Nigdy nie ma tyle czasu, ile trzeba? Oto co trzeba zrobić, żeby wyrabiać się z zadaniami w pracy
Dostajesz nowe zlecenie, a wraz z nim pytanie o to, na kiedy uda się je zrealizować. Spoglądasz na stertę rozgrzebanej już roboty, wzdychasz głęboko i odpisujesz, że będzie na piątek. W połowie przypadków w piątek piszesz maila z przeprosinami, bo znów nie źle oszacowałeś czas potrzebny na porządne wykonanie zadania. Tego zjawiska doświadcza większość z nas i ma ono nawet własną nazwę: złudzenie planowania. Jak się przed nim uchronić?
Czasem efekty złudzenia planowania nie są widoczne dla naszego szefa czy klienta. Ale nawet jeśli tobie nie zdarzyło się nigdy zostać w pracy po godzinach, żeby dokończyć spóźnione zadanie, to na pewno masz takie osoby wśród swoich znajomych. Często praca jest wykonana na czas, ale niejednokrotnie kosztem stresu i przemęczenia.
Droga na skróty
Ale o co chodzi z tym zjawiskiem? W psychologii termin "planning fallacy" pojawił się po raz pierwszy w 1979 roku za sprawą Daniela Kahnemana i Amosa Tversky’ego. Zainspirowali się problemami, w które raz po raz wpadali ich koledzy: niezależnie od tego, jak inteligentni i profesjonalni by nie byli, wielu z nich nie było w stanie prawidłowo oszacować czasu potrzebnego na wykonanie zadania. Nawet jeśli już wcześniej wielokrotnie na tym polegli.
Kahneman i Tversky zaliczyli złudzenie planowania do grupy tzw. błędów poznawczych. A od nich na dobrą sprawę nie ma ucieczki: są bowiem jednym ze sposobów, na które nasz mózg „chodzi na skróty”, żeby uniknąć przeciążenia informacjami.
– Błędy poznawcze i heurystyki sprawiają, że funkcjonujemy sprawniej i szybciej. Dzięki nim zużywamy mniej zasobów poznawczych na podejmowanie decyzji, które nie mają dla nas dużego znaczenia – podkreśla prof. Tomasz Maruszewski z Uniwersytetu SWPS.
– Błędy poznawcze zaczęły się rozpowszechniać wraz z rozwojem struktur społecznych. Życie w grupie powyżej 150 osób sprawia, że nie możemy znać wszystkich jej członków, dlatego oceniamy nie na podstawie tego, jacy oni są, lecz przy pomocy wypracowanych społecznie reguł – tłumaczy psycholog.
Czy oznacza to, że jesteśmy skazani na to, żeby raz po raz wpadać dokładnie w tę samą pułapkę? Niekoniecznie. Walka z błędami poznawczymi jest ciężka, ale jej podstawą jest poznanie wroga – czyli mechanizmów, według których działają.
1. Wszystko jest powiązane
Każdy projekt jest inny, prawda? Wbrew pozorom, to zwykle pierwsza pułapka, w jaką wpadamy. Mamy podświadomą tendencję do odrzucania doświadczeń płynących z innych projektów jeśli nie są bezpośrednio powiązane ze stojącym przed nami zadaniem.
A to duży błąd. Nawet jeśli nasze poprzednie prace nie mają bezpośredniego przełożenia na stojące przed nami zadanie, to prawie na pewno mogą nam w jakiś sposób pomóc. Warto nad tym pomyśleć – często bowiem podświadomie odrzucamy bardzo ważną informację, ponieważ wiemy, że przyjęcie jej do wiadomości bardzo skomplikuje nasze zadanie. I kończymy pisząc maile z przeprosinami.
2. Bądź pesymistą
"Tym razem się uda" to najbardziej zdradliwa myśl, jaka może przyjść ci do głowy przy planowaniu pracy. Załóż raczej, że jeśli coś może pójść nie tak – to na pewno pójdzie nie tak. Projekt raczej nie pójdzie idealnie, nawet jeśli twoje intencje są jak najlepsze.
Nie chodzi tutaj o to, żeby z tym pesymistycznym podejściem przeholować – do wykonania pracy potrzebny jest wszak entuzjazm – ale o to, żeby nadmierna wiara w ludzi (w tym również w nas samych) nie rozwaliła nam pracy. Nawet jeśli jakiś aspekt pójdzie szybciej, może się okazać, że coś innego nawali – a wówczas ten dodatkowy zaplanowany czas będzie jak znalazł.
3. Korzystaj z rad innych
Nie zawsze da się to zrobić, ale jeśli tylko możesz, poproś kogoś o spojrzenie na stworzony przez ciebie plan pracy. Jak wynika z powyższego opisu, najczęściej padamy ofiarą własnych, zbyt optymistycznych przekonań i przewidywań.
Dlatego właśnie bezcenny jest tutaj punkt widzenia innej osoby, która nie jest tak zaangażowana, jak my i nie ma oporów przed wytknięciem błędu w planie czy zadaniem niewygodnego pytania w stylu "Ale skąd masz pewność, że akurat za szóstym razem ten dostawca nie będzie miał opóźnienia?".