Świąteczne prezenty dla partnerów biznesowych. Co wręczać i czy w ogóle? Zapytaliśmy eksperta

Copyright: tatsianama / 123RF Stock Photo
Gdy niedawno zmieniałem pracę i żegnałem się ze swoim pokojem, w którym spędziłem kilka lat kierując działem marketingu, przypomniałem sobie o całkiem sporych rozmiarów pudle. Zaglądałem do niego tylko po to, by włożyć tam otrzymany biznesowy prezent.

Dlaczego część prezentów lądowała w czarnej otchłani niebytu? Odpowiedź jest prosta - bo nie wiedziałem, co z nimi zrobić, bo były odległe od moich odczuć estetycznych, bo nie były mi potrzebne. Innymi słowy, ktoś wydał pieniądze na marne. Budżety związane z działem sprzedaży, bądź marketingu, zostały częściowo (Państwo wybaczą ognisty język) przepalone. Czy to były duże kwoty? Nieważne. ROI (Return of Investment – pol. „zwrot z inwestycji”), tak często wspominane w strategiach, nie zadziałało. A przynajmniej nie w moim przypadku.

Wybór prezentu biznesowego to dość złożony proces. Wedle badania przeprowadzonego na użytek niniejszego tekstu przez Instytut Badawczy Danae dla Polskiej Akademii Protokołu i Etykiety, prezenty odgrywają istotną rolę w relacjach biznesowych – w przeciągu ostatnich 6 miesięcy 76% respondentów wskazało, że otrzymało prezent biznesowy (ogólnopolska, reprezentatywna próba menedżerska, listopad 2017).

To nie takie proste
Aby zrozumieć, jak złożonym procesem jest dobór prezentu, przyjrzyjmy się na chwilę okolicznościom całkiem odmiennym, czyli naszemu życiu prywatnemu. Często jest tak, że znamy gusta rodziny czy przyjaciół. Wiemy również, co wręczaliśmy im przez ostatnie kilkanaście lat, lub przynajmniej, co wręczyliśmy przy okazji dwóch ostatnich okazji – święta, urodziny. Dobór prezentu dla wspomnianych osób jest praktycznie niczym nieograniczony. No, może poza finansami. Mamy pełną paletę doboru upominku – od konserwatywnych, po te o charakterze bardziej osobistym, ekstrawaganckim, kontrowersyjnym, symbolicznym czy intymnym. Innymi słowy, sporo wiemy o osobach, którym pragniemy wręczyć prezent i mamy sporo rzeczy, bądź usług, do wyboru, a koniec końców i tak okazuje się, że nie wiemy, co kupić, bo „ona wszystko już ma”, albo „on jest taki wybredny”.


Jeżeli znamy naszych partnerów biznesowych, naszych współpracowników, to już jesteśmy o kilka długości przed menedżerami, którzy dopiero co nawiązali kontakty, a chcieliby wręczyć prezent, ot, na święta. Ale to wcale nie oznacza, że „jesteśmy w domu”, bo na naszej drodze jest wiele znaków zapytania i ograniczeń. Nie wszystko wypada wręczyć w ramach znajomości zawodowej, możemy mieć ograniczenia finansowe i czy ktoś w ogóle będzie tego używał?

Strategia
W tym momencie dochodzimy do kwestii kluczowej – po co w zasadzie mam wręczyć prezent? Pomyślą Państwo, przecież to oczywiste. A ja przewrotnie odpowiem, że nie jest to takie oczywiste, bo z jakichś względów pudło, o którym wspomniałem na początku tekstu, było wypełnione po brzegi. Tak jak podczas przygotowania strategii wejścia produktu na rynek, tak przy okazji dobierania prezentów biznesowych, trzeba odpowiedzieć sobie na konkretne, proste (poniekąd) pytania:

1. Dlaczego chcę wręczyć prezent?
2. Komu chcę wręczyć prezent?
3. Jaką rolę ma odgrywać mój prezent?
4. Z jakiej okazji chcę, bądź powinienem, wręczyć prezent?
5. Kiedy i w jaki sposób będę go wręczał?

