Wdrożenie systemu SAP w spółce TXM miało być rozwiązaniem wielu problemów. Firma prowadzi sieć 400 sklepów dyskontowych w Polsce a także w Rumunii i na Słowacji. Z czeskiego rynku się wycofuje. Zarządzanie taką liczbą placówek handlowych nie jest łatwe. Wszystko miało się zmienić po wdrożeniu systemu SAP. Zmieniło, ale na gorsze. Kosztujące 5 mln zł wdrożenie programu do zarządzania firmą przyniosło 10 mln zł strat.
– W naszej branży nie ma takiej możlwiości, żeby zawinił system. SAP jest oprogramowaniem trudnym we wdrożeniu i skomplikowanym, przy tym drogim. Ale program się nie myli, chyba, że został źle zaprojektowany, źle wdrożony albo ktoś "nakarmił" go złymi danymi lub nie umie go obsługiwać – mówi w rozmowie z INN:Poland przedstawiciel jednej z firm wdrożeniowych. Nie chce występować pod nazwiskiem, bo branża jest stosunkowo mała i wszyscy się znają.
TXM należy do Grupy Redan, mającego też marki odzieżowe Top Secret, Troll i Drywash oraz wspomnianą sieć TXM Textilmarket. To odzieżowe dyskonty. W grudniu 2016 r. TXM wszedł na giełdę a zarząd podjął decyzję o wdrożeniu nowego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Cała operacja miała kosztować 5 mln złotych. Nie udało się, koszty są dużo wyższe. Trzeba do nich doliczyć przynajmniej dodatkowe 10 mln zł straty w pierwszym kwartale 2017 roku.
Jak to możliwe? Przedstawiciele Redana niechętnie mówią o przyczynach porażki, odsyłając do opublikowanego na stronach firmy raportu. I słusznie, bo jest on wystarczająco druzgocący. Po pierwsze wdrożenie nowego systemu było opóźnione. Przyjmijmy, że to się zdarza nawet w przypadku mniej złożonych procesów. Po drugie – przesiadka na SAP nie była procesem rozłożonym w czasie, musiała odbyć się z dnia na dzień. System działa kompleksowo, nie jest złożony z modułów, które można włączać po kolei.
Co się zepsuło?
Podczas testów ponoć wszystko było w porządku. Ale po uruchomieniu systemu okazało się, że wysyła on produkty do niewłaściwych sklepów albo nie wysyła ich w ogóle. Przez to spore straty zanotowały placówki TXM w Rumunii. Sezon letni zaczyna się tam wcześniej, niż u nas. Tymczasem sklepy stały niemal puste, bo system nie wysłał do nich kolekcji kostiumów kąpielowych i odzieży letniej. Mógł je też wysyłać gdzie indziej.
Późniejsze uzupełnienie asortymentu nie uratowało sytuacji, mleko się rozlało.
– Nie doceniliśmy komplikacji tego systemu. Okazało się, że interakcje w ramach modułów nie są wprost do przeskoczenia, wdrożenie trwało dłużej. Pomimo wcześniejszych testów, po uruchomieniu okazało się że nie wszystko zadziałało – mówił na konferencji podsumowującej pierwszy kwartał 2017 roku p.o. prezesa TXM, Bogusz Kruszyński.T
o szef rady nadzorczej firmy. Zastąpił on odwołanego z powodu problemów z wdrożeniem SAP prezesa Lecha Przemienieckiego, pracę stracili też dwaj wiceprezesi. Nowym pełnoprawnym prezesem TXM zostanie Tomasz Waluś, ale posadę obejmie dopiero 1 października 2017 roku. Ostatnie kilkanaście lat spędził w Tesco Polska. Realizował projekty inwestycyjne, optymalizujące wykorzystanie powierzchni handlowych, wdrażania marek własnych, restrukturyzacyjne, rozwoju kompetencji pracowników.
Kruszyński dodał, że w efekcie problemów z systemem, na koniec lutego firma miała aż o 20 proc. niższy poziom zatowarowania, niż powinna. Dopiero w marcu udało się przezwyciężyć problemy z zatowarowaniem, ale firma nie znała dokładnego stanu sklepów. W efekcie jedne były puste a inne przeładowane ubraniami. Przedstawiciele firm wdrażających system SAP w przedsiębiorstwach bardzo niechętnie wypowiadają się na temat tej sytuacji.
Wiadomo, że system wdrażała firma Prime Global, po tym, jak na początku 2015 roku TXM rozwiązał umowę z Itelligence Group. Na temat zerwania współpracy obie strony milczą, ale wedle komunikatów po prostu ich drogi się rozeszły a TXM zdecydował, że wdroży SAP bez udziału Itelligence group.
Czy to Prime Global jest winna całego zamieszania? Raczej nie, bo TXM nie zamierza, przynajmniej według obecnych deklaracji, pozywać Prime Global ani domagać się odszkodowania. Również sam SAP, producent oprogramowania, o problemie dowiedział się z mediów. Jego przedstawiciele twierdzą, że nikt się z nimi wcześniej nie kontaktował.
–Jednym z największych zagrożeń przy wdrażaniu oprogramowania SAP jest sytuacja, w kórej osoby z firmy nie panują nad tym procesem i się w niego nie angażują. Wdrożeniowcy muszą mieć kompleksową wiedzę o przedsiębiorstwie, żeby przewidzieć różne sytuacje, przygotować się na nie i dzięki temu prawidłowo zaprojektować system. Być może tego tu zabrakło – zastanawia się nasz rozmówca.
Dodaje, że SAP nie jest zwykłym rozwiązaniem IT, w którym na ogół dość łatwo wychwycić błąd i go skorygować, bo ma zupełnie inne funkcje. To oprogramowanie czysto biznesowe, gdzie nawet drobna pomyłka lub niewłaściwe dane wejściowe mogą zaburzyć prawidłowe działanie systemu. I tak najprawdopodobniej zdarzyło się w tym przypadku.
W przypadku TXM testy wypadły ponoć pomyślnie, więc teoretycznie system został zaprojektowany prawidłowo. Co mogło więc zawieść?
– W nasze branży mówi się kolokwialnie "garbage in, garbage out". Czyli jeśli nie będziemy mieli właściwie zdefiniowanych procesów albo złe dane, to trudno się spodziewać, że efekt końcowy będzie dobry. Czyli jeśli wysyłki towarów do sklepu idą w zupełnie inną stronę, niż trzeba, to musimy sobie zadać pytanie: czyj to błąd. Ja stawiam albo na złe zaprojektowanie, albo na niewłaściwe dane. Ale nawet ten pierwszy element jest błędem przedsiębiorstwa, które zamówiło wdrożenie. Tu nie wolno oszczędzać na czasie czy kasie, tym bardziej, że wdrożenie trwa i tak przynajmniej kilka miesięcy i kosztuje nawet kilka - kilkanaście milionów złotych – dodaje nasz rozmówca.
SAP jest obecnie wdrażany na przykład w elektroenergetycznej firmie ZPUE Włoszczowa. Prace obliczone są na rok i będą kosztować 15 mln zł. Ale program w różnych wersjach działa w półtora tysiącu polskich firm i nigdzie nie spowodował takiego zamieszania i strat, jak w TXM.
