CapEx czy OpEx – dlaczego model kosztowy w IT się opłaca?

Często jest to decyzja, która powinna być podjęta przede wszystkim we współpracy z działem finansowym firmy, patrząc na uwarunkowania podatkowe, a nie zapadać wyłącznie w Dziale IT na podstawie oceny szans i ryzyka technologicznego. To dział finansowy w firmie najlepiej oceni czy z podatkowego punktu widzenia korzystniejszym jest ponosić co miesięczny koszt czy raczej zainwestować w środki trwałe a następnie je amortyzować. Dodatkowym czynnikiem mogącym mieć wpływ na tą decyzję jest możliwość uzyskania dofinansowania z różnych programów na realizację konkretnego celu/projektu, gdzie często refinansowane są wydatki poniesione na zakup własnego sprzętu. Dopiero po przeanalizowaniu tych aspektów, włączają się Działy IT z własnymi argumentami takimi jak bezpieczeństwo, dostępność czy koszty utrzymania.

Trzecią stroną (last but not least) jest biznes. Przy podejmowaniu decyzji, który model jest lepszy dla przedsiębiorstwa należy wziąć pod uwagę elastyczność rozwoju naszych usług. Żyjemy w świecie, w którym jedyną pewną rzeczą jest zmiana (choć niektórzy mówią, że również śmierć i podatki). Zdolność dostosowywania się naszego biznesu do zmian zachodzących na rynku w dużej mierze zależy od możliwości adaptacji ze strony IT. Ciągle rosnąca ilość danych, które powinny być uwzględniane podczas analiz a co za tym idzie zapotrzebowanie na moc obliczeniową powoduje, że w modelu CapEx’owym to IT często jest stoperem w rozwoju naszej firmy.

Proces inwestycyjny na ogół jest długotrwały, gdyż poza samym zakupem powinien uwzględniać planowanie, projektowanie i wdrażanie nowych technologii, przez co firma zostaje w tyle za innymi. Oczywiście możemy na etapie inwestycji znacząco przeszacować nasze potrzeby zakładając, że zyskamy spokój na jakiś czas, jednak nie jest to efektywne kosztowo, a zakupiona infrastruktura często zdąży się zestarzeć i stracić support, zanim zostanie zutylizowana przez potrzeby biznesu.

Innym aspektem jest sezonowość – w wielu gałęziach gospodarki jest ona bardzo silnie widoczna. Planując własną infrastrukturę, musimy przewidzieć, zabudżetować i zaspokoić potrzeby biznesu w okresie największego ruchu. Przez pozostały czas, zasoby w które zainwestujemy stoją niewykorzystane, nie wspominając już o kosztach zespołu niezbędnego do jego obsługi i utrzymania. Patrząc zatem od strony biznesowej, model OpExowy wydaje się być najbardziej optymalny. Współpraca z zewnętrznymi dostawcami gwarantuje nam bowiem bardzo dużą elastyczność w zakresie szybkiego rozbudowania dostępnej dla nas infrastruktury. W okresie wysokiego zapotrzebowania na usługi IT zewnętrzny dostawca gwarantuje nam infrastrukturę na odpowiednim poziomie, a kiedy zapotrzebowanie spada, nie trzeba utrzymywać tak wysokich parametrów na jakie zawarło się umowę, tylko zmniejszać je okresowo, obniżając jednocześnie cenę usługi. Jest to bardzo przydatne w branżach, w których występuje zjawisko sezonowości, jak na przykład internetowe zakupy świąteczne.

Wróćmy jednak do samej natury problemu, czyli do IT. Manager IT, powinien sobie odpowiedzieć na pytanie, jaka część jego działu jest kluczowa i w którą powinien inwestować, a co zlecić na zewnątrz. Przy ciągle rosnących potrzebach biznesu, kluczową częścią IT w większości przedsiębiorstw jest R&D. Jeżeli sami nie świadczymy wsparcia i utrzymania systemów IT dla klienta zewnętrznego, utrzymywanie dużych zespołów infrastruktury, odpowiedzialnych za bieżące funkcjonowanie, ale nie przynoszących większych wartości biznesowych zaczyna tracić sens. Dotychczas w wielu firmach panowało (i słusznie) przekonanie, że nikt z zewnątrz nie jest w stanie zapewnić tak wysokiego poziomu obsługi i szybkości reakcji, jak własny zespół, który znamy i kontrolujemy. Przeliczając jednak to na wartość biznesową, koszty utrzymania takiego zespołu (gdzie jak powszechnie wiadomo wynagrodzenia w IT do niskich nie należą) w pewnym momencie można dostrzec, że lepiej podpisać dobrą umowę SLA, która jasno definiuje odpowiedzialności i parametry świadczonej usługi, niż borykać się nie tylko z bieżącym zarządzaniem zespołem, ale także kwestią odpowiedzialności za ewentualne błędy przez niego popełniane.

Umowy SLA mają charakter ciągły – raz podpisana, dobra umowa, gwarantuje nam ciągłość funkcjonowania, bez martwienia się o starzenie sprzętu, kończące się umowy suportowe czy kwestie dostępności najniższej warstwy usługi, tj. zasilania i chłodzenia. Tym bardziej, że przy kontynuacji vendorów bardzo często ponosi fantazja i niejednokrotnie pojawiają się propozycje kontynuowania umowy serwisowej na stary sprzęt za kwotę wyższą niż zakup nowego wraz ze wsparciem. Pamiętajmy również, że przy negocjowaniu warunków zakupu elementów infrastruktury IT bardzo duże znaczenie ma efekt skali. Usługodawcy na ogół kupują go tak dużo, że ceny które uzyskują pozwalają im świadczyć usługi poniżej kosztów amortyzacji, które byśmy ponieśli kupując go na własną rękę (dział finansowy jest podwójnie zadowolony).

Historia nauczyła nas jednej bardzo ważnej rzeczy. Jeżeli jakiś gatunek w przyrodzie ma przetrwać, to nie jest to ten najsilniejszy czy najszybszy, tylko ten, który potrafi najlepiej dostosować się do zmieniającego się otoczenia. Przekładając to na działanie naszego biznesu, pamiętajmy, że nie ma sensu inwestować w coś, co się zestarzeje, przestanie nam wystarczać i będzie wymagało wymiany. Inwestujmy w coś co z nami pozostaje – wiedzę, relacje biznesowe i kompetencje. Infrastrukturę i CapExy pozostawmy tym, którzy z tego żyją i dla których są one przymiotami ich biznesu.