Pisma spółki, czyli pamiętaj o obowiązku informacyjnym

Co istotne, pierwotnie obowiązek informowania nie odnosił się do wszystkich pism handlowych spółki a jedynie do takich, które kierowane były do osób nie pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych. Dlaczego? Prawdopodobnie ustawodawca doszedł do wniosku, że podmiot, powiązany ze spółką stałymi więzami gospodarczymi posiada o niej szeroką wiedzę, zwłaszcza w tak podstawowym zakresie jak ten odnoszący się do danych, które nakazywały ujawnić przepisy prawa.

Pierwotny tekst ustawy nie oparł się jednak nowelizacjom, które rozszerzyły nie tylko zakres koniecznych do ujawnienia informacji ale i zmieniły krąg podmiotów, do których informacja powinna zostać skierowana.

Respektując zatem wprowadzone zmiany, spółka powinna w swoich pismach i zamówieniach handlowych ujawniać następujące dane: firmę, siedzibę i adres, numer, pod którym spółka została zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców wraz ze wskazaniem właściwego sądu, który przechowuje jej akta rejestrowe. Ponadto konieczne jest podanie przypisanego spółce numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz ujawnienie wysokości posiadanego przez spółkę (tzn. zarejestrowanego w KRS) kapitału zakładowego. Ten ostatni, odnoszący się do kapitału zakładowego, wymóg ulega modyfikacji w przypadku, spółki akcyjnej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która została zawarta przy użyciu wzorca umowy. W pierwszym przypadku - ponieważ ustawodawca dopuszcza możliwość częściowego jedynie pokrycia kapitału zakładowego spółki akcyjnej – słusznie uznano że konieczne jest ujawnienie kwoty rzeczywiście wpłaconej na jego pokrycie. Obowiązek ujawniania kwoty wkładów wniesionych na pokrycie kapitału zakładowego nie ustaje nawet wówczas, jeżeli wszystkie wkłady na pokrycie kapitału zostały wniesione. W takiej sytuacji w treści pism i zamówień handlowych wskazuje się kwotę umówionego kapitału zakładowego oraz zamieszcza się informację, że kapitał ten został w całości opłacony. W drugim przypadku – gdy spółka zawiązywana jest za pośrednictwem łączy elektronicznych w oparciu o ustalony przez przepisy wzór umowy - wspólnicy mają 7 dni na wniesienie umówionych wkładów. W czasie tym jednak spółka może podejmować czynności handlowe, dlatego zdecydowano się na wprowadzenie wymogu informowania o wysokości rzeczywiście pokrytego kapitału zakładowego. W tym przypadku jednak obowiązek informowania o części w jakiej nastąpiło pokrycie kapitału zakładowego spółki jest obowiązkiem czasowym i ustaje w chwili, gdy wspólnicy opłacą cały kapitał zakładowy.

Nowelizacje przepisów dotyczących obowiązku informacyjnego przyniosły również rozszerzenie zakresu podmiotów, które o danych spółki powinny zostać poinformowane. Zgodnie z obowiązującą regulacją dane spółki powinny zostać ujawnione we wszystkich pismach i zamówieniach handlowych spółki, a wiec także i tych, które są kierowane do podmiotów pozostających ze spółką w stałych stosunkach gospodarczych.

Warto także podkreślić, że omawiany obowiązek nie dotyczy to tylko pism i zamówień handlowych, składanych w zwykłej formie pisemnej lub w formie kwalifikowanej. Omawiane przepisy znajdują również zastosowanie do powszechnych obecnie oświadczeń składanych w formie elektronicznej (np. za pomocą wiadomości e-mail).

Ustawa nakazuje także, aby dane spółki zostały ujawnione na jej stronach internetowych.

Pomimo że nowelizacje przepisów odnoszących się do obowiązku informacyjnego spowodowały rozszerzenie zakresu podmiotów, które należy informować o danych spółki to zmianie nie uległ katalog oświadczeń, które dane te powinny zawierać. Nadal obowiązek informacyjny powinien być wykonywany jedynie w pismach i zamówieniach handlowych a zatem nie we wszystkich oświadczeniach składanych przez spółkę.

Wobec powyższego pojawia się pytanie, które z oświadczeń dotyczących spółki należy uznać za pismo lub zamówienie handlowe a któremu waloru tego przypisać nie można? Niestety kodeks spółek handlowych nie zawiera legalnej definicji ani pisma handlowego ani zamówienia o takim charakterze. To jednak nie niweczy możliwości ich zidentyfikowania. Niewątpliwie za pisma i zamówienia handlowe należy uznać wszelkie dokumenty związane z prowadzoną przez spółką działalnością m.in. faktury, noty księgowe, pisma reklamacyjne ale także zawierane przez spółkę umowy np. na dostawę usług czy towarów dostarczanych przez spółkę. Natomiast z pismem ani zamówieniem handlowym nie można identyfikować np. korespondencji prowadzonej z pracownikami spółki czy organami administracji publicznej. W przypadku takich pism spółka nie jest zobowiązana do ujawniania w ich treści wymaganych przez k.s.h. informacji.

Wskazać również należy, że zakres danych ujętych w dyspozycji omawianego unormowania to swoistego rodzaju minimum informacji, które spółka zobowiązana jest ujawnić swoim kontrahentom. Jeżeli taka jest wola spółki to nie ma przeszkód, aby w pismach i zamówieniach handlowych ujawnione zostały także inne dotyczące spółki informacje - na przykład o majątku spółki czy składzie osobowym jej organów.

Jak wskazano we wstępie niniejszego omówienia, niedopełnienie obowiązku informowania o danych spółki nie powoduje nieważności złożonych oświadczeń. Nie oznacza to jednak, że przepisy prawa nie sankcjonują takiego uchybienia. Wręcz przeciwnie, odpowiedzialność za niedopełnienie powyższego obowiązku ponoszą kierujący spółką, czyli członkowie jej zarządu. Zgodnie z treścią art. 595 § 1 k.s.h. członek zarządu spółki kapitałowej (czyli zarówno spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółki akcyjnej), który dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe nie zawierają danych określonych w art. 206 i 374 k.s.h, podlega karze grzywny w wysokości do 5.000 zł. Grzywnę jest władny nałożyć sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki. Podobnej odpowiedzialności powyższy przepis poddaje również komplementariuszy uprawnionych do reprezentowania spółki komandytowo - akcyjnej.

Warto zatem zadbać o dopełnienie omawianego obowiązku przygotowując na przykład tzw. firmowy papier, który zawierałby wszystkie wymagane przez przepisy dane. Nie jest to trudne ani pracochłonne a może uchronić przed nieprzyjemnymi konsekwencjami.