Jakiś czas temu uczestniczyłem w cyklu konferencji pt. „Rola prezentów biznesowych w strategii biznesowej firmy” zorganizowanych przez Lava Group. Występowałem jako jeden z dwóch prelegentów, próbowałem połączyć kompetencje marketingowe z etykietą biznesową. Po moim wystąpieniu rozmawiałem z wieloma menedżerami (w konferencjach udział wzięło łącznie blisko 800) z większych i mniejszych miast Polski. Większość zgodnie przyznawała, że widząc powyższe pytania na początku mojego wystąpienia, myślała, że to żadne novum (bo nie odkrywam przecież Ameryki), ale w miarę upływu czasu uzmysławiali sobie, że o wielu rzeczach zapominają podczas doboru prezentu, kupują go na ostatnią chwilę, lub jak wspomniała jedna uczestniczka z dużej firmy: Robię to tak automatycznie, że już widzę sporo straconych szans, nie mówiąc o kosztach.
Dlaczego wręczamy?
Często, by wzbudzić regułę wzajemności, którą barwnie opisał Robert Cialdini w książce pt. „Wywieranie wpływu na ludzi”, a która funkcjonuje od wieków, choćby pod określeniem do ut des (łac. daję, abyś dawał). Kiedy wręczam prezent, spodziewam się, że ktoś go odwzajemni, będzie się czuł zobowiązany (w sytuacji prywatnej, z reguły, niczego nie oczekujemy). Wprawdzie od razu nasuwa się, zresztą słuszne, skojarzenie z łapówką i graniem nie fair, ale cała zręczność wręczającego polega na tym, by druga strona tego tak nie odebrała. Dość dużą gafą będzie wręczenie albo próba wręczenia prezentu, bez względu na wartość, przed zakończeniem podejmowania procesu decyzyjnego, negocjacji, rozmów, których efektem ma być np. podpisana umowa. Tu jawnie widać, że ktoś chce nieelegancko wpłynąć na efekt końcowy. Znam osoby, które były w stanie zerwać albo odroczyć rozmowy po takim geście strony przeciwnej. W badaniu przeprowadzonym przez Instytut Badawczy Danae, najczęściej wskazywane przez ankietowanych menedżerów motywacje wręczania prezentów to: docenienie relacji, podziękowanie za współpracę, przeprosiny, zareklamowanie usług, przypomnienie się. Ja dodam jeszcze: wywołanie odpowiednich skojarzeń z marką, usługą, organizacją, ideą. Tak w procesie sprzedaży, podczas kampanii, jak i w codziennej, regularnej pracy.

Kto jest adresatem mojego prezentu?
Obowiązek poznania preferencji grupy docelowej nie powinien być zaskoczeniem. Czy przeprowadzamy jakąkolwiek kampanię, nie znając grup docelowych? Wprawdzie trochę inaczej będziemy podchodzili do doboru prezentu, gdy będziemy chcieli go wręczyć 25 wyselekcjonowanym kluczowym klientom, 100 pracownikom, czy 1000 klientów. W tym ostatnim przypadku upominki trzeba ujednolicić, ale nie pozostajemy tu bez wsparcia - z pomocą przyjdą trendy, które przecież śledzimy, albo zmieniające się zachowania, np. ostatnio większa aktywność fizyczna Rodaczek i Rodaków. A jeżeli się nam wydaje, że wino (dodajmy, że dobre) będzie „pewniakiem” dla każdego, to jesteśmy w dużym błędzie. Mam nadzieję, że nie narażę się znajomym sommelierom, gdy napiszę, że wino wypadałoby wręczyć tylko wtedy, gdy jesteśmy pewni, że ktoś je lubi, gdy znamy jej/jego gust i kiedy ta osoba nie ma problemu z alkoholem. Sam uwielbiam wino i cieszę się, gdy otrzymuję je w prezencie, również biznesowym, ale znam wiele osób, które nie mają z tego żadnej frajdy, a butelkę oddają mnie lub współpracownikom. Zresztą to tyczy się nie tylko wina, ogólnie - alkohol nie będzie dobrym prezentem biznesowym, jeżeli nie znamy gustu obdarowywanych. To ruletka.

O gustach się nie rozmawia
Choć w tym wypadku trzeba, bo jak dowiedzieć się, co kto lubi? Jeżeli mówimy o mniejszej grupie osób, szczególnie tej, z którą my, bądź nasz Dział Sprzedaży, mamy bezpośredni kontakt, to jest kilka dróg zdobycia informacji. Zacznijmy od small talk. Sprawne ucho wyłapie, czy ktoś jeździ na nartach, biega, podróżuje biznesowo, korzysta ze sprzętu elektronicznego, taka wiedza daje nam możliwość wyboru spośród ciekawej gamy produktowej. Załóżmy jednak, że nie jesteśmy mistrzami „gadki-szmatki” i od razu przechodzimy do konkretów, a po rozmowie szybko opuszczamy biuro klienta. No właśnie – biuro. Tam się spotykamy i widzimy, czym nasz współrozmówca się posługuje, co zabiera ze sobą idąc na biznesowy lunch. Dodatkowo, jeżeli zależy nam na perfekcyjnym dopasowaniu prezentu, można skorzystać z metody, z której korzystają dyplomaci podczas zbierania informacji, czyli z tzw. białego wywiadu. Nie twierdzę, że każdy ma konto w popularnych serwisach społecznościowych, bądź cokolwiek tam zamieszcza, ale wiele osób, w tym nasi klienci, takie konta posiadają. Dzielą się tam swoimi chwilami (często również prywatnymi), a dostęp do tych profili jest niczym nieograniczony. Jest to kopalnia wiedzy, która powinna być pożytkowana w szlachetny sposób. Jeżeli nie podobają się nam powyższe metody, to co rusz blogerzy opisują listy prezentowe, pomysły na upominki. O ile nie pracują na zlecenie jednej marki, dokonują rzetelnego rozeznania na rynku i mogą być ciekawym źródłem inspiracji. A na koniec: jeżeli nie mamy czasu, można zwrócić się do firm, które taką działalnością się zajmują profesjonalnie – znają trendy, robią badania rynkowe, wiedzą, jak na konkretne rzeczy reagują różne grupy zawodowe, co się sprawdza, a co nie.

