Niby drobiazg, ale znaczenie ma kolosalne. Co zrobić, gdy na fakturze brak numeru NIP

Redakcja INNPoland

Ustawa o podatku od towarów i usług w tej mierze jest bezwzględna. Jednoznacznie określa, że faktura VAT musi zawierać numer NIP. Bez tego faktura nie spełnia wymogów i w rezultacie nie można dokonanego zakupu zaliczyć w koszty uzyskania przychodu czy też odliczyć podatku VAT. Co zatem zrobić, czy na fakturze nie ma NIP-u lub jest podany błędny numer identyfikacji podatkowej.

Co zrobić, gdy na fakturze brak numeru NIP • Fot. Piotr Kamionka/REPORTER

Brak numeru NIP lub błędny NIP na fakturze to tzw. wada techniczna.
Tę wadę da się poprawić wystawiając notę korygującą.
Faktura z błędnym NIP-em zostanie zakwestionowana przez Urząd Skarbowy.

Faktura to dokument poświadczający sprzedaż lub nabycie określonych produktów lub usług. Jest ona najpopularniejszym dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie transakcji między podmiotami.

Czy na fakturze musi być NIP?

Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) jasno precyzuje, jakie informacje powinna zawierać faktura. Wśród nich wymieniony jest NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej. Jednak brak zamieszczenia wszystkich wymaganych ustawą informacji wcale nie zawsze musi oznaczać, że dany dokument jest niewłaściwy.

Zgodnie z art. 106e. ustawy o VAT faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty;

nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych;

sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem;

To i tak nie koniec listy! Dalej w ustawie jest jeszcze 9 bardziej szczegółowych punktów, tu przytoczyliśmy 15 najistotniejszych. Jak widać, faktura zawierać powinna numery NIP obu stron transakcji.

Brak numeru NIP na fakturze. Co robić?

Przy tak długiej liście obowiązkowych danych nietrudno o jakieś przeoczenie. Jeśli faktura zawiera wszystkie inne niezbędne informacje dotyczące nabywcy, a jedynie brakuje informacji o numerze NIP, wówczas mamy do czynienia z wadą techniczną. To wada znacznie mniejszego kalibru niż wada fizyczna (gdy sprzedano towar inny niż jest w umowie) lub wada prawna (gdy okaże się np., że nabyty przedmiot nie jest własnością sprzedającego).

Czytaj także: Gdzie drwa rąbią, tam wióry lecą. Wojna fiskusa z pustymi fakturami uderzy w uczciwe firmy

Jednak nawet nieduża wada techniczna sprawia, że faktura nie spełnia wymogów wskazanych w ustawie o VAT. Rezultat zaś może być taki, że Urząd Skarbowy podważy taką fakturę, jeśli dojdzie do odliczenia podatku VAT na podstawie takiego dokumentu. Aby nie mieć kłopotów i aby skarbówka faktury nie zakwestionowała, trzeba ją jak najszybciej skorygować.

Jak skorygować fakturę, kiedy brak numeru NIP?

Zatem powtórzmy: jeśli wszystkie inne dane się zgadzają, a brakuje tylko numeru NIP, to jest to wada techniczna. W takim przypadku wystarczy poprawienie faktury za pomocą noty korygującej

Uwaga! Nota korygująca to nie to samo, co faktura korygująca! Fakturę korygującą może wystawić sprzedawca, natomiast notę korygującą - nabywca, który dostał fakturę z jakimś błędem.

Serwis wfirmie.pl oferujący księgowość online objaśnia po kolei, jakie czynności należy wykonać, aby wystawić notę korygującą. Na stronie "należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie trzeba zaznaczyć właściwą fakturę do której nota ma być wystawiona, następnie z paska zadań wybrać opcję WYSTAW » NOTĘ KORYGUJĄCĄ".

Jak wystawić notę korygującą.•Fot. wfirmie.pl

Dalej pojawi się okienko "TREŚĆ DO POPRAWIENIA", tam należy wpisać to, co podano błędnie na fakturze, a następnie uzupełnić okienko "TREŚĆ PRAWIDŁOWA".

Czytaj także: Od słów do czynów: fiskus bierze się za restauracje. Chce skończyć z ich znaną sztuczką

Innym sposobem jest także zwrócenie się do wystawcy faktury z prośbą o wystawienie nowego dokumentu lub wystawienie faktury korygującej (tak, tej, którą może wystawić jedynie sprzedawca).

Jak skorygować błędny NIP na fakturze WDT

Podatkowe przepisy określają również sytuacje, gdy do transakcji dochodzi z podmiotem zagranicznym. Tu krótko należy wyjaśnić, czym jest WDT.

WDT: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
Jak objaśnia Ministerstwo Finansów, WDT polega na przeniesieniu prawa do rozporządzania towarem jak właściciel, w wyniku czego towar jest wywożony z Polski do innego kraju członkowskiego UE. WDT w Polsce towarzyszy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w państwie, do którego towary są dostarczane. WDT to również przewóz towarów własnych podatnika do innego państwa członkowskiego UE.

WDT jest opodatkowana stawką 0 proc. przy spełnieniu odpowiednich wymogów, co oznacza, że faktury wystawiane nabywcom nie zawierają kwoty podatku. Dostawca może jednak odliczyć kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z taką dostawą. Czytaj więcej

W przypadku takich transakcji, również jak w transakcjach między sprzedającym a nabywcą w Polsce, błąd w NIP należy poprawić notą korygującą, a o naniesieniu poprawki poinformować kontrahenta.

Brak NIP na fakturze a koszty uzyskania przychodu

Na początku informowaliśmy, że zgodnie z ustawą o VAT na fakturze powinny się pojawić numery identyfikacji podatkowej zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Ale brak NIP-u wcale nie oznacza, że dany dokument jest niewłaściwy.

W 2019 r. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (nr 0114-KDIP4.4012.539.2019.2.RK), stwierdził, że brak NIP (podkreślmy - brak, a nie błędny numer) na fakturze nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT. Jeśli np. w dokumencie zamiast NIP podano PESEL oraz inne dane nabywcy, to oznacza, że podatnika da się zidentyfikować.

Jednak jeśli na fakturze zakupowej podany jest błędny NIP, co uniemożliwia prawidłowe zidentyfikowanie podatnika, przedsiębiorca danej faktury nie może zaksięgować w swojej działalności gospodarczej. Tym samym taka faktura nie może być podstawą potraktowania jej jako koszt prowadzenia działalności. Przedsiębiorca więc nie może odliczyć z jej tytułu podatku VAT oraz podatku dochodowego.

Czytaj także: Największa afera VAT w Polsce. W grze miliard złotych, zamieszane są znane firmy

Więcej ciekawych informacji znajdziesz na stronie głównej INNPoland.pl

Zobacz także :