Czy spółka może otrzymać zwolnienie od kosztów sądowych?

Ogólne zasady związane z postępowaniem sądowym nakładają na każdego, kto inicjuje to postępowanie obowiązek uiszczenia stosownej opłaty. Opłata ta może być stała (niezależna od wartości przedmiotu sporu), stosunkowa (obliczana proporcjonalnie do wartości przedmiotu, którego sprawa dotyczy) albo tymczasowa (jeżeli wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić w chwili inicjowania postępowania). Szczegółowe przepisy związane z tzw. obowiązkiem fiskalnym, w tym wysokość poszczególnych opłat, zostały zawarte w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Obowiązek uiszczenia opłaty powstaje już w chwili złożenia pisma procesowego w sądzie. Brak należnej opłaty uznawany jest za brak formalny, który nie pozwala nadać pismu dalszego biegu, a to oznacza, że sąd nie podejmie żadnej czynności procesowej, związanej z wniesionym pismem, dopóki opłata nie zostanie uiszczona albo strona nie zostanie zwolniona od obowiązku poniesienia tych kosztów.

Omawiana tu instytucja jest dobrodziejstwem, z którego w zdecydowanej większości korzystają niezamożne osoby fizyczne. Bez zwolnienia ich od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych często nie byłyby w stanie dochodzić swoich praw. Nie oznacza to jednak, że spółki zawsze muszą opłacać koszty sądowe. W art. 103 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych ustawodawca dopuścił możliwość ubiegania się o zwolnienie od obowiązku ich poniesienia także przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną. Warunkiem uzyskania zwolnienia jest jednak wykazanie, że podmiot nie może ponieść wymaganych kosztów z uwagi na brak dostatecznych środków, które mogłyby zostać przeznaczone na ich uiszczenie.

Kryterium posiadania dostatecznych środków na uiszczenie należnych kosztów sądowych jest kryterium nieostrym, przepisy w żadnym miejscu nie wskazują kiedy spółka powinna dojść do wniosku, że nie posiada środków na ich pokrycie. W praktyce możliwość uzyskania zwolnienia od kosztów sądowych będzie uzależniona nie tylko od kondycji finansowej samej spółki ale także od wysokości kosztów sądowych, które powinny zostać poniesione.

Rozpatrując wniosek spółki o zwolnienie jej od obowiązku ponoszenia kosztów sądowych, orzekający będzie badał czy faktycznie w spółce występuje brak dostatecznych środków na uiszczenie wymaganych kosztów. Sytuacja będzie w różnych przypadkach różna, bowiem o ile można się zgodzić z tym, że kilkutysięczna opłata od pozwu może stanowić nie lada wyzwanie dla wielu przedsiębiorców, nie będąc jednocześnie wygórowaną dla innych, o tyle nie trudno jest przyjąć stanowisko, że (nawet nie najlepiej radzący sobie) przedsiębiorca nie byłby w stanie ponieść kosztów w wysokości kilkudziesięciu złotych.

Mimo, że przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi kiedy spółka nie posiada dostatecznych środków na pokrycie kosztów sądowych, odpowiedzi możemy poszukać w orzecznictwie. Zgodnie z przyjętą praktyką spółka, ubiegająca się o zwolnienie jej od kosztów sądowych powinna wykazać, że aktywa które posiada nie wystarczą na pokrycie tych kosztów i że środków tych nie jest w stanie pozyskać (np. poprzez spłatę jej wierzytelności czy zaciągnięcie kredytu). Trzeba bowiem pamiętać, że w odniesieniu do przedsiębiorców sądy przyjmują, iż prowadzenie procesów może być elementem wykonywanej działalności gospodarczej, w związku z czym spółka powinna uwzględnić i zabezpieczyć te koszty w swoich budżetach.

Aby zostać zwolnionym od omawianego tu obowiązku konieczne jest złożenie stosownego wniosku. Sąd nie może w tym przypadku działać z urzędu, nawet jeżeli posiadałby dostateczną wiedzę, potwierdzającą konieczność zastosowania zwolnienia. Wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych powinien zostać zgłoszony w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy. Można to zrobić na piśmie lub ustnie do protokołu.

Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, jako że jest pismem procesowym, powinien zawierać nie tylko twierdzenie, że spółka nie ma dostatecznych środków na pokrycie należnych opłat, ale również miarodajne informacje o jej kondycji finansowej i możliwościach płatniczych oraz dowody na poparcie zgłoszonych twierdzeń. Przepisy nie wskazują wprost jakie dowody należy przedstawić, aby wykazać trudną sytuację spółki, dlatego też możliwe wydaje się być przeprowadzenie wszelkich dowodów, które to stanowisko potwierdzą. Do najczęściej stosowanych dowodów należy zaliczyć: bilans roczny wykazujący przewagę pasywów nad aktywami, sprawozdania finansowe, raporty kasowe, wyciągi bankowe, informacje statystyczne, zaświadczenia urzędów skarbowych, wyciągi z kont bankowych, raporty kasowe, deklaracje podatkowe, umowy kredytowe, pisma oceniające zdolność kredytową, dokumenty stwierdzające obciążenia majątku hipotekami i zastawami, dokumenty stwierdzające wysokość zobowiązań, słowem wszystko co pomoże ukazać sądowi złą sytuację finansową spółki. Należy przy tym jednak pamiętać, że sąd może zarządzić stosowne dochodzenie, jeżeli tylko poweźmie wątpliwości co do rzeczywistego stanu majątkowego strony, która zwolnienia się domaga.

Jeżeli, w oparciu o przedstawione dokumenty, sąd dojdzie do przekonania, że złożony przez nas wniosek jest zasadny przyzna stosowne zwolnienie i wówczas nie będziemy zobowiązani do uiszczania kosztów.

Jeżeli nasze argumenty go nie przekonają – dla dalszego procedowania – konieczne będzie dokonanie stosownej opłaty.

Możliwa jest również sytuacja pośrednia, tzn. częściowe jedynie uwzględnienie naszych argumentów i - w związku z tym – częściowe jedynie zwolnienie nas od obowiązku poniesienia kosztów sądowych. W takiej sytuacji postanowienie o zwolnieniu powinno precyzyjnie określać w jakiej części zwolnienie to zostało przyznane. Zwolnienie częściowe może zostać określone kwotowo (np. zwolnienie do kwoty 1.000 zł), ułamkowo (np. zwolnienie z obowiązku ponoszenia połowy kosztów) albo procentowo (np. zwolnienie od ponoszenia kosztów jedynie w 30%). Sąd może zdecydować także o zwolnieniu jedynie od obowiązku ponoszenia niektórych opłat lub wydatków (np. tylko opłaty od pozwu). Ponadto zwolnienie może polegać na zwolnieniu co do pewnej tylko części roszczenia lub co do niektórych tylko roszczeń dochodzonych łącznie.

Warto także pamiętać, że o zwolnienie od kosztów nie możemy ubiegać się w elektronicznym postępowaniu upominawczym, czyli w postępowaniu przed tzw. e-sądem, oraz w postępowaniu o zarejestrowanie w rejestrze przedsiębiorców KRS spółki przy użyciu wzorca elektronicznego.

W razie niepomyślnego dla nas rozstrzygnięcia w powyższym przedmiocie i wydania przez sąd postanowienia o odmowie zwolnienia od kosztów możliwe jest zaskarżenie tego rozstrzygnięcia. Jeżeli postanowienie wydał tzw. sędzia zawodowy możliwe będzie wniesienie zażalenia a jeśli orzekającym był referendarz sądowy należy wnieść skargę na to orzeczenie. O tym kto rozpoznawał nasz wniosek dowiemy się z treści postanowienia.

Każdy z w/w środków odwoławczych należy wnieść w terminie tygodniowym od dnia, w którym otrzymamy postanowienie o odmowie zwolnienia od kosztów wraz z uzasadnieniem. A jeżeli było ono wydane na posiedzeniu jawnym, od chwili jego ogłoszenia. Zażalenie nie podlega opłacie.

Na koniec warto także wskazać, że w sytuacji, gdy nasz wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych został już raz oddalony, nie możemy ponownie domagać się zwolnienia, jeżeli nie podniesiemy nowych faktów lub okoliczności, które wniosek te by uzasadniały. Ponowny wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, oparty na tych samych okolicznościach, podlega odrzuceniu a na odrzucenie wniosku zażalenie nie przysługuje.