"Chaos, krzyki, masakra". Open space był kiedyś rewolucją, dziś jest... zmorą

– Gdyby nie praca hybrydowa i wyciszające słuchawki, nie dałbym rady – mówi Adam. Pracuje w jednej z warszawskich korporacji, która tak jak większość nowoczesnych firm, postawiła na open space.

Czym jest właściwie open space? To otwarta, duża przestrzeń biurowa, w której wszyscy siedzą razem, a każdy albo ma swoje stałe miejsce, albo siada tam, gdzie jest wolne.

Już w latach 50. XX wieku w ogromnych halach pracowali urzędnicy czy maszynistki przy ustawionych równo biurkach. Potem niemieccy architekci zaczęli wzbogacać otwartą przestrzeń o rośliny czy tradycyjne meble, ale w końcu wygrały zasłonięte przegrodami boksy i oddzielne biura.

Pod koniec XX wieku, kiedy nastąpił rozwój technologii mobilnych i pracy intelektualnej, architekci przestrzeni biurowych przypomnieli sobie o open space. Otwarta przestrzeń pracy była rewolucją i oddechem świeżego powietrza dla stłoczonych w małych pokoikach (lub mikroskopijnych kubikach) pracowników.

Dla Polaków open space w dużych "korpo" był wręcz powiewem Zachodu, bo było światowo i nowocześnie. A dziś...

– To największa zmora współczesnej pracy – mówi Adam.

Open space jest zabójczy dla produktywności

Ale przecież z jakiegoś powodu firmy zdecydowały się na open space. Jakie mają z tego korzyści? Wspólna przestrzeń pracy w praktyce powinna sprzyjać spontanicznym interakcjom, ale też ułatwiać szybszą wymianę informacji oraz pomysłów.

Dzięki temu zespoły mogą łatwiej współpracować, co jest szczególnie cenione w startupach i młodych firmach, które stawiają na "dynamiczny rozwój i transparentność". Słowem, kiedy chcesz skonsultować z kolegą projekt, nie idziesz na drugi koniec korytarza, ale odwracasz się do niego na krześle obrotowym.

Jest też druga korzyść i umówmy się: kluczowa dla firm. Oszczędność kosztów. Aranżacja biura w stylu open space pozwala na efektywniejsze wykorzystanie dostępnej przestrzeni (wymaga nawet trzykrotnie mniej przestrzeni biurowej), co obniża koszty wynajmu biura. A dodatkowo brak ścianek działowych czy wielu osobnych biur zmniejsza koszty związane z wyposażeniem.

I oczywiście open space miał w praktyce pomóc pracownikom w integracji, czyli zachęcać ich do (również tych nieformalnych i niezwiązanych z pracą) interakcji.

Ale jak wyszło w praktyce? Okazało się, że open space jest zabójczy dla tego, co w praktyce najistotniejsze: produktywności. Naukowcy z Uniwersytetu w Lund przeprowadzili wywiady z pracownikami przed przejściem z prywatnych biur na open space i rok po nim. W badaniu z 2015 roku napisali, że "percepcja zdrowia, środowiska pracy i wydajności pracowników spadła w ciągu 12 miesięcy po relokacji".

– W ogóle nie mogę się skupić na pracy – mówi nam Sylwia, która pracuje w jednej z dużych redakcji. I skarży się na "hałas jak na dworcu".

– Chaos, krzyki, masakra. Kilkadziesiąt osób w olbrzymiej przestrzeni, ludzie rozmawiają ze sobą i przez telefon, śmieją się, kichają, smarkają. A ty siedzisz nad artykułem i próbujesz się skupić. Do pracy potrzebuję ciszy, dlatego wolę pracować zdalnie, we własnym mieszkaniu, gdzie nikt mnie nie zagaduje i nie wrzeszczy nad uchem. Pandemia była pod tym względem zbawieniem – opowiada.

