Rozmowa o podwyżkę jest stresująca, przez co część pracowników jej unika, nawet jeśli czują, że należy im się wyższe wynagrodzenie. Aneta Czernek, executive director w firmie doradztwa personalnego HRK, podpowiada, jak się do takiej rozmowy przygotować.
Podobno rozmowę o podwyżce można porównać do sprzedaży produktu. Jak więc odpowiednio się zaprezentować?
Porównanie to wynika przede wszystkim z tego, jaki stres generuje, bo co do zasady: zarówno sprzedaż, jak i rozmowa z przełożonym o podwyżce są stresujące dla pracowników. Do takiej rozmowy trzeba się przygotować. Należy spokojnie zastanowić się, na jakim etapie swojego rozwoju i realizacji zadań zawodowych jesteśmy. A następnie analizujemy, czy pojawiło się coś, co jest dobrym powodem, aby taką rozmowę zainicjować. Może to być zarówno nasz sukces, jak i sukces całego działu. Niemniej, na rozmowę o podwyżce składają się bowiem czynniki: ja, mój zespół, mój dział, pion i cała firma.
Jak zacząć? Wypisać argumenty na kartce, zrobić prezentację?
Najlepszym sposobem jest rozmowa. Należy poprosić o spotkanie z przełożonym, który może nam taką podwyżkę przyznać i jednocześnie uprzedzić, że chcemy porozmawiać o podwyżce, tak aby druga strona też miała szansę się przygotować. Można nawet zapytać, czy przełożony będzie potrzebował konkretnych informacji o naszych zawodowych dokonaniach, na przykład o tym, jak wygląda poziom realizacji naszych celów.
Na spotkanie trzeba przygotować syntetyczną informację na temat własnych osiągnięć. Najlepiej to spisać i mieć ze sobą – czy to w formie notatki, czy prezentacji. Choć osobiście uważam, że w relacjach bezpośrednich pracownik-przełożony prezentacje są zbędne. Wystarczy ograniczyć się do zwykłego spotkania i wymiany informacji. Na pewno taka „ściąga” nie zaszkodzi, ponieważ w chwili stresu można do niej zajrzeć i podeprzeć się wcześniej przygotowanymi argumentami.
Na co powinniśmy zwrócić uwagę, co wypunktować?
Należy przygotować informacje o tym, jakie mamy konkretne osiągnięcia i zestawić je z zakresem obowiązków na naszym stanowisku. Każdy pracownik wie, jakie ma zadania do wykonania i na jakiej podstawie jest oceniany. Dziś już naprawę rzadko zdarzają się pracownicy, którzy nie otrzymują feedbacku. Na tej podstawie jesteśmy w stanie ocenić, czy nasza praca jest wybitnie efektywna, czy wychodzimy poza skalę. Jeśli tak, powinniśmy poprosić managera o rozmowę i przygotować się do niej właśnie korzystając tych argumentów.
Należy omówić, jakie zadania zostały przed nami postawione, co zostało już zrobione, jak bardzo realizacja naszych zadań wychodzi poza standard, jakimi osiągnięciami możemy się pochwalić, a także użyć argumentu absolutnie obiektywnego, czyli powiedzieć wprost, że dane i raporty pokazują, że na naszym stanowisku należy się wyższe wynagrodzenie. Jeśli nie dysponujemy takimi raportami, wtedy należy powiedzieć, co takiego się wydarzyło, że zaczynam się zastanawiać, czy aby nie zarabiam za mało.
Taka rzeczowa rozmowa z reguły załatwia sprawę. Każdy mądry, dojrzały manager wie, że taniej jest zatrzymać pracownika, docenić go i zmotywować, aby pracował w jego zespole, niż szukać nowego i od podstaw wprowadzać go do organizacji.
Jest to przecież sygnał dla pracodawcy, że pracownik rozgląda się za nową pracą.
Właśnie tak. I jeśli pracownik przychodzi na etapie zastanawiania się nad swoją przyszłością w firmie, pogratulowałabym takiemu managerowi, bo to znaczy, że prawidłowo zarządza zespołem. W większości przypadków ludzie przychodzą na rozmowę o podwyżce już z listami intencyjnymi, które dostali od innych pracodawców. Jest to najgorszy z możliwych sposobów, bo oznacza, że decyzja o odejściu została już podjęta. Choć są też tacy, dla których udział w rozmowach kwalifikacyjnych jest strategią i szansą na zdobycie wiedzy o tym, jak ich kompetencje wycenia rynek. Wracają z nimi do szefa, ale wcale nie zamierzają odchodzić. Jednak w większości przypadków ktoś, kto wychodzi na rynek, podjął już decyzję o zmianie pracy.
