11 mechanizmów rozwoju

Zarówno w małych firmach jak i w wielkich korporacjach trafiają się bariery, które nie pozwalają skutecznie się komunikować. Mogą mieć one różne uzasadnienie. Najczęściej wywodzą się one z naszych przekonań. Jesteśmy pewni, że skoro my coś wiemy to inni powinni to również wiedzieć. Pracownikom podległym wydaje się, że nie wypada zapytać czy dopytać przełożonych o jakiś projekt skoro raz został przedstawiony i wytłumaczony. Nie każdy jednak rozumuje jednakowo. Często na etapie realizacji pojawiają się pytania, wątpliwości, błędy, elementy do poprawy, które za pomocą skutecznej komunikacji można łatwo i szybko wyeliminować. Jednak strach przed pytaniem potrafi paraliżować. Obawa przed zadaniem „głupiego” pytania jest tak duża, że ludzie prowadzą projekt na zasadach „tak mi się wydaje”. Prowadzi to finalnie do ponownego przeprowadzenia procesu (czyli zdublowania kosztów) ponieważ osobie zlecającej wydaje się, że procedura jest jasna i oczywista (skoro nie ma pytań), a osobie realizującej wydaje się, że tak jak sama prowadzi projekt jest dobrze (bo nie ma dodatkowych wytycznych, dzięki którym mogłaby uszczegółowić przebieg procesu). W ten sposób nikt nie jest zadowolony, a dodatkowo projekt jest źle przeprowadzony.

Kolejny element komunikacji. Standardowy problem dualizmu korporacyjnego. Firma zwykle dzieli się na dwie rywalizujące ze sobą organizacje: marketing – my wiemy najlepiej co jest wam potrzebne, a wy tego nie potraficie wykorzystać; handlowcy – my wiemy najlepiej co jest nam potrzebne ale nikt się nas o to nie pyta. Niestety bez zaangażowania wspólnego tych dwóch grup firma nie jest w stanie ruszyć ostro do przodu. Tutaj każdy powinien zadać sobie pytanie: jak ja zachowałbym się na przeciwnym stanowisku; czy jako marketingowiec wiem jakim budżetem i możliwościami dysponuje, żeby wprowadzić w życie swoją strategię i czy jako handlowiec jestem w stanie zaprezentować klientom skutecznie naszą wspólną strategię. Tylko dobre relacje tych dwóch grup, wspieranie się, empatia, wspólne reagowanie na błędy i ich eliminacja może szybko poprawić sytuację Twojej firmy.

Kolejny element komunikacji. Tutaj najważniejsza jest zasada, która mówi, że komunikaty najmniej skomplikowane, proste, rzeczowe i przede wszystkim krótkie przynoszą najlepszy oczekiwany rezultat. Dodatkowo ważnym elementem jest weryfikacja zrozumienia naszego zadania. Ważne jest, żeby dopytać odbiorcę czy wszystko jest zrozumiałe i oczywiste. Trzeba też uczulić odbiorcę zadania, że nie ma złych pytań, jeżeli coś jest niejasne – lepiej się zapytać i zrobić coś dobrze niż nie pytać i robić źle.

Pamietajmy, że przykład idzie z góry. Jeżeli np., w skład misji naszej firmy wchodzi JAKOŚĆ a sama w sobie pozostawia wiele do życzenia (np. w zakresie zarządzania – wiarygodności pracodawcy itd.), firma nie osiągnie sukcesu. Tylko spójne, holistyczne podejście do wszystkich wyznawanych wartości oraz ostre i konsekwentne realizowanie tychże ideałów może wyprowadzić organizację na wyżyny.

Dużo łatwiej jest znaleźć to czego szukamy w jasno oświetlonym pomieszczeniu niż w lesie z latarką. A tak niestety często wygląda system wprowadzania nowych pracowników. Szefom wydaje się, że 2-3 godziny informacji na temat produktów, oraz 1-2 dni jazdy z kolegami z innych terenów sprawi, że pracownik jest w pełni przeszkolony i gotowy do pracy. Niestety tak nie jest. Tutaj powinien mocno zadziałać przełożony pracownika. Powinien spędzić z nim kilka dni na jego stanowisku pracy, wysłuchać wszystkich pytań i udzielić wyczerpujących odpowiedzi. Jeżeli wprowadzamy nowego handlowca, powinien pojechać z nim w rynek i posłuchać o czym mówią klienci i z jakimi problemami może się zetknąć na terenie. Handlowiec musi być w 100% przekonany, że z każdą nawet największą „głupotą” może zadzwonić do przełożonego a ten go nie wyśmieje, tylko podejmie wyzwanie i zrobi wszystko co w jego mocy, żeby mu pomóc.

Wiedza to podstawa – wiem, że to banał, ale tak niestety jest. Często wydaje nam się, że „wiemy już wszystko” na dany temat i nic nie jest w stanie nas zaskoczyć. Wystarczy jednak jedno pytanie klienta i wykazujemy się niekompetencją. Dlatego nie spoczywajmy na laurach. Dobrym pomysłem tutaj jest notatnik-kalendarz-zeszyt, który ułatwi nam pracę z zakresu zarządzania czasem. Zapisujmy wszystkie nowości, zadania, polecenia, rozliczenia itd. Tylko w ten sposób w natłoku informacji nie będziemy się gubić, szukać, przypominać, dublować – czyli niepotrzebnie tracić czas. Zapisywanie nie wymaga od nas wiele, a efekt jest naprawdę nadzwyczajny.

Tylko planowanie drogi do celu pozwoli nam na jego osiągnięcie. Bez planu działamy chaotycznie w myśl zasady: „A może się uda”. Jednak ta maksyma ma też drugą stronę, która brzmi „A może nie…”. Tylko nie tracąc sprzed oczu celu jesteśmy w stanie mu sprostać i się z nim zmierzyć. Nie znając przeciwnika walczymy z wiatrakami, znając go jesteśmy w stanie przygotować kilka alternatywnych sposobów osiągnięcia „niby niemożliwego”.

Tylko stałe poszukiwanie rozwiązań, obserwacja procesu i reagowania na najmniejsze nawet zagrożenia, (bez czekania aż urosną do wielkich rozmiarów i będą już nie do zatrzymania) może ustrzec nas przed przekroczeniem budżetu czy niezrealizowaniem planu. Często „starzy wyjadacze”, którzy maja już dobrą, ugruntowaną pozycję i wydaje im się, że już wszystko wiedzą upadają, bo tracą z oczu drogę, którą podróżują. A rzeczywistość pisze różne scenariusze. Często pojawiają się nowe, zupełnie niespodziewane przeszkody, które dużo łatwiej jest wyeliminować kiedy tylko się pojawią.