Czy prezent musi pełnić jakąś rolę?
Tylko 17% ankietowanych w badaniu prowadzonym przez Instytut Danae wskazało, że prezent, który otrzymali na przestrzeni 6 miesięcy od swoich klientów, był zdecydowanie przydatny. Mając to na uwadze, warto przed przyklejeniem firmowej brody Świętego Mikołaja odpowiedzieć sobie na pytania: Czy prezent będzie używany? W jakich okolicznościach będzie można z niego skorzystać? Czy jest łatwy w obsłudze? Czy jest trwały? Od pełnienia roli, do której jest przygotowywany nasz prezent, dość blisko jest do budzenia określonych skojarzeń. Dlatego może nie odradzam, ale sugeruję, by dwa razy się zastanowić, zanim wybierzemy kosz spożywczy jako prezent. Dziś zakup produktów, nawet z wyższej półki, jest bardziej w zasięgu naszych klientów niż kilkadziesiąt lat temu, a poza tym z reguły w tych koszach (przy ogólnym trendzie na bycie fit), jest tyle kalorycznego poczucia winy… Koniec końców, jest to prezent, który mówi naszym językiem tylko chwilę, bo przecież szybko znika. Oczywiście, nie przekreślam prezentów spożywczych, jako etatowy łasuch nie śmiałbym tego zrobić, ale zachęcam do patrzenia na nie w sposób bardziej refleksyjny.
Mam prezent, co dalej?
Warto zwrócić uwagę również na opakowanie, ale nie tylko to, w które elegancko pakujemy prezent. Japończycy bardzo sobie cenią ładnie opakowane prezenty. Że niby nieważne i nic tym nie zyskamy? Jakiś czas temu zamawiałem pudełka marki GlossyBox z próbkami kosmetyków - były pakowane w trwałe, eleganckie pudełka, w dodatku do ponownego użycia.

Logo – duże czy małe?
Wiele osób jest wręcz zakochanych w swoich znakach handlowych, sygnetach, logotypach, logo, i z chęcią by je umieszczali wszędzie, gdzie się da – niech widzą (obdarowywani), że to nasze, od nas, trzeba wykorzystać każdy nośnik informacji na promocję. Nie przekreślam roli Całościowej Identyfikacji i Identyfikacji Wizualnej, bo to jest bardzo ważna część działań brandingowych, tym niemniej przy okazji prezentu trzeba większej powściągliwości – „less is more” jak mawiają Anglosasi, albo Polacy – „mniej, znaczy więcej”. Subtelne logo będzie o wiele bardziej atrakcyjnie wyglądało na produkcie będącym prezentem, niż ostentacyjnie wielki znak handlowy, umieszczony na najbardziej eleganckiej torbie podróżnej. Obdarowani, jeżeli zaproszą nas (poprzez prezenty) do swoich prywatnych przestrzeni, poza biurem mogą się czuć swobodniej, gdy nie będą przytłaczani wielkimi i krzyczącymi logo. Ale znak to przecież nie wszystko, elementem identyfikacji wizualnej są również kolory przypisane do naszych marek. Dlatego czasem zamiast na logo, może położyć większy nacisk na kolorystykę, co zresztą jest teraz zauważalnym trendem.

Nie wszyscy mogą
Co roku, od dużej sieci handlowej otrzymywałem informację, że ich polityka zaleca, by pracownicy nie angażowali się w wymianę prezentów z partnerami zewnętrznymi. Trudno powiedzieć, czy to dobrze czy źle, ale ważniejsze było to, kiedy ta informacja była wysyłana – na dwa miesiące przed świątecznym szałem zakupowym. To bardzo taktowne zachowanie, bo nie narażało mojej firmy na koszty. Nieelegancko byłoby wysłać taką informację tuż przed świętami, kiedy prezenty właśnie są rozwożone. Jeżeli nie możemy przyjmować prezentów, a takowy otrzymaliśmy, to odsyłamy i piszemy: Dziękujemy, mamy taką politykę, ufamy, że zrozumiecie, bardzo doceniamy. Swoją drogą, warto wtedy pamiętać o niedoszłych darczyńcach, np. przy okazji świąt i wysłać życzenia. Nie należy wysyłać „kartek zombie” (w polu adresowym kilkadziesiąt adresów i brak formuły powitalnej). Oczywiście, Państwo tego nie robią, piszę by przypomnieć znajomym, jak przypadkiem wyślą taką mielonkę (SPAM).