Załóżmy, że o podwyżkę stara się pracownik agencji influencer marketingu, który realizuje kampanie reklamowe. Po roku chciałby podwyżkę, bo jego projekty odnoszą sukcesy, a nic za tym nie idzie. Co powinien zrobić?
W tym przypadku bez rozmowy się nie obejdzie. Możemy czekać w nieskończoność, aż szef sobie przypomni, że powinien nas dodatkowo wynagradzać. Ewentualnie przypomni sobie w momencie, gdy taki człowiek będzie składał wypowiedzenie.
Co zrobić, kiedy pracodawca odmawia podwyżki - i co gorsza - umniejsza naszym osiągnięciom?
Proces podwyżkowy jest kalibracją dwóch stron. Mogę sobie myśleć, że jestem wybitny w tym, co robię, ale niekoniecznie pracodawca uważa, że tak jest. Trudno tu o jednoznaczną poradę, bo przecież bardzo wiele rzeczy składa się na to, jak ocenia nas pracodawca. Możemy być na przykład pracownikiem aroganckim, który nie widzi swoich niedociągnięć.
W procesie myślenia o podwyżce musimy być obiektywni i pewni naszych osiągnięć. Jeśli jesteśmy przekonani o tym, że nasza praca jest niedoceniana pod kątem finansowym, czasem jedynym sposobem jest zmiana. Jeśli firma jest w złej sytuacji finansowej i tym się zasłania, a pracodawca nas nie docenia, nie rozumie, nie jest to pewnie miejsce, w którym powinniśmy się rozwijać, i w które powinniśmy inwestować naszą energię.
Relacja pracodawca – pracownik nie powinna przebiegać w oparciu o podległość, a powinna opierać się na wzajemnym szacunku. Pracownik wnosi do firmy konkretne umiejętności, a pracodawca za nie płaci.
Kiedy pracodawca odmawia podwyżki w pierwszym odruchu pracownicy myślą: to już jest koniec, muszę złożyć wypowiedzenie, szukać pracy, on na pewno mnie zwolni. A rzadko tak przecież bywa. Musimy przede wszystkim zastanowić się, co jest powodem braku podwyżki. I jeśli jest nim jest zła kondycja finansowa przedsiębiorstwa, a na rynku dostępne są bardziej satysfakcjonujące nas opcje, to trzeba zdecydować się na odejście.
Tylko że managerowie potrafią negocjować, a zwykli pracownicy niekoniecznie. Co, jeśli osoba zasłużyła na podwyżkę, ale jest nieśmiała i przełożony z większą elokwencją ją przegada?
Jest kilka dróg, które można obrać. Zawsze możemy spróbować porozmawiać wyżej, czyli z osobą, która w hierarchii służbowej znajduje się nad przełożonym, albo z osobą z HR. Można też porozmawiać z obiektywną osobą w firmie, która powie nam, czy słusznie tej podwyżki nam odmówiono.
A co jeśli szef dołożył nam pracy, na przykład w wyniku redukcji etatów. Od czego zacząć wtedy rozmowę?
Przede wszystkim taką rozmowę powinniśmy odbyć w momencie, w którym dowiadujemy się o tym, że zakres obowiązków będzie wyższy - nie czekać, nie sprawdzać, czy pracodawca nam zaproponuje podwyżkę. Jeśli dostajemy dodatkowe obowiązki, w momencie przejmowania tych obowiązków, powinniśmy asertywnie zapytać o możliwości i o to, co za tym będzie szło. Nie należy bać się tej rozmowy, bo jeśli szef zleca nam dodatkowe obowiązki, to oznacza, że jesteśmy pracownikiem dobrze wykonującym swoją pracę.
O ile procent podwyżki można się wtedy ubiegać?
Przyjęte jest, że podwyżki wynoszą 10-15 proc. wynagrodzenia, a w przypadku przyjmowania innego etatu i łączenia etatów, można oczekiwać nawet 20-30 proc. Tak naprawdę nie ma górnej granicy, ale warto do tematu podchodzić racjonalnie. Oczywiście są rynku specjaliści, którym pracodawcy są w stanie zaproponować np. 50 proc. wynagrodzenia więcej, aby zostali w firmie, bo ich kompetencje są kluczowe dla biznesu.
