Całe życie na walizkach. Polskie firmy na potęgę wysyłają pracowników w delegacje

Podróże służbowe to codzienność w przypadku ponad połowy MŚP.
Podróże służbowe to codzienność w przypadku ponad połowy MŚP. Fot. Pixabay
Podróże służbowe to codzienność w 53 proc. firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Najczęściej zdarzają się w firmach średnich – (regularne podróże służbowe odbywają się aż w 92 proc. z nich). Jak wygląda wyjazd służbowy pracownika polskiej firmy?


Badanie przeprowadzone przez Diners Club Polska na grupie 500 przedsiębiorców pokazało, że przy organizacji wyjazdów służbowych polskie firmy wiele mogą jeszcze usprawnić. Dziś nie zawsze wybierają rozwiązania najbardziej ekonomiczne i najwygodniejsze dla pracownika. Delegaci często organizują wyjazd samodzielnie, a potem przechodzą długą drogę biurokratycznych rozliczeń.


Wyjazd służbowy 3 razy w miesiącu
Ponad połowa (55 proc.) przedsiębiorców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw deklaruje, że ich pracownicy w podróże służbowe wyjeżdżają średnio 2-3 razy w miesiącu lub częściej. Wyjazd raz w miesiącu, bądź rzadziej organizuje 45 proc. badanych. Zazwyczaj, podróże biznesowe trwają od 1 do 2 dni (90 proc.). O częstotliwości wyjazdów decydują wspomniana wielkość firmy i branża, w której działa.


Najwięcej wyjazdów służbowych w branży przemysłowej i handlowej
Najwięcej wyjazdów biznesowych zdarza się w firmach produkcyjno-przemysłowych (64 proc.) i handlowych (58 proc.). Najrzadziej w delegację jadą pracownicy firm z sektora usług (29 proc.).

W podróż biznesową z gotówką w ręku
MŚP podróże służbowe opłacają zwykle gotówką – korzysta z niej aż 80 proc. przedsiębiorców. W średnich i małych firmach pracownicy dostają ją w formie zaliczki, z której następnie się rozliczają. W mikrofirmach wydatki związane z podróżami służbowymi delegowani pokrywają z własnych środków, które refunduje pracodawca. Kartą służbową na wyjazdach płacą pracownicy 10 proc. przedsiębiorstw – w szczególności firmy średnie i małe.


Biorąc pod uwagę dużą częstotliwość wyjazdów, zwłaszcza w firmach średnich, może dziwić, że aż 80 proc. MŚP opłaca je gotówką, choć istnieją wygodniejsze formy płatności, jak karta służbowa, pozwalające ograniczyć biurokrację i zaoszczędzić czas.

W drogę autem służbowym lub prywatnym
Przedstawiciele MŚP w podróż biznesową najczęściej jadą służbowym samochodem. Z tego środka transportu korzysta 55 proc. przedsiębiorstw (65 proc. średnich, 50 proc. małych, 40 proc. mikrofirm). Drugim preferowanym środkiem transportu jest auto prywatne. W podróż służbową musi nim jechać co piąty delegowany. Zdecydowanie rzadziej firmy wybierają pociąg lub samolot.

Wyjazd zorganizuj sam
W 45 proc. firm MŚP pracownik sam organizuje swój wyjazd służbowy. Tylko w jednej czwartej przedsiębiorstw istnieje osobne stanowisko dla osoby zajmującej się wyłącznie organizacją wyjazdów służbowych. 30 proc. badanych firm deklaruje, że ma wyznaczoną osobę, dla której organizacja podróży służbowych jest jednym z obowiązków. W prawie połowie MŚP delegaci planują swoje wyjazdy samodzielnie (45 proc.).

Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z systemowych narzędzi do optymalizacji i samodzielnej rezerwacji podróży służbowej, czyli tzw. self booking tool. Potrafią one filtrować oferty i wybierać dla firm optymalne warianty podróży biznesowej. Najlepszym sposobem na uproszczenie procesu podróży służbowych jest implementacja takich narzędzi systemowych w firmach i wyznaczenie jednej osoby do zarządzania tym obszarem działalności. Dopełnieniem całości może być zastosowanie ujednoliconego instrumentu do finansowania podróży.

Podbój nowych rynków i więcej podróży
Zdobywanie klientów - to cel, który na 2016 r. wyznaczyło sobie 61 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP. Na podbijaniu nowych rynków skoncentrują się zwłaszcza firmy małe (58 proc.) i średnie (54 proc.). Walkę o klienta zapowiadała połowa przedsiębiorców z branży produkcyjnej i usługowej. Te plany powinny przełożyć się na rynek podróży służbowych.

Według szacunków biur podróży, rynek wyjazdów służbowych urośnie w 2016 r. o 5 proc. Jednak firmy będą starały się optymalizować organizację wyjazdów – będą szukały tańszych ofert i częściej korzystały z tanich przewoźników. Oznacza to, że wyjazdów może być więcej, ale wartość związanych z nimi transakcji nie musi się zmienić.

Katarzyna Fatyga - Prezes Diners Club Polska. W firmie przeszła przez wszystkie szczeble kariery. Jako pierwszy pracownik firmy, w 1998 r., tworzyła jej biuro i wdrażała standardy obsługi klienta. Odpowiadała za realizację procedur reklamacji i account management, a następnie współpracę z bankami i korporacjami oraz adaptowanie umów na potrzeby największych klientów i partnerów. Przez ostatnie 5 lat pełniła funkcję Dyrektora Sprzedaży i Marketingu, współtworzyła strategię Diners Club Polska oraz dbała o stałe poszerzanie sieci sprzedaży i akceptacji kart. Na czele organizacji stanęła w 2015 r.

Diners Club Polska jest jedynym niebankowym wydawcą na terenie Polski, który wydaje karty działające jako obciążeniowe i kredytowe jednocześnie, z okresem bezodsetkowym do 59 dni i atrakcyjnym oprocentowaniem kredytu karty w wysokości od 6 proc. Karty Diners Club są dedykowane małym i średnim firmom, przedstawicielom wolnych zawodów i aktywnym podróżnikom, oraz wszystkim, którzy cenią wygodę i bezpieczeństwo. Są akceptowane w ponad 21 mln punktów handlowo-usługowych i bankomatach w 185 państwach. Jest częścią Diners Club International, najstarszego wystawcy kart płatniczych i jednej z największych oraz najbardziej znanych niebankowych instytucji na świecie.