Chcesz pracować mądrzej, ale nie ciężej? Oto 3 proste techniki, jak to zrobić

Wbrew pozorom praktycznie każdy z nas może nauczyć się wykonywać zawodowe zadania efektywniej, aby notorycznie nie spędzać w pracy nadgodzin. Oto 3 techniki, jak w prosty sposób to zrobić:

Zwrot „Zrób to od razu” to złota zasada, którą Keery Gleeson – autor programu efektywnościowego PEP (Personal Efficiency Program) oraz twórca firmy doradczej PEPworldwide, upowszechnił w 1983 r. wśród pracowników jednego z banków w Sztokholmie.

Polega na zajęciu się daną sprawą natychmiast, jeśli jej załatwienie nie zajmie dłużej niż od 5 do 10 minut. Z kolei jeżeli musimy poświęcić na nią więcej czasu, to bezzwłocznie należy wyznaczyć konkretny termin, w którym uporamy się z tym zadaniem. Zasadę PEP stosują tak znane firmy, jak Ernst&Young, Sanofi, Shell, Unilever, Lloyds Bank czy Komisja Europejska.

Jeżeli nie możemy danej sprawy wykonać od razu, warto sporządzić listę zadań, na której zostanie ona uwzględniona z konkretnym terminem wykonania. Jednak jak radzi Jeff Haden z serwisu Inc.com, należy wyodrębnić w niej zajęcia o najwyższym priorytecie i skupić się na ich zrealizowaniu w pierwszej kolejności.

Jego zdanie podziela na łamach Harvard Business Review Tony Schwartz, twórca teorii „7 nawyków skutecznego działania”. Jak przyznaje, od ponad 10 lat przez 90 minut koncentruje się wyłącznie na wykonaniu określonego poprzedniego wieczoru jako najważniejsze zadania, nie odrywając ani na chwilę swojej uwagi od niego. W tym czasie nie odpowiada na maile czy telefony. Jak twierdzi, w półtorej godziny jest w stanie pracować znacznie efektywniej i wykonać więcej zadań, niż przez resztę dnia.

Zgodnie z zasadą PEP również należy rozpocząć wykonywanie zadań z listy od tych najtrudniejszych i najmniej przyjemnych. Dlatego, że to właśnie one najbardziej zakłócają nasz spokój, gdyż ciągle o nich myślimy. W rezultacie nie jesteśmy w stanie efektywnie załatwić nawet łatwych spraw, ponieważ nasza koncentracja ulega obniżeniu. Tymczasem skomplikowane zadanie odłożone na później z dużego wyzwania może przerodzić się do rangi przeszkody nie do pokonania.

Ten pogląd podziela również Jeff Haden. On również radzi zająć się mniej pilnymi zadaniami z listy dopiero po uporaniu się z priorytetowymi wyzwaniami – zwłaszcza, że często mają one rutynowy charakter i wymagają od nas mniej wysiłku. Ponadto jego zdaniem dla lepszej efektywności listę zadań na poszczególny dzień należy przygotować poprzedniego dnia wieczorem. Tak, aby nie myśleć o czekających nas następnego dnia wyzwaniach w trakcie pobytu w łóżku, gdyż zakłóca to nasz sen.