Co się stanie, gdy nasze oczekiwania finansowe są zbyt wygórowane?
Pacjent nam nie umrze na stole. Rozmowa o podwyżce nie jest rozmową dotyczącą życia i śmierci. Powinniśmy racjonalnie wycenić swoje kompetencje oraz sprawdzić, jak rynek je wycenia. I bazując na tej wiedzy po prostu wyjść z własną propozycją. Na rynku pracy jesteśmy warci tyle, ile pracodawca jest w stanie nam zapłacić.
Teraz jest dobry moment, aby użyć argumentu inflacji, która sprawia, że nasze wynagrodzenie staje się niewystarczające. Tylko pamiętajmy, aby nie wchodzić w szczegóły. Wystrzegałabym się zasłaniania rachunkami i zwierzania się przełożonemu, ile wydajemy na kredyt czy przedszkole, bo to nie ma znaczenia - wszyscy odczuwamy wzrost cen, a decyzje o zobowiązaniach finansowych podejmowaliśmy osobiście. Na samą inflację, która obniża nasze pensje, wpływu nie mamy. Możemy więc obiektywnie oczekiwać reakcji pracodawcy. Wielu pracodawców decyduje się obecnie na przegląd wynagrodzeń, co świadczy o ich dojrzałości.
Inflacja może być sama w sobie podstawą do podwyżki?
Jeśli za tym stoją dobre wyniki pracy, a ostatnia podwyżka nie była przyznana miesiąc temu, możemy porozmawiać. Warto też zorientować się wcześniej, czy pracodawca przewiduje dla pracowników podwyżki antyinflacyjne. Możemy taką rozmowę zainicjować, czyli zapytać, jakie są realne szanse, że organizacja jako całość zaproponuje takie podwyżki. Wtedy dbamy nie tylko o swój interes, ale wszystkich.
Każdy moment jest dobry na rozmowę o podwyżce?
Najlepszym momentem będzie taki, w którym będziemy mogli przedstawić kamienie milowe naszej pracy. Nie rozmawiajmy po zakończeniu pierwszego dobrze wykonanego projektu, ale po serii dobrze ocenionych zadań. Dobrym momentem na podejmowanie takiej rozmowy jest koniec kwartału lub półrocza. Końcówka roku lub jego początek też jest dobrym momentem, bo wtedy dokonywane są podsumowania.
Zanim zaczniemy rozmowę o podwyżce, miejmy za sobą pół roku dobrej pracy. Czasem pracownik może awansować nawet dwukrotnie w ciągu roku. Rozmowa o podwyżce raz, czy nawet dwa razy w roku jest dobrą praktyką. Musimy oczywiście znać kulturę organizacyjną firmy – w niektórych organizacjach są jasno zdefiniowane momenty, w których następuje ocena pracownika i rozmowa o zmianie wynagrodzenia.
A jaki dzień do rozmowy jest najlepszy?
Unikajmy piątków. Może wydawać się nam, że to odpowiedni dzień, bo tydzień już się kończy, a weekend tuż-tuż. A szef też jest jedną nogą na weekendzie. I nawet jak jest w świetnym humorze, bo miał dobry tydzień, jestem przekonana, że 90 proc. szefów przełoży rozmowę. Jeśli miałabym wybrać, sugerowałabym umówić się na wtorek lub środę, bo to jest moment, kiedy jesteśmy już rozpędzeni, praca idzie swoim rytmem, jest zaplanowana.
Zgadzać się, gdy szef powie: najpierw zrób x, a potem dam ci podwyżkę? A jeśli tak - wyegzekwować to na piśmie?
To wcale nie jest zły sposób. Taka rozmowa może wyglądać następująco: rozmawiamy o tym, co się musi zadziać, abym otrzymała podwyżkę, w jakim czasie ją otrzymam i w jakiej wysokości. I faktycznie możemy to sformalizować. Oczywiście nie musi być to dokument opatrzony pieczątkami, ale zwykły mail, w którym spisujemy w punktach nasze ustalenia.
Jest to bardzo dobry sposób, aby trochę odwrócić role - nie uzależniamy podwyżki od naszych dokonań, tylko wychodzimy z inicjatywą, aby poprawić naszą sytuację finansową. Dzięki temu pracownik jest świadomy tego, co musi osiągnąć, aby otrzymać wyższe wynagrodzenie. Wiele korporacji właśnie na takich systemach opiera swoje programy motywacyjne. Dzięki temu pracownik oceniany jest obiektywnie i wie, od jakich elementów zależy jego podwyżka.