Prezentowe faux pas
Lista jest spora, ale zawęźmy ją do najpopularniejszych. A zatem: zbyt osobisty prezent wywołujący zażenowanie; zbyt drogi – obdarowany chciałby się zrewanżować, ale nie wie jak, bo go nie stać; „zdarta płyta”, czyli wciąż to samo; prezent lichej jakości, tania imitacja – widać, że kupiony tylko po to, by kupić na „odczep się”. Swoją drogą nie można oszczędzać na prezentach kosztem jakości, już lepiej nic nie kupować. Kolejna gafa, to prezent wręczony tylko jednej osobie, przy większej grupie naszych klientów – jeżeli czujemy się jak selekcjoner, to staramy się robić to dyskretnie. Co jeszcze? Prezent wręczony bardzo daleko od okoliczności (niby liczą się dobre chęci, ale lepiej wręczać na czas, a co za tym idzie - przewidywać, że w okresie świątecznym może być duże zapotrzebowanie na usługi kurierskie). Prezent nieelegancko opakowany, z widoczną ceną. Ach, i prezent wypada otworzyć przy osobie, która go nam wręczyła. No chyba, że jest to Azjata, wtedy to by było faux pas. Niepodzielenie się prezentem z zespołem, jeżeli jest to kosz ze smakołykami, jest również nieeleganckie.

Choć w tekście nie sugeruję, co konkretnie można kupić swoim klientom czy pracownikom, bo założeniem było podarowanie Państwu wędki, a nie ryby, to podzielę się opiniami udzielonymi przez respondentów z badania Instytutu Danae. Zapytaliśmy, czego menedżerowie nie chcieliby otrzymać na najbliższe święta. Okazało się, że: wódki, perfum, bielizny, piżamy, czegoś nieprzydatnego i wyprodukowanego bez fair trade, odzieży patriotycznej, kalendarza, kubka i… zabawek erotycznych.

Jeżeli prezent to nie tylko chwilowy gadżet, a bardziej wsparcie procesu sprzedaży, budowania świadomości marki czy element employer brandingu, to może się okazać, że wspomniane na początku ROI przynosi wymierne efekty, a świadome budżetowanie prezentów na kolejny rok ma sens.

Pamiętajmy, że PREZENT MÓWI CAŁY CZAS, szczególnie, gdy nie ma nas w pobliżu. UBIERZMY GO W NAJBARDZIEJ ELEGANCKIE SŁOWA, takie jak: dopasowanie, jakość, funkcjonalność, trwałość.


Adam Jarczyński, partner w Polskiej Akademii Protokołu i Etykiety. Od blisko 20 lat popularyzuje wiedzę z zakresu savoir-vivre. Prowadzi szkolenia dla firm i konsultuje współczesny bon ton. Jest autorem książek związanych z savoir-vivre’em i bloga dobremaniery24.pl Praktyk biznesu.
Znajdź nas na Znajdź nas na instagramie
Trwa ładowanie komentarzy...

BLOGI

NAJNOWSZE WPISY

Bartłomiej BaranowskiBartłomiej Baranowski

Ponad roku temu polscy widzowie mogli zobaczyć, jak wygląda proces wydawania gry przez małe niezależne studio. Film dokumentalny „Wszystko z nami w porządku” ukazuje trud tworzenia produkcji „Lichtspeer”. O grach i o filmie porozmawiałem z twórcami gry oraz reżyserem filmu.

Bartłomiej DąbkowskiBartłomiej Dąbkowski

Pewne książki warto przeczytać, inne trzeba. Do tej drugiej kategorii zalicza się z pewnością „Siła Nawyku”, której autorem jest Charles Duhigg. Jak tłumaczy już sam podtytuł, książka pozwala zrozumieć „dlaczego robimy to co robimy i jak można to zmienić w życiu i biznesie”. Otóż okazuje się, że mózg działa według pewnych schematów.

Krzysztof SurgutKrzysztof Surgut

Twoja Firma została zaatakowana przez hakerów? No to może warto odpowiedzieć im "Pięknym za Nadobne" i przygotować lub zlecić kontratak? To nie jest najlepszy pomysł. Dlaczego? Zapraszam do lektury.