Oto sekrety produktywnych ludzi. 6 zasad, którymi musisz kierować się w pracy
Ze wszystkich dostępnych zasobów świata każdy ma taką samą liczbę godzin dziennie. Niektórym jednak zdarza się zrobić więcej. Czy są szybsi czy mądrzejsi? Czy mają więcej pomocy? Być może. Przede wszystkim jednak nauczyli się sztuczek, które pomagają im rozciągnąć czas i wyeliminować to, co zbędne.
1. Miej poranną rutynę
Konsekwencja i rutyna pomagają proaktywnie rozpocząć dzień. Produktywni ludzie potrafią znaleźć zestaw czynności i zwyczaje, które im odpowiadają.Przedsiębiorca Gary Vaynerchuk, autor książki "#AskGaryVee: One Entrepreneur's Take on Leadership, Social Media, and Self-Awareness", budzi się codziennie o szóstej rano i postępuje zgodnie z tą samą rutyną. "Zaczynam dzień od przyswojenia sporej ilości informacji" – pisze. "Odwiedzam TechMeme i sprawdzam nagłówki. Potem newsletter e-mailowy Jasona Hirschhorna, MediaREDEF. Następnie wchodzę na serwisy informacyjne. Główną witryną, na której koncentruję się w tym czasie, jest Nuzzel, agregator nagłówków i linków udostępnianych przez moją bańkę informacyjną".
Po sprawdzeniu swoich kanałów na Twitterze i Instagramie udaje się na siłownię, gdzie trenuje ze swoim trenerem, po czym wraca do domu, aby porozmawiać z rodziną przed rozpoczęciem dnia pracy. Następnie przygotowuje się do pierwszego spotkania w tym dniu.
"Przed wejściem na pierwsze spotkanie w mojej głowię krążą dziesiątki informacji" – przyznaje.
2. Zatrzymaj czas i zajmij się tym, co najważniejsze
Ludzie produktywni rozumieją różnicę między zadaniami ważnymi i pilnymi. Pierwsze z nich posuwają biznes do przodu, natomiast drugie mają gasić pożary. Wypełnianie dnia pilnymi zadaniami może wydawać się ważniejsze, ponieważ gaszenie pożarów wydaje się bardziej potrzebne w danej chwili. Nigdy jednak nie wprowadzisz innowacji ani nie osiągniesz więcej, jeśli nie wyjdziesz poza tylko to, co jest.Każdego roku Gary Keller, autor "The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results" i założyciel Keller Williams Realty, ustala hierarchię najważniejszych zadań i przeznacza pierwsze cztery godziny każdego dnia, aby skupić się tylko na nich.
"Kluczem jest czas. Sukces budowany jest sekwencyjnie. Jedna rzecz na raz" – pisze w swojej książce.
Aby określić swoją "jedną rzecz", Keller przygląda się swoim celom na dany rok i zadaje sobie pytanie: "Jaka jest ta jedna rzecz, która, gdy zostanie rozwiązana, sprawi, że wszystko inne, co muszę zrobić, będzie łatwiejsze lub nieistotne?" Następnie zabezpiecza pierwsze cztery godziny swojego dnia pracy, aby zrobić tylko tę jedną rzecz.
Keller wykorzystał tę technikę do napisania książek, a także do przeistoczenia swojej firmy w największą franczyzę na rynku nieruchomości. Wierzy, że dopóki jego najwyższy priorytet nie zostanie zrealizowany, wszystkie inne będą go rozpraszać.
3. Maksymalnie wykorzystuj swój kalendarz
Listy rzeczy do zrobienia są dobre do zapisywania informacji i czynności. – Produktywni ludzie nie biegają jednak dnia od jednej do drugiej – mówi Peter Bregman, autor książki "Four Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones that Really Work". Zamiast tego, Bregman sugeruje przenoszenie wszystkich zadań z listy rzeczy do zrobienia do kalendarza i wykorzystywanie go w formie planu działania."Powodem, dla którego zawsze pozostajemy z niedokończonymi pozycjami na naszych listach rzeczy do zrobienia, jest to, że te listy są niewłaściwym narzędziem do nakręcania naszych osiągnięć" – pisze Bregman na swoim blogu.
