Dzisiaj wiele spotkań w firmach wygląda tak, że uczestnicy skupiają większą uwagę na tym, co wyświetla się na ekranach ich notebooków czy smartfonów, niż na słuchaniu tego, co mają do powiedzenia ich współpracownicy. Jeśli sam/a tak robisz, to odłóż urządzenie, a jeśli jesteś szefem, to wprowadź nakaz ograniczenia z ich korzystania. Firma może na tym tylko zyskać.
REKLAMA
Oczywiście, nowe technologie są niezwykle przydatne przy prowadzeniu przedsiębiorstwa, o czym wielokrotnie pisaliśmy tutaj. Ale w trakcie biznesowych spotkań ludzie częściej przeglądają informacje związane z ich ulubionym serialem lub Facebooka, niż szukają statystyk na potwierdzenie czy zaprzeczenie tego, o czym z trudem produkuje się ich kolega.
Nawet jeśli pracownicy wykorzystują czas spotkania w sposób rzeczowy i dobry dla firmy, jak na przykład odpowiadanie na służbowe maile, to jednak uwaga takiej osoby nigdy nie będzie w pełni skupiona na zagadnieniach omawianych na spotkaniu. Oto powody, dla których warto zostawić komputery i telefony przy biurkach.
Robienie notatek ręcznie jest efektywniejsze
Psycholodzy z Princeton i Uniwersytetu Kalifornii przeprowadzili badanie, które udowodniło, że ręczne zapisywanie notatek jest znacznie lepsze niż używanie do tego komputera. Może robimy to wolniej, ale za to poprawia się nasza pamięć oraz zdolność do znajdowania odpowiedzi na bardziej złożone zagadnienia. Sami też pisaliśmy o tym, dlaczego długopis i notatnik są często lepsze od smartfona czy tabletu.
Psycholodzy z Princeton i Uniwersytetu Kalifornii przeprowadzili badanie, które udowodniło, że ręczne zapisywanie notatek jest znacznie lepsze niż używanie do tego komputera. Może robimy to wolniej, ale za to poprawia się nasza pamięć oraz zdolność do znajdowania odpowiedzi na bardziej złożone zagadnienia. Sami też pisaliśmy o tym, dlaczego długopis i notatnik są często lepsze od smartfona czy tabletu.
Wyniki badań pokazują, że kiedy notujemy przy pomocy klawiatury, nasz mózg przełącza się z procesu rozumienia tego, co słyszy, na tryb, który można określić autopilotem. W ogóle się nie angażujemy, nie słuchamy aktywnie. Pod koniec spotkania możemy mieć może bogate notatki, ale większość z nas nie będzie potem mogła przypomnieć sobie o szczegółach dyskusji bez zaglądania do nich. Do tego zajmując się pisaniem na klawiaturze, nie bierzemy aktywnego udziału w rozmowie.
Używając notesów będziemy mieli świadomość tego, że wszystkiego nie damy rady zanotować i bardziej skupimy się na najistotniejszych kwestiach. Do tego z czasem człowiek często opracowuje swój własny system skrótowego, czy hasłowego, notowania, dzięki któremu jest w stanie sobie przypomnieć jeszcze więcej szczegółów.
Wielozadaniowość jest szkodliwa dla wydajności
Coraz więcej osób twierdzi, że ma podzielną uwagę i nie ma problemu z pracą nad kilkoma rzeczami na raz. Badania pokazują jednak, że większość z nas ma problem z koncentracją i skupieniem, jeśli zajmują się mnogą ilością zadań. Jednoczesne słuchanie tego, co dzieje się podczas spotkania oraz np. wysyłanie maili powoduje, że nie tylko umykają nam ważne szczegóły, ale wiadomość, którą właśnie przygotowujemy dla klienta, może zawierać błędy.
Coraz więcej osób twierdzi, że ma podzielną uwagę i nie ma problemu z pracą nad kilkoma rzeczami na raz. Badania pokazują jednak, że większość z nas ma problem z koncentracją i skupieniem, jeśli zajmują się mnogą ilością zadań. Jednoczesne słuchanie tego, co dzieje się podczas spotkania oraz np. wysyłanie maili powoduje, że nie tylko umykają nam ważne szczegóły, ale wiadomość, którą właśnie przygotowujemy dla klienta, może zawierać błędy.
Pół biedy, kiedy pojawi się literówka, brak przecinka czy zbędna spacja. Jednak podanie złych wyników albo złej wyceny projektu może rodzić poważne i dotkliwe konsekwencje. Człowiek jest bez wątpienia najbardziej wydany wtedy, kiedy koncentruje swoją uwagę na jednej czynności. Nie tylko zrobi ją dokładniej, a przez co i lepiej, ale przede wszystkim szybciej.
Korzystanie ze sprzętu wpływa na to jak postrzegają cię inni
Badania przeprowadzone w amerykańskich firmach pokazały, że 76 proc. zatrudnionych uznaje za nieakceptowalne sprawdzenia maili czy smsów podczas spotkań biznesowych. Problem w tym, że współpracownicy nie widzą, co tak naprawdę robi osoba, która jest wpatrzona w ekran. Wszystko, co widzą, to fakt, że nie skupia się ona prezentowanych treściach.
Badania przeprowadzone w amerykańskich firmach pokazały, że 76 proc. zatrudnionych uznaje za nieakceptowalne sprawdzenia maili czy smsów podczas spotkań biznesowych. Problem w tym, że współpracownicy nie widzą, co tak naprawdę robi osoba, która jest wpatrzona w ekran. Wszystko, co widzą, to fakt, że nie skupia się ona prezentowanych treściach.
Tony DiCostanzo, założyciel i prezes firmy BookPal zauważył, że po wprowadzeniu tych zasad w swojej firmie cotygodniowe spotkania nie trwają już 90 minut, ale tylko godzinę. Pozostawienie smartfonów i notebooków poza salą konferencyjną poprawiło efektywność spotkań.
Prezes Tony DiCostanzo, prezes BookPalSpotkania bez elektroniki tworzą środowisko, w którym wszyscy uczestnicy mogą w pełni skupić się na zadaniach. To szczególnie ważne dla spotkań, które mają kreatywne podłoże, burz mózgów, czy sesji, podczas których planujemy strategie. Bez elektroniki uczestnicy spotkań są o wiele bardziej zaangażowani w dyskusje i pracę.
Napisz do autora: jakub.wolosowski@innpoland.pl
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!