5 błędów w organizacji podróży służbowych. Każdy z nich kosztuje firmy krocie

Paradoks wielu delegacji polega na tym, że w dłuższej perspektywie mają przynieść firmom korzyści, lecz na etapie planowania generują ogromne koszty poprzez marnotrawstwo pieniędzy i czasu. Źródło wielu z nich tkwi w tradycyjnym, manualnym zarządzaniu podróżami. Oto 5 głównych błędów w organizacji wyjazdów biznesowych.

Manualne rezerwacje podróży służbowych często kończą się wymianą setek maili i telefonów w firmie. To ukryty koszt czasu, jaki ponoszą zarówno decydenci (HR, działy finansowe, administracja, managerowie), jak i wysyłani w delegacje pracownicy. W końcu czas to pieniądz, a taka korespondencja zabiera wszystkim wiele godzin.   

Gdy wysyła się jednego maila albo wykonuje jeden telefon, tego ukrytego kosztu aż tak nie widać. W skali miesiąca tak zużyty czas daje słuszne poczucie straty, a przecież można by go było wykorzystać na inne obowiązki, których nikomu na pewno nie brakuje. Wprowadzenie systemu automatyzującego procesy rezerwacji mogłoby rozwiązać ten problem.

Wiele podróży biznesowych organizowanych jest ad hoc. Nie ma spójnej polityki takich wyjazdów, a jeśli nawet jest, to i tak rezerwuje się nocleg we własnym zakresie albo bilet na ostatnią chwilę, nie mając wynegocjowanych stawek. Przy takim rozproszeniu trudno też tworzyć zbiorcze faktury, a przez to śledzić wydatki i nie przepłacać.

Brak systemu, który stanowiłby w firmie swego rodzaju centrum kontroli budżetowej wszystkich podróży służbowych, skutkuje wydatkami ponad limit, ale też "nierównymi" delegacjami dla pracowników. Nic dziwnego, bo taka organizacja opiera się na domysłach, a nie danych. Mogłaby to zmienić platforma do rezerwacji podróży online.

Jeśli organizacja podróży służbowych sprawia, że firma, a szczególnie jej dział finansowy, tonie w stosach drukowanych dokumentów, to nie jest to dobry kierunek. Nawet jeśli te faktury są tylko cyfrowe, ale rozsiane po różnych wątkach na mailach, to też księgowość nie ma łatwego życia. W takim chaosie tylko można coś zgubić.

Zagubiona czy trudna do odnalezienia dokumentacja naraża osoby odpowiedzialne w firmie za rozliczanie delegacji na ogromny stres. Nie bez znaczenia jest też czynnik ekologiczny – papierologia nie oszczędza planety. Recepta? Wprowadzić cyfrowy obieg dokumentów, a najlepiej platformę z modułem ich dodawania i segregowania.

Podróże służbowe raczej nie przyniosą oczekiwanych efektów, jeśli pracownicy nie będą właściwie "zaopiekowani". Przykładowo, sytuacja, gdy nastąpiła zmiana planów, a pracownik, którego o przesunięciu spotkania poinformował właśnie klient, musi zgłosić sprawę do odpowiedniego działu, by dokonać zmiany daty podróży, niepotrzebnie wydłuża czas i tylko odciąga uwagę od głównego celu delegacji.

A w trakcie delegacji? Pracownikom przydałby się ktoś, kto "wisiałby" na telefonie cały czas i mógł udzielać im potrzebnych informacji. Często jest to jednak niemożliwe. Od stresu mógłby uwolnić ich system pozwalający na... samodzielne planowanie podróży, oczywiście taki, który też czuwałby nad zgodnością z przyjętą przez firmę polityką travel.

W niektórych firmach dokument określający politykę podróży służbowych jest zbyt ogólny. Kiedy zasady dotyczące wyjazdów są niejasne, pracownicy mogą je różnie interpretować, co tworzy nieporozumienia. Zatrudnione osoby powinny wiedzieć, kto może podróżować, jak wygląda proces akceptacji i jakie są limity wydatków.

Z wyznaczaniem stawek na nocleg czy transport trzeba uważać, by nie popełnić błędu polegającego na nieuwzględnieniu kryterium lokalizacji i różnic w kursach walut. Najlepiej zdefiniować budżetowo poszczególne regiony (Europa, Azja) i stworzyć dla nich odrębne polityki podroży, w czym mogą pomóc specjalne platformy online.

Wszystkich opisanych błędów pozwoliłaby uniknąć eliminacja podstawowej przyczyny. Jest nią manualny system zarządzania podróżami służbowymi, w którym drogą mailową i telefoniczną uczestniczy wiele osób. Przy takiej wymianie korespondencji dodatkową komplikacją staje się rozsiana po całej firmie dokumentacja.

Dlatego technologia umożliwiająca automatyzację i optymalizację procesów organizacyjnych pozwoliłaby wyeliminować te błędy, a wraz z nimi znaczne koszty i straty czasowe. O tym, że można robić wszystko jednym kliknięciem i mieć wszystko w jednym miejscu, wiedzą np. użytkownicy platformy worktrips.com.

Jeśli zarządzanie podróżami służbowymi w sposób automatyczny i intuicyjny jawi się jako kusząca perspektywa, to najlepiej udać się pod ten adres. Rozwiązanie jest bowiem bliżej, niż się wydaje.