– Branża spotkań i eventów jest niezwykle wrażliwa na kryzysy i jednocześnie jest machiną napędową gospodarki – mówi Anna Olszyńska, dyrektorka regionalna Vienna House na Polskę Północną i dyrektorka generalna Vienna House Andel’s Lodz, jednego z większych hoteli biznesowo-konferencyjnych w regionie.
– Zamrożenie gospodarki w początkach pandemii miało wielki wpływ na funkcjonowanie firm związanych z organizacją wydarzeń. Kiedy branża zaczęła się powoli odradzać, wybuchła wojna na Ukrainie i Polska zaczęła być postrzegana jako państwo frontowe. Teraz przyszedł kryzys gospodarczy i problemy energetyczne. To wszystko nie ułatwia życia, jednak okazuje się, że spotkania online nie wyparły osobistych kontaktów.
Tomasz Piórkowski, dyrektor regionalny Vienna House na Polskę Południową uzupełnia: „Cyfryzacja spotkań stała się faktem, jednak organizacja wydarzeń hybrydowych ciągle jest droższa niż stacjonarnych. Eventy online sprawdzają się tylko w nielicznych wypadkach. Z tego względu obserwujemy w Polsce, a tym samym w Vienna House, rosnące zainteresowanie organizacją spotkań korporacyjnych oraz motywacyjnych.” To właśnie ten rodzaj spotkań jest w Polsce najbardziej popularny i stanowi 50% rynku.
Branża eventowa a gospodarka
Jak podaje raport Poland Events Impact w Polsce w 2019 r., branża eventowa odpowiadała za 1,5 proc. PKB. Zatrudniała 220 tys. osób i generowała zyski na poziomie 35 mld złotych. Jest więc integralną częścią postępu gospodarczego i jest nierozerwalnie związana z innymi gałęziami gospodarki. Ok. 70 proc. wydarzeń przed pandemią odbywało się w hotelach, tak więc zmniejszenie się przychodów z eventów o 73 proc. znacznie wpłynęło również na kondycję branży hotelarskiej.
Jak wynika z Krajowego Rejestru Długów firmy z branży MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) mają obecnie zadłużenie o dwa razy większe niż przed pandemią (26,1 mln zł), ale jednocześnie mają do odzyskania od kontrahentów 4,2 mln zł. To zmniejsza płynność finansową firm i utrudnia współpracę międzysektorową. Jednak zdecydowanie widać, że branża się rozpędza i odzyskuje dawną dynamikę.
Zmiany w organizacji wydarzeń
– Badania Z-Factor, przeprowadzone w Warszawie, pokazują, że zwiększa się liczba wydarzeń, uczestników spotkań i metrów kwadratowych powierzchni hotelowych, wykorzystywanych do organizacji spotkań. Widzimy to również w naszym hotelu – liczba zapytań na spotkania czy warsztaty rośnie z miesiąca na miesiąc, podobnie jak obłożenie, które nieraz osiąga poziom ponad 95 proc. – przyznaje Mariusz Plichta, dyrektor generalny Vienna House Mokotow Warsaw.
Organizatorzy spotkań zwracają jednak uwagę na nieco inne aspekty współpracy niż w ubiegłych latach. Coraz częściej sprawdzają ofertę technologiczną hotelu oraz wpływ spotkań na środowisko. Tzw. okno rezerwacyjne ciągle pozostaje bardzo krótkie, spotkania są mniejsze i często krótsze. Wpływają na to z pewnością też koszty organizacji spotkań.
– To są wyzwania, do których jako hotele konferencyjne musimy być przygotowani. Od zawsze stawialiśmy na dobre relacje z naszymi partnerami, sprawną komunikację, profesjonalną obsługę i jakość oferowanych usług. Nie obniżamy tej jakości tylko po to, aby obniżyć koszty i zdobyć biznes. W Vienna House liczy się nieustanne odkrywanie i doświadczenia, które sprawiają, że chce się do nas wracać – podkreśla Anna Olszyńska.
– U nas indywidualne podejście klienta nie jest frazesem. Pracownicy, którzy są profesjonalistami i ambasadorami marki, z pasją i zaangażowaniem podchodzą do każdego zapytania i eventu. Każdy klient ma dedykowanego opiekuna, dzięki czemu komunikacja jest bardzo sprawna, a wiele podbramkowych sytuacji udaje się szybko rozwiązać na korzyść klienta. To buduje nasz wizerunek solidnej marki.
Eventy 3.0.
Firmy stawiają na pogłębione doświadczenia i unikalną formułę spotkań. W 2022 r. ciągle najpopularniejszym formatem wydarzeń są spotkania stacjonarne, bezpośrednie. Jednak organizatorzy szukają nowych, ciekawych rozwiązań, które zaskoczą uczestników i dostarczą niezapomnianych wrażeń.
– Nieszablonowe podejście do spotkań zyskuje coraz więcej zwolenników. Dlatego w Vienna House oferujemy kreatywne podejście do eventów. W salach konferencyjnych zamiast stołów i krzeseł proponujemy fotele, sofy, pufy, a nawet leżaki. Zamiast klasycznych wykładów czy prezentacji - nowe formuły aktywizujące uczestników, z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. W przerwach goście mogą wzmocnić się zdrową przerwą kawową zaaranżowaną zgodnie z tematem spotkania czy branżą klienta. Mogą też się zrelaksować, grając w piłkarzyki czy gry planszowe.”– podkreśla Tomasz Piórkowski.
– Widzimy też, że coraz chętniej goście konferencyjni zostają dłużej w hotelu, aby pozwiedzać miasto (tzw. pobyt bleisure). To staje się powoli trendem, na który jesteśmy przygotowani. Dodatkowo rośnie liczba gości na tzw. workation, kiedy łączą pracę z wypoczynkiem. Zachęcamy również naszych partnerów do optymalizacji podróży służbowych, do dłuższych, ale rzadszych pobytów, co nie tylko zmniejsza koszty finansowe, ale również węglowe – dodaje. Wydaje się, że to właśnie trend ekologiczny i sprawdzanie węglowego śladu wydarzeń będzie miało coraz większy wpływ na oferowane usługi konferencyjne.
Vienna House obecna jest w Krakowie, Katowicach, Warszawie, Łodzi i Międzyzdrojach. W każdym z hoteli można zorganizować spotkania firmowe, konferencje, bankiety czy warsztaty. W ofercie jest również organizacja wigilii firmowych czy spotkań integracyjnych. Oryginalny design hoteli, kreatywne podejście do organizacji spotkań, doskonała lokalizacja obiektów oraz postawienie na jakość oferty gastronomicznej stanowi największe zalety Vienna House.