"Zdecyduj, kiedy i gdzie coś zrobisz, a prawdopodobieństwo, że to zrobisz, drastycznie wzrośnie" – dodaje.
4. Podziel dzień na minuty, a nie godziny
Kalendarze książkowe są często podzielone na 30- lub 60-minutowe części, ale produktywni ludzie lubią dzielić czas jeszcze bardziej, eliminując ryzyko niezagospodarowanych dziur.Grant Cardone, autor "The 10X Rule: The Only Difference Between Success and Failure", dowiedział się, że Alan Greenspan, były prezes amerykańskiej Rezerwy Federalnej, podzielił swój dzień na piętnastominutowe okresy i wprowadził tę koncepcję do własnego harmonogramu.
– Kiedy dzielisz godzinę, mnożysz dostępny czas – mówi Cardone. "[Greenspan] nie wpuścił białych plam w swoim kalendarzu, wiedział, że są problemem, stratą czasu” – mówi w filmie na swojej stronie internetowej.
Vaynerchuk również zmniejsza swój harmonogram do krótszych przedziałów czasowych. "Liczy się każda minuta, więc mój harmonogram jest zaplanowany co do sekundy" – pisze. "Nie żartuję: miałem i nadal mam trzy- i czterominutowe spotkania. Musisz wykorzystać każdą sekundę, którą dostajesz w ciągu dnia" – pisze.
5. Rzadziej sprawdzaj e-mail
Wszyscy wiemy, że e-mail może być czasochłonny, ale niewielu z nas coś z tym robi. Produktywni ludzie nie są niewolnikami technologii – mówi Jason Jennings, autor książki "Less is More: How Great Companies Use Productivity".– Większość superproduktywnych osób sprawdza pocztę tylko dwa lub trzy razy dziennie – powiedział Jennings magazynowi "Prevention". Zaplanuj zatem czas na przeglądanie e-maili w swoim kalendarzu i pilnuj przeznaczonego na nie czasu.
Według badania przeprowadzonego na Uniwersytecie Kolumbii Brytyjskiej nieustanne sprawdzanie poczty e-mail sprawia, że odpowiadanie na wiadomości staje się mniej produktywne. W eksperymencie uczestnicy zostali podzieleni na dwie grupy. Pierwszej polecono sprawdzać pocztę trzy razy dziennie, reprezentantom drugiej natomiast tak często, jak chcą.
Grupa, która trzy razy dziennie sprawdzała pocztę e-mail, skróciła o 20 proc. ilość czasu spędzanego na odpowiadaniu na wiadomości. Odnotowano również, że czują się mniej zestresowani niż przed eksperymentem.
Dbaj o siebie
Nie możesz być produktywny, jeśli nie jesteś zdrowy. Założyciel Virgin Group, Richard Branson, wstaje codziennie o piątej rano i ćwiczy. – Wiem, że mogę osiągnąć dwa razy więcej, jeśli zadbam o kondycję – powiedział Branson w wywiadzie dla "FourHourBodyPress". – Utrzymuje prawidłowe funkcjonowanie mózgu – dodał.Niektórzy lubią ćwiczyć przed udaniem się do biura, ale równie skuteczne jest wykonywanie ćwiczeń w ciągu dnia pracy. Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Leeds Beckett w Wielkiej Brytanii wykazało, że pracownicy, którzy korzystali z siłowni w czasie sweat sessions, byli bardziej wydajni.
Ludzie sukcesu śpią także odpowiednio długo. Bill Gates, Tim Cook i Arianna Huffington twierdzą, że śpią przez siedem godzin na dobę. Naukowcy z Fińskiego Instytutu Medycyny Pracy w Helsinkach odkryli, że osoby, które nie mają wystarczająco dużo snu, częściej biorą chorobowe. Według badań opublikowanych w czasopiśmie medycznym "Sleep" optymalna ilość snu dla energii i dobrego samopoczucia wynosi od siedmiu do ośmiu godzin każdej nocy.
Więcej ciekawych informacji znajdziesz na stronie głównej INNPoland.pl