Project Excellence

Excellence i Chaos
Co sprawia, że organizacja, w której się znajdujemy to Organizacja Excellence a nie element Chaosu? Zarządzanie przez projekty stało się kluczowym czynnikiem strategii firmy. Obejmuje zarządzanie celami, rezultatami w przyszłości, talentami, które są w naszym zasięgu… Raport Chaosu The Standish Group wskazuje, że od lat tylko co trzeci projekt kończy się sukcesem (blisko 30%). Co 5 projekt nie udaje się (niecałe 20%) w ogóle, a ponad połowa projektów, aby się udała, jest wyzwaniem dla zespołów projektowych i organizacji. Najwięcej udaje się projektów małych (ponad 60%), średnich (30%), a sukces w dużych projektach jest odnotowywany na poziomie tylko 8%. Ciekawe są wyniki porównawcze dla projektów typu waterfall i agile. Ogólnie metodą waterfall udaje się zrealizować 11% projektów (niezależnie do wielkości projektów), a metodą agile sukces odnotowywany jest aż w 39% projektów.

Sukces w zarządzaniu projektami
Sukces w organizacji zależy od wielu czynników, jednak skupiają się wokół ludzi, liderów i kompetentnych zespołów, samej organizacji, jej zaplecza, procedur i zasobów. Te dwa elementy pozwalają w sposób zrównoważony stale monitorować i odpowiadać sobie na pytanie – PO co my ten projekt robimy? Jakie rezultaty i korzyści dla organizacji i jej klientów ma realizacja podejmowanych projektów.
Czynniki sukcesu mają odzwierciedlenie w Modelu Doskonałości Projektowej (Project Excellence Model wg Project Excellence Baseline International Project Management Assotiation). MDP może być stosowany niezależnie od podejścia do realizacji projektu, jest dobrym uzupełnieniem sprawdzonych metodyk. Został opracowany, aby stymulować działania związane z ciągłym doskonaleniem, niezależnie od warunków początkowych i rezultatów osiąganych w ramach projektu. Przedstawione obszary inspirowane są kryteriami EFQM często stosowanymi do oceny doskona¬łości organizacyjnej i są z nimi blisko powiązane. Model może być zastosowany niezależnie od stosowanych metod zarządzania projektami (czy przyjętej metodyki). Nacisk kładziony jest przede wszystkim na świadome wykorzystywanie najbardziej skutecznych metod i formuł zarządzania, pozwalających osiągnąć założone rezultaty i umożliwiających ciągłe doskonalenie.

Kluczowe elementy MDP
Główne elementy doskonałości projektowej to Ludzie i cele, Procesy i zasoby oraz Rezultaty Projektu. Pierwsze dwa obszary umożliwiają i wspierają zaistnienie doskonałości w zarządzaniu projektami, natomiast trzeci jest rezultatem skutecznego przywództwa i zarządzania. Informacja zwrotna na poziomie obszarów pozwala wyższej kadrze zarządzającej poznać ogólny stan najważniejszych czynników wspierających doskonałość i powiązanych z nimi rezultatów.
Fundamentem doskonałości są LUDZIE I CELE. Właściwi ludzie, kierowani i wspierani przez doskonałych liderów oraz dzielący z nimi wspólną wizję sukcesu, mają kluczowe znaczenie dla ciągłego doskonalenia w projekcie i pozwalają mu wykroczyć poza granice znanych standardów.
Wzmocnienie doskonałości to obszar w modelu nazwany PROCESY I ZASOBY. Obszar ten obejmuje praktyki niezbędne do wzmacniania doskonałości przez czytelne i skuteczne procesy oraz adekwatne zasoby wykorzystywane w sprawny i zrównoważony sposób. Stanowi on także podstawę do zabezpieczenia rezultatów wynikających z innowacyjności, czyniąc je solidnym punktem wyjścia dla kolejnych udoskonaleń.
Jako dowód doskonałości projektowej uznaje się REZULTATY. Podejście do zarządzania projektem może zostać uznane za doskonałe, wyłącznie jeżeli prowadzi do wyróżniających się, zrównoważonych rezultatów dla wszystkich kluczowych interesariuszy. Obszar ten stanowi dopełnienie pierwszych dwóch, zapewniając niezbędny dowód osiągnięcia doskonałych rezultatów zgodnych z oczekiwaniami interesariuszy projektu.