Hałas i zakłócenia, czyli witajcie w open space

Badacze są bezlitośni. "Przegląd ponad 300 artykułów z 67 czasopism wykazał, że układ open space 'znacząco wpływa na produktywność'. Wskazano również, że 'strategie akustyczne powinny być priorytetem w projektowaniu biur, aby osiągnąć wysoki poziom produktywności pracowników'. Inny przegląd ponad 100 badań nad open space wykazał, że open space prowadzi do niższego poziomu koncentracji, a analiza 50 ankiet wykazała częste skargi na hałas i zakłócenia" – pisze John Ogden z Adobe Experience Cloud Blog.

Hałas jest oczywisty, w końcu mówimy o grupie osób w jednej przestrzeni. Ale badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim wykazało również, że pracownicy w open space "doświadczają o 29 proc. więcej zakłóceń niż ci w prywatnych biurach".

Na czym polegają te zakłócenia? Na przykład na tym, o czym wspominała Sylwia: kolega coś do ciebie mówi, ktoś chce iść z tobą na papierosa albo kawę, a inni zaczynają głośną dyskusję, w którą w końcu sam się włączasz.

Z trybu "praca" nagle może wybić cię czyiś śmiech albo dzwonek telefonu. Z badania Uniwersytetu Kalifornijskiego wynika, że osoby, które doświadczały takich zakłóceń, "zgłaszały o 9 proc. wyższe poziomy wyczerpania".

To nie jedyne takie badanie. Edward Brown, współzałożyciel Cohen Brown Management Group, wykazał, że "pracownicy na wszystkich poziomach tracą od trzech do pięciu godzin produktywnego czasu każdego dnia z powodu niechcianych, niepotrzebnych i nieproduktywnych zakłóceń".

Aż 93 proc. osób przyznało mu, że "ktoś często im przerywa", z czego 68 proc. tych zakłóceń pochodziło od osób z ich firmy. Co więcej, "bezpośrednie zakłócenia stanowią o jedną trzecią więcej zakłóceń niż e-maile czy telefony".

To właśnie w open space najbardziej wkurza Adama. Podkreśla, że nie jest aspołeczny, a towarzyski, ale "przecież praca nie polega na towarzyskości".

– Jeśli chcę pogadać, to idę z kumplami na piwo. A jeśli chcę pogadać w pracy, to idę na przerwę. Naprawdę nie potrzebuję rozmów w czasie pracy, bo wybija mnie to całkowicie z rytmu i trudno mi znowu wejść w stan koncentracji – opowiada.

Adam twierdzi, że "ma bardzo gadatliwych współpracowników". – Ja naprawdę nie żartuję. Wyobraźcie sobie, że siedzicie koło dwóch osób, które bez przerwy ze sobą gadają i usiłują cię wciągnąć w tę rozmowę. I wcale nie gadają o pracy. A do tego masz w firmie pełno palaczy, które bez przerwy proponują wyjście na papierosa. Naprawdę lubię tych ludzi, ale chcę pracować, za to jest oceniany i za to mi płacą – skarży się. Twierdzi, że "lepsze wyniki miał w okresie pracy zdalnej".

"Brak prywatności wizualnej i dźwiękowej" na open space

I jest jeszcze kwestia: satysfakcja pracowników. Tutaj open space też się nie popisał. Mówiąc wprost: nie czujemy się zbyt dobrze w otwartej przestrzeni biurowej.

"Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Karlstad wykazały, że im więcej pracowników jest zgromadzonych w jednym biurze, tym mniej są oni zadowoleni, co skutkuje obniżeniem ich samopoczucia. Pracownicy odczuwali, że trudniej jest prowadzić dobrą rozmowę ze współpracownikami, prawdopodobnie dlatego, że obawiali się, iż wszystko, co mówią, będzie słyszane przez innych" – pisze John Ogden.

A to oznacza, że podczas gdy open space miał sprzyjać integracji, jest... odwrotnie. "Liczba interakcji twarzą w twarz w biurach open space znacząco spadła (o około 70 proc.), a jednocześnie wzrosła liczba interakcji elektronicznych – czytamy w badaniu Harvard Business School z 2018 roku.

"(...) Zamiast prowadzić do coraz bardziej ożywionej współpracy twarzą w twarz, otwarta architektura biur wywołuje naturalną ludzką reakcję polegającą na wycofaniu się z kontaktów społecznych z kolegami z pracy i zastąpieniu ich interakcjami poprzez e-maile i komunikatory" – dodają autorzy.

Potwierdziła to Anne-Laure Fayard, profesorka zarządzania New York University Tandon School of Engineering.

– Wiele badań pokazuje, że ludzie prowadzą krótsze i bardziej powierzchowne rozmowy w biurach open space, ponieważ krepują się, że mogą zostać podsłuchani – mówiła w rozmowie z Ogdenem. W ankiecie przeprowadzonej przez Uniwersytet w Sydney na brak "prywatności dźwiękowej" skarżyło się około 49 procent badanych, co dotyczy również prywatnych rozmów przez telefon.

Podsłuchiwanie (nawet niecelowe i niezamierzone) to jedno. W tej samej ankiecie ponad 30 proc. osób stwierdziło, że nie ma też "prywatności wizualnej". W końcu w open space jak na dłoni widać, co właśnie robisz (nie mówiąc o możliwości zerkania ci na ekran komputera).

A to wszystko wpływa bezpośrednio na pracownika. D M Abirami z Madras School of Social Work w Chennai Indian pisał w swojej pracy naukowej z 2024 roku, że otwarte przestrzenie mogą zwiększać ciśnienie krwi u pracowników, a tym samym negatywnie wpływać na ich zdrowie​. Pracownicy w open space częściej skarżą się na zmęczenie i trudności z koncentracją, co może prowadzić do wyższego poziomu nieobecności i próśb o pracę zdalną oraz rotacji w firmie.

Sylwia potwierdza: po pracy często boli ją głowa.

– Wracam do domu i jestem wyczerpana, znacznie bardziej zmęczona niż na home office. A do tego przebodźcowana, bo spędziłam cały dzień z gromadą ludzi, walcząc o resztki skupienia, żeby cokolwiek napisać – twierdzi.

I jest jeszcze coś: większe ryzyko zachorowania, na przykład na grypę czy COVID-19 (tym większe, im więcej osób w jednej przestrzeni).

Badanie opublikowane w 2014 roku przez badaczy z Królewskiego Instytutu Technologicznego w Sztokholmie wykazało, że pracownicy w biurach open space częściej biorą zwolnienia chorobowe. A inne, przeprowadzone trzy lata wcześniej, że pracownicy w biurach open space z więcej niż sześcioma osobami biorą ich aż o 160 proc. więcej w porównaniu z tymi, którzy pracują w prywatnych biurach.

Open space musi się zmienić

Choć open space wciąż ma wielu zwolenników, badania pokazują, że jego efektywność zależy od konkretnego kontekstu i potrzeb zespołu. Burza mózgów i dyskusje? Wtedy open space jest idealny. Ale wcale nie jest to rozwiązanie uniwersalne, bo tam, gdzie potrzebna jest cisza i skupienie, otwarta przestrzeń może bardziej przeszkadzać niż pomagać.

Czy to koniec open space? Nie. Potrzebne są jednak modyfikacje. Coraz częściej firmy wprowadzają hybrydowe rozwiązania, łączące otwarte przestrzenie z cichymi strefami lub pokojami do pracy indywidualnej​. Architekci zaczynają wykorzystywać w swoich projektach materiały pochłaniające hałas, a w firmach coraz powszechniejsze są kabiny akustyczne, czyli tzw. budki do rozmów telefonicznych.

A to pokazuje, że pracodawcy na szczęście słyszą narzekania na open space. Inaczej produktywność wciąż będzie spadać, a (marzących o home office) pracowników – boleć głowa.