeśli mowa o mailach zawodowych, nikt w pracy nie ma czasu na czytanie niekończącego się eseju i szukanie w nim ważnych informacji.
Jeśli wiadomość nie jest pisana do serdecznej przyjaciółki lub partnera, powinno się ograniczać w ilości zdań i nie stosować opisowego stylu. E-mail powinien być krótki i treściwy. Jeśli mowa o mailach zawodowych, nikt w pracy nie ma czasu na czytanie niekończącego się eseju i szukanie w nim ważnych informacji.
Błąd 6 – brak podpisu
Nie chodzi tu o imię i nazwisko na końcu. Jeśli jest to e-mail służbowy powinno się ustawić automatyczną stopkę w ustawieniach poczty. W takiej stopce powinno się znaleźć imię i nazwisko, telefon, stanowisko ewentualnie link do strony internetowej czy Facebook.
Nie chodzi tu o imię i nazwisko na końcu. Jeśli jest to e-mail służbowy powinno się ustawić automatyczną stopkę w ustawieniach poczty. W takiej stopce powinno się znaleźć imię i nazwisko, telefon, stanowisko ewentualnie link do strony internetowej czy Facebook.
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!