Efekty assessmentu projektowego
Projekty skoncentrowane na przywództwie, o niskim poziomie dojrzałości procesowej charakteryzują się niezwykle silnym poczuciem misji i wspaniałym przywódz¬twem. Dzięki wysoce zmotywowanym i całkowicie oddanym zespołom, takie projekty cechują się zwykle wysokim poziomem elastyczności i przynoszą wspaniałe rezultaty. Jednocześnie, ich słabą stroną jest brak ugruntowanych procesów zarządzania. Zazwyczaj prowadzi to do znacznej ilości zbędnej i często powtarzanej pracy. Ponadto, mogą się w nich pojawiać problemy ze skutecznym przełożeniem zdoby¬tych doświadczeń i sprawdzonych sposobów działania na kolejne przedsięwzięcia.
Projekty skoncentrowane na procesach o niskim poziomie przywództwa i/lub poczuciu celu często przynoszą wspaniałe i powtarzalne rezultaty. Zwykle jest to możliwe dzięki procesom, które były nieustannie doskonalone na przestrzeni wielu lat. Słabą stroną tego typu projektów jest brak silnego przywództwa i/lub poczucia celu. W związku z tym, tego typu projekty często mają trudności z radzeniem sobie z przełomowymi zmianami w otoczeniu i/lub istotnymi zagrożeniami.
Projekty zrównoważone łączą w sobie wspaniałe przywództwo i silne poczucie celowości z kulturą procesową. Takie połączenie zapewnia wysoką motywację zespołu, elastyczność i możliwość osiągania wspaniałych, powtarzalnych rezultatów zarówno w ramach projektu, jak i poza nim. Takie projekty najbardziej skuteczne pomimo, że wynikają z szeroko pojętej złożoności politycznej, społecznej i technicznej (kontekstu i otoczenia projektu).

Wartość biznesowa
Wartość biznesowa zastosowanego Modelu Doskonałości Projektowej w postaci assessmentu projektowego daje szereg korzyści dla organizacji. Przede wszystkim wspiera wydajność w każdej organizacji. Doskonałość zwiększa zdolność organizacji do wdrażania strategii i realizacji celów projektów poprzez skuteczne i spójne dostarczanie efektów. Zgodnie z założeniami Modelu Doskonałości Projektowej zapewnienie ścisłego współdziałania pomiędzy poszczególnymi obszarami modelu może prowa¬dzić do uzyskania następujących wartości biznesowych:
- wyniki – ludzie mający poczucie celu są zmotywowani i dążą do osiągnięcia rezultatów;
- skuteczność i wydajność – właściwe procesy i zasoby wykorzystywane przez osoby mające poczucie celu zwiększają ich skuteczność i wydajność;
- niezawodność – ugruntowane procesy i właściwie zarządzane zasoby wspierają osiąganie rezultatów w perspektywie krótko- i długoterminowej;
- elastyczność – systematyczna obserwacja rezultatów wpływa na sposób ich postrzegania, prowadząc do lepszego zrozumienia założeń projektu i ciągłego udoskonalania strategii jego realizacji;
- ciągłe doskonalenie – wnioski wyciągnięte z analizy rezultatów stymulują rozwój procesów i zasobów;
- skalowalność – ludzie skoncentrowani na celach szukają możliwości poprawy swoich zdolności poprzez rozwój i wykorzystywanie właściwych procesów i zasobów.
Istotnym elementem jest także zrównoważony rozwój, który może być rozumiany zarówno jako wpływ na środowisko, jak i trwałość rezultatów. Osiąga się go przez ciągłe dostarczanie i monitorowanie rezultatów projektu oraz wykorzystywanie ich do zarządzania założe¬niami, wzrostu zaangażowania ludzi, zapewniania odpowiednich procesów i dbania o odpowiedzialne wykorzystywanie zasobów.

Podsumowanie
Firmy, które stosują metody zarządzania projektami odnoszą większe sukcesy poprzez silną przewagę konkurencyjną i stabilność organizacji. Model Doskonałości Projektowej pomaga w sprawdzaniu stosowanych metod zarządzania projektami i pozwala ocenić, w jakim stopniu są one stosowane w ramach projektu. Rezultaty oceny mogą być przydatne dla osób odpowiedzialnych za jakość, know-how i procesy w firmie przy okre¬ślaniu obszarów doskonalenia, wprowadzaniu innowacji i gromadzeniu doświadczenia w ustrukturyzo¬wany sposób. Model Doskonałości Projektowej daje w końcu organizacjom możliwość uporządkowanej kapitalizacji ich doświadczenia projektowego.

Opracowano na podstawie Project Excellence Model IPMA
Powyższy tekst jest fragmentem wykładu wygłoszonego 20 września 2016 r. podczas II Kongresu Praktyków Biznesu Wyższej Szkoły Humanitas w Sosnowcu.