Reklama.
Reklama.
Reklama.
Jak długo trzymać dokumenty z działalności gospodarczej? To kwestia kilku lat
Prowadzisz działalność gospodarczą i toniesz w zbędnych dokumentach? Redakcja INNPoland wyjaśnia, jak długo trzeba przechowywać konkretne dokumenty w firmie. Wśród nich nie tylko faktury.
Reklama.
Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?
Większość dokumentów potrzebnych działalności gospodarczej przechowuje się w biurze przez 5 lat. Należą do nich:Dokumentacja pracownicza - co to?
Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe pracowników oraz dokumenty ściśle związane z działalnością firmy. Jak podaje rząd, pracodawca jest zobowiązany m.in. do założenia i prowadzenia pliku dokumentów, które są niezbędne dla każdego pracownika, przechowywania dokumentacji, wydawania pracobiorcom świadectw pracy oraz zniszczenia dokumentacji w sposób niemożliwy do jej ponownego odtworzenia.Bardzo ważne jest to, aby pracodawca prowadził oddzielne akta osobowe dla każdego zatrudnionego przez siebie pracownika. Ponadto osoba sprawująca rolę szefa firmy musi prowadzić rejestry chorób zawodowych i wypadków przy pracy.
"W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika" – podaje gov.pl.
Jeżeli pracodawca nie będzie prowadził rzetelnej dokumentacji działalności gospodarczej, mogą spotkać go prawne konsekwencje. Według art. 303 Kodeksu karnego "kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3".
Za zniszczenie, udaremnianie kontroli podatkowej i odmowę okazania dokumentacji pracodawcy może grozić też kara grzywny w wysokości 720 stawek dziennych.
Jakie dokumenty trzymać w formie elektronicznej?
Przepisy ustawy o rachunkowości jasno wskazują, które dokumenty działalności gospodarczej mogą być przechowywane w postaci elektronicznej. Należą do nich m.in. (kolejno) księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy deklaracje podatkowe.Dokumenty ZUS - jak długo trzymać?
"Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez Zakład jednostki organizacyjnej Zakładu, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego" – czytamy w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.Wraz z początkiem stycznia 2019 roku weszła w życie elektronizacja akt, pozwalająca przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Zmianie tej towarzyszyła także rewolucja w sprawie przechowywania aktów pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku.
Czas ich przechowywania został skrócony z 50 do 10 lat, jeśli do ZUS z wyprzedzeniem przekazane zostały oświadczenia ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.
Faktury - jak długo je trzymać?
Przepisy ustawy o rachunkowości podają, że faktury powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty za podatek. Dokumenty te można również skanowań i tym samym archiwizować w postaci elektronicznej."Należy je przechowywać w nieedytowalnym formacie, np. PDF, JPG, TIFF, w podziale na okresy rozliczeniowe, z możliwością wydrukowania. Ograny kontroli powinny mieć w każdej chwili dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz ich ściągnięcia z sieci" – czytamy na stronie www.gov.pl.